Externa leverantörer används för att knyta in entreprenörer och serviceföretag i arbetsflöden – utan att de behöver ha en egen användare i Pigello. På så sätt kan du delegera ärenden till dem, koppla leverantörer till komponentmodeller och samla all dokumentation på ett ställe. I Pigello heter det som skapas och delegeras Ärende — det är ordet du hittar i menyerna.
Vad är en extern leverantör?
En extern leverantör är en part som kan:
Ta emot ärenden via e-post.
Kopplas till komponentmodeller, så att rätt leverantör automatiskt visas när en komponent installeras.
Hållas uppdaterad genom notiser via e-post eller SMS.
Obs! En extern leverantör kan inte logga in i Pigello-appen. Ska entreprenören arbeta inloggad i Pigello lägger du i stället upp en organisationsanvändare och sätter fältet Användartyp till Extern. Användartyp har tre val — Admin, Standard och Extern — och hjälptexten i formuläret säger att användartypen styr vilka fastigheter och objekt användaren har tillgång till. En sådan användare kallas extern resurs i det här hjälpcentret.
Så fungerar det anonyma ärendeflödet
Ett ärende skapas i Pigello.
Ärendet delegeras till en extern leverantör.
Leverantören får ett e-postmeddelande med en länk till ärendet.
Leverantören öppnar länken i e-postmeddelandet och rapporterar direkt i Pigello.
Förvaltaren uppdaterar ärendet i Pigello och stänger det.
Detta gör att leverantörer kan delta i flödet utan att ha egen systemåtkomst.
Så rapporterar leverantören utan att logga in
En extern leverantör arbetar i Pigello utan konto och utan lösenord. När du delegerar ärendet till leverantören, som utförare eller granskare, skapar Pigello automatiskt en egen länk till just det ärendet och skickar den med aviseringen. Länken öppnar en vy där leverantören ser ärendet och har tre knappar: Acceptera, Neka och Rapportera arbete. Tas leverantören bort från ärendet slutar länken att fungera.
Länken är nyckeln. Den som har länken kommer in, och den fungerar bara för den som inte är inloggad i Pigello — är leverantören inloggad som någon annan användare fungerar länken inte.
Länkar finns bara för ärenden, inte för ronderingar eller besiktningar.
För att du själv ska kunna se eller skapa länkarna i webbportalen krävs två särskilda kryssrutor i ärendebehörigheten, och de är avstängda från början. Saknar du dem finns ingen länk att kopiera på ärendet.
Entreprenören säger att hen inte kan logga in — vad gör jag?
Säger en entreprenör att hen inte kan logga in i Pigello, ta först reda på hur entreprenören är upplagd. Finns hen bara som extern leverantör ska hen inte logga in alls, utan följa länken i e-postmeddelandet — det är det vanligaste svaret. Har entreprenören däremot ett eget konto i Pigello är det i stället fältet Användartyp på den användaren du ska kontrollera: står det Extern kommer entreprenören bara in i appen för teknisk förvaltning och möts av en låsskärm i webbportalen.
Skapa en extern leverantör
För att skapa en extern leverantör går du till Inställningar → Modulinställningar → Teknisk Förvaltning → Externa leverantörer. Menygruppen Modulinställningar ligger mellan Inställningar och Teknisk Förvaltning. Sidan du landar på har rubriken Leverantörer — du har ändå hamnat rätt. Saknar du rätt att skapa externa leverantörer ritas Skapa-knappen inte alls.
Klicka på Skapa.
Fyll i:
Namn och organisationsnummer.
E-post för ärenden – obligatoriskt. Telefonnummer för ärenden – valfritt, men SMS-aviseringar kräver det.
Kontaktpersonens uppgifter.
Välj om leverantören ska få aviseringar via e-post eller SMS. E-post är påslaget från början, SMS är avstängt. En avisering går bara ut om både valet är påslaget och uppgiften finns: SMS utan telefonnummer skickar ingenting, och e-post utan e-postadress likaså. Pigello visar inget felmeddelande när det händer, och du ser ingenting på leverantören — så fyll i telefonnumret innan du slår på SMS.
Klicka på Spara.
Koppla leverantör till komponentmodeller
För att skapa tydligare serviceflöden kan en extern leverantör kopplas till en specifik komponentmodell.
Exempel: Om du installerar en spis av modell Electrolux Serie 700 visas automatiskt leverantören som ansvarig.
På så sätt blir det enkelt att se vem som ska kontaktas för service eller garantiärenden.
Leverantörsöversikt
När en leverantör är sparad visas en översikt med:
Leverantörens uppgifter.
Kopplade komponentmodeller och komponenter.
Dokument som hör till leverantören (t.ex. avtal eller manualer).
Här kan du även lägga till nya kopplingar, ladda upp dokument eller uppdatera kontaktuppgifter.
Fördelar i praktiken
Enklare administration – inga externa inloggningar behövs.
Smidigare ärendehantering – leverantören får ärendet via e-post.
Automatisk koppling – rätt leverantör visas direkt vid komponentinstallation.
Samlad dokumentation – avtal, manualer och historik lagras direkt i systemet.