Varför ser fastighetsskötaren bara sina egna ärenden?
En fastighetsskötare eller entreprenör som bara ser sina egna ärenden i Pigello har nästan alltid rätt behörighetsgrupp men fel inställning på något av två andra ställen. Tre saker styr tillsammans vad en tilldelad utförare ser, och de är oberoende av varandra:
Behörighetsgruppen — vad användaren får göra med ärenden, besiktningar och ronder.
Användartypen — vilka rader som alls listas för användaren.
Delegeringen — vad användaren får göra på det enskilda ärendet.
Rätt behörighetsgrupp räcker alltså inte — en användare kan ha exakt rätt behörighet i Pigello och ändå möta en tom ärendelista. Kontrollera de tre reglagen nedan i ordning, så hittar du vilket av dem som stoppar.
1. Behörighetsgruppen: börja med rätten att se
Behörighetsgruppen i Pigello styr vad fastighetsskötaren får göra med ärenden, besiktningar och ronder. I varje åtkomstgrupp är rätten att se huvudströmbrytaren: utan den är rätten att skapa, ändra och radera alltid avstängd, även när de rutorna är ikryssade. I en ny behörighetsgrupp är dessutom allt avstängt från början — ingenting är påslaget som förval.
Teknisk förvaltning har tre separata åtkomstgrupper för arbete i fält, och de ger inte varandra någon rätt till själva arbetet:
Ärenden — allmänna ärenden, ärendefiler, åtgärder, delegeringserbjudanden och ärendekostnader.
Besiktningar — besiktningar, noteringar, avvikelser, besiktningsfiler, delegeringserbjudanden och ärendekostnader.
Ronder — ronder, noteringar, resultatrader, delegeringserbjudanden och ärendekostnader.
Delegeringserbjudanden och ärendekostnader finns i alla tre grupperna, och Pigello väljer den mest tillåtande. Den som får hantera delegeringserbjudanden via ärendegruppen har den rätten även när det gäller besiktningar och ronder — men själva besiktningen eller ronden kräver fortfarande sin egen grupp. Ska du stänga av delegering helt måste du stänga av den i alla tre grupperna.
2. Användartypen: vilka rader som alls listas
Användartypen avgör vilka rader en användare får se i Pigello, oberoende av behörighetsgruppen. Fältet heter Användartyp och sitter på användaren, inte på behörighetsgruppen. Hjälptexten i formuläret säger det rakt ut: "Användartypen styr vilka fastigheter och objekt användaren har tillgång till".
Fältet har tre val:
Admin och Standard — ger bredare åtkomst till fastigheter och objekt. Hur mycket beror på vilka segment användaren är kopplad till.
Extern — det mest begränsade valet. Pigellos egen beskrivning av kortet lyder: "Har endast tillgång till TF-appen, och kan där endast arbeta med objekt som hör till de ärenden som de tilldelas."
Användartypen Extern är alltså den vanligaste förklaringen till att en fastighetsskötare bara ser sitt eget arbete. En sådan användare kommer heller inte in i webbportalen: hen möts av en låsskärm med rubriken "Du saknar behörighet att använda denna sida" och hänvisas till appen för teknisk förvaltning (TF-appen). Ska fastighetsskötaren se mer än sitt tilldelade arbete måste du byta användartyp — behörighetsgruppen räcker inte.
3. Delegeringen: vad utföraren får göra på det enskilda ärendet
Delegeringen avgör vad fastighetsskötaren får göra på ett enskilt ärende i Pigello, och delegeringen är det vanligaste svaret på "han ser ärendet men kan inte göra något". Kortet med knapparna Acceptera ärende, Neka ärende och Delegera vidare ritas bara för den som själv har en delegering på ärendet. Saknas delegering visas inget kort alls i webbportalen — ingen gråad knapp och ingen förklaring.
