Entreprenören kommer inte in — börja med att välja rätt av två sätt
En entreprenör som inte kommer in i Pigello är oftast upplagd på det ena av två sätt medan hen förväntas arbeta på det andra. Avgör först vilket av de två sätten ni faktiskt vill ha, så löser sig de flesta fallen utan att ni behöver kontakta supporten.
Extern leverantör — ett kontaktkort utan konto. Leverantören loggar aldrig in i Pigello, utan arbetar i en egen länk till ärendet.
Användare med användartypen Extern — ett riktigt konto som loggar in, men bara i appen för teknisk förvaltning (TF-appen).
Att välja fel av dessa två är den vanligaste orsaken till att en entreprenör "inte kan logga in": en extern leverantör i Pigello har inget konto att logga in med.
Extern leverantör: ett kontaktkort, inte en användare
En extern leverantör i Pigello är ett kontaktkort, inte en användare. Kortet har inget lösenord, ingen inloggning och ingen behörighetsgrupp — det går alltså inte att ge en extern leverantör ett konto. Registret hittar du under Inställningar → Modulinställningar → Teknisk Förvaltning → Externa leverantörer. Observera att sidan du landar på har rubriken Leverantörer; det är samma register under ett annat namn.
Två fält på kortet avgör om leverantören alls får veta om ärendet:
E-postadressen för ärenden är obligatorisk.
Telefonnumret är valfritt.
Notiskanalerna kräver både att kanalen är påslagen och att uppgiften finns. Är SMS påslaget men telefonnumret tomt skickar Pigello ingenting alls, och du får inget felmeddelande om det. E-postnotiser är påslagna från början, SMS är avstängt från början.
Så arbetar den externa leverantören i ärendet — via länk, inte konto
Den externa leverantören arbetar i Pigello genom en egen länk till ärendet, inte genom en inloggning. När du sätter leverantören som utförare eller granskare på ett allmänt ärende skapar Pigello länken automatiskt, och tar bort den lika automatiskt när leverantören tas bort från ärendet.
I vyn som länken öppnar ser leverantören ärendet och har tre knappar: Acceptera, Neka och Rapportera arbete. Leverantören behöver alltså inget konto, men arbetar ändå inne i Pigello och inte bara via e-post och telefon.
Tre begränsningar är värda att känna till innan ni bygger arbetssättet på länken:
Länken fungerar bara för allmänna ärenden. En besiktning eller en rond kan aldrig delegeras till en extern leverantör.
Länken måste öppnas av någon som inte är inloggad. Är leverantören samtidigt inloggad som användare i samma webbläsare avvisas anropet.
Åtkomsten är själva länken. Den som har länken kommer åt ärendet, så behandla länken som ett lösenord.
Vem hos er som får se och skapa länkarna styrs av två extra kryssrutor i ärendebehörigheten, och båda är avstängda från början.
Ska entreprenören logga in? Skapa en användare med användartypen Extern
Ska entreprenören logga in i Pigello behöver du skapa en egen användare i er organisation och sätta fältet Användartyp till Extern. Det är användartypen som avgör vad entreprenören kommer åt. Hjälptexten i formuläret lyder "Användartypen styr vilka fastigheter och objekt användaren har tillgång till", och valet Extern beskrivs ordagrant så här: "Har endast tillgång till TF-appen, och kan där endast arbeta med objekt som hör till de ärenden som de tilldelas."
En sådan användare kan alltså logga in i Pigello — men bara i appen för teknisk förvaltning (TF-appen). Användartypen är en egen dimension vid sidan av behörighetsgruppen: rätt behörighetsgrupp räcker inte, eftersom en användare med användartypen Extern bara ser det som hör till arbete hen tilldelats, oavsett hur behörighetsgruppen är satt.
Vad möter entreprenören i webbportalen med användartypen Extern?
En entreprenör med användartypen Extern möter en låsskärm i Pigellos webbportal. Rubriken lyder "Du saknar behörighet att använda denna sida" och texten "Du är en extern användare och saknar behörighet att använda webbportalen. Vänligen använd appen för teknisk förvaltning istället.", med knapparna Logga ut och Gå till app för teknisk förvaltning.
En entreprenör som säger att hen inte kan logga in i Pigello har alltså ofta loggat in utan problem och landat på just den låsskärmen. Be hen öppna appen för teknisk förvaltning (TF-appen) i stället, så är frågan i regel löst.
Varför ser entreprenören ärendet men inte kontaktuppgifterna?
Att entreprenören ser ärendet men inte namn, telefonnummer eller e-post beror inte på ärendebehörigheten i Pigello. Personuppgifter styrs av en egen rätt att se personlig information, och den rätten finns i två separata rutor i behörighetsgruppen: en som gäller hyresgäster och kontaktpersoner, en som gäller kollegor i organisationen. Har entreprenören den ena men inte den andra ser hen hyresgästens namn men inte förvaltarens, eller tvärtom.
Rätten styr förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, personnummer, födelsedatum och profilbild. Ett fält som användaren inte får se kommer tillbaka tomt, så det ser ut som att uppgiften saknas snarare än som en låsning.
Så felsöker du när entreprenören inte kommer in
Gå igenom kontrollerna nedan i ordning när en entreprenör inte kommer in i Pigello eller inte ser det hen ska se.
Ta reda på hur entreprenören är upplagd. Finns hen bara i registret Externa leverantörer ska hen inte logga in alls, utan arbeta i länken till ärendet.
Ska entreprenören logga in: kontrollera att hen har en egen användare i er organisation, och läs av fältet Användartyp på användaren.
Står det Extern på användartypen: be entreprenören använda appen för teknisk förvaltning (TF-appen). Webbportalen är låst för den användartypen.
Ser entreprenören ärendet men saknar knappar: kontrollera att hen har en delegering på just det ärendet, och att behörighetsgruppen ger rätten att ändra delegeringserbjudanden.
Saknas kontaktuppgifter: kryssa i rätten att se personlig information i rätt ruta — en gäller hyresgäster och kontaktpersoner, en gäller kollegor.
Gäller det en besiktning eller en rond: kontrollera besiktnings- respektive ronderingsbehörigheten separat, eftersom ärendebehörigheten inte ger någon rätt där.
Be entreprenören logga ut och logga in igen, och kontrollera sedan tillsammans att hen ser ärendet och kan svara på delegeringen.