En steg för steg guide på hur du delegerar ett ärende för Teknisk förvaltning (TF webb)
Att delegera ett ärende innebär att det tilldelas en eller flera parter för hantering. I systemet kan detta göras på två sätt: automatiskt eller manuellt.
Två typer av delegering
Nedan går vi igenom skillnaderna, hur processen ser ut steg för steg, samt hur tillfällig delegering fungerar vid frånvaro.
1. Automatisk delegering (förfrågan)
Pigello skickar automatiskt en förfrågan om att ta emot ärendet så snart det skapas. Mottagaren behöver acceptera uppdraget för att ta ansvar för det.
Flera personer kan acceptera samma ärende.
När någon accepterar ärendet syns detta för andra som har fått samma förfrågan.
Det går att sätta upp grupper i en viss turordning. Om en grupp inte accepterar inom en viss tid (anges i dagar), går ärendet automatiskt vidare till nästa grupp.
Inställningarna för automatisk delegering styr ni själva – ni definierar vem eller vilken roll som ska ta emot ärenden under vilka förutsättningar.
Vid skapandet av ett nytt ärende kan automatisk delegering väljas direkt, enligt de fördefinierade inställningarna.
2. Manuell delegering (förfrågan eller acceptera direkt)
Vid manuell delegering kan du själv välja hur tilldelningen ska ske. Du har två alternativ:
Förfrågan – ärendet skickas som en begäran, och mottagaren måste aktivt acceptera det.
Acceptera direkt – ärendet sätts automatiskt som accepterat och tilldelas mottagaren direkt, utan krav på bekräftelse.
Manuell delegering passar när mottagaren är förutbestämd. Samma ärende kan delegeras till flera användare parallellt, men det är endast en som kan acceptera och bli ansvarig
Steg-för-steg: Så delegerar du ett ärende
Gå till ärenden
I modulen Teknisk förvaltning hittar du dina ärenden. Där kan du enkelt navigera i översikten för att få en samlad bild av dem.
Välj ärendet du vill delegera.
Klicka på ärendets namn för att öppna detaljvyn, eller använd snabbmenyn (tre prickar) i listan.Starta delegeringen.
Välj alternativet "Delegera".Välj mottagare.
Du kan delegera till:
Specifik användare: Direkt till en namngiven person.
Extern part/leverantör: En extern kontakt som inte behöver vara inloggad i systemet.
Lägg till meddelande (valfritt)
Du kan inkludera ett meddelande till den mottagande parten.Välj accepteringsmetod (vid manuell delegering).
Här väljer du mellan:Skicka som förfrågan – mottagaren får möjlighet att acceptera eller avböja.
Acceptera direkt – ärendet tilldelas direkt utan att mottagaren behöver bekräfta.
Slutför.
Bekräfta dina val för att delegera ärendet.
Notiser och synlighet
När ett ärende delegeras som förfrågan får mottagaren en notis.
Ärenden utan tilldelad person hamnar i en gemensam “pool” och är synliga för behöriga användare.
Pågående delegerade ärenden som väntar på svar syns i inkorgen för “delegerade ärenden”.
Hyresgäster kan få notiser om ändrad ärendestatus (t.ex. påbörjad, pausad) om det är aktiverat i inställningarna. Däremot skickas ingen automatisk notis om själva delegeringen.
Det går att styra vilka notiser som skickas ut, baserat på arbetsroll.
Sammanfattning
Att delegera ett ärende rätt – med rätt inställningar och till rätt person – sparar tid, minskar fel och skapar tydlighet i ansvarsfördelningen. Välj mellan automatisk förfrågan eller manuell tilldelning (som förfrågan eller direkt) beroende på situationen, och använd tillfällig delegering för att säkerställa kontinuitet vid frånvaro.