I appen för teknisk förvaltning (TF-appen) står orsaken däremot utskriven, ordagrant: "Du har ingen delegering på detta ärende och kan därför inte göra ändringar." Be gärna fastighetsskötaren öppna ärendet i TF-appen — då syns det direkt om det är delegeringen som saknas.
Knappraden kan också vara dold av en annan orsak. Hela raden kräver rätten att ändra delegeringserbjudanden i behörighetsgruppen. En användare som har fått en delegering men saknar den rätten ser rubriken "Du har blivit delegerad till detta ärende" utan några knappar under.
Varför ser besiktningsmannen inte besiktningen du delegerade?
En besiktningsman som inte ser en delegerad besiktning i Pigello saknar i regel behörighet till besiktningar, inte till ärenden. Besiktningar ligger i en egen åtkomstgrupp i behörighetsgruppen, skild från ärenden och ronder, och rätten till ärenden ger ingen rätt till besiktningar. Kontrollera besiktningsgruppen separat och börja med rätten att se.
Två skillnader mellan besiktningar och allmänna ärenden är värda att känna till i samma läge:
En besiktning eller en rond kan aldrig delegeras till en extern leverantör i Pigello. Den möjligheten finns bara på allmänna ärenden.
Kraven skiljer sig mellan ytorna. Webbportalen begär tre rättigheter för att delegera, medan TF-appen dessutom kräver rätten att se delegeringserbjudanden. Samma person kan alltså delegera i webben men inte i appen.
Varför ser utföraren inga personuppgifter?
Ser utföraren ärendet men inga personuppgifter — varken namn, telefonnummer eller e-post — beror det inte på ärendebehörigheten i Pigello. Personuppgifter styrs av en egen rätt att se personlig information, och den rätten finns i två separata rutor i behörighetsgruppen: en som gäller hyresgäster och kontaktpersoner, en som gäller kollegor i organisationen. Kryssar du i bara den ena ser fastighetsskötaren hyresgästens namn men inte kollegornas, eller tvärtom.
Rätten styr förnamn, efternamn, telefonnummer, e-post, personnummer, födelsedatum och profilbild. Ett fält som användaren inte får se kommer tillbaka tomt, så det ser ut som att uppgiften saknas snarare än som en låsning. Skyddad identitet har dessutom en egen rätt: utan den är skyddade personuppgifter osynliga även för den som får se personlig information. Samma inställning beskrivs mer ingående i artikeln "Varför ser jag inte hyresgästers och kollegors namn och telefonnummer i Teknisk förvaltning?".
Så felsöker du när en utförare inte ser sitt arbete
Felsöker du varför en utförare inte ser sitt arbete i Pigello — sina ärenden, besiktningar eller ronder — gå igenom kontrollerna nedan i ordning. Ordningen är vald så att den vanligaste orsaken kommer först.
Öppna användaren och läs av fältet Användartyp. Står det Extern arbetar användaren bara i TF-appen och ser bara det som hör till tilldelat arbete. Ska hen se mer, byt användartyp.
Öppna användarens behörighetsgrupp och kontrollera att rätten att se är påslagen i den åtkomstgrupp det gäller — ärenden, besiktningar eller ronder. Utan den är skapa, ändra och radera alltid avstängda.
Kontrollera samma sak i de två andra åtkomstgrupperna om användaren ska arbeta med mer än en av dem. Ärenden, besiktningar och ronder ger inte varandra någon rätt.
Kontrollera att användaren faktiskt har en delegering på det ärende hen saknar knappar på. Utan delegering ritas inget delegeringskort i webbportalen.
Saknas namn och telefonnummer: kryssa i rätten att se personlig information i rätt ruta — en gäller hyresgäster och kontaktpersoner, en gäller kollegor.
Be användaren logga ut och logga in igen, eftersom behörighetsgruppen läses av vid inloggning. Kontrollera sedan tillsammans att raderna dyker upp i listan och att knapparna finns på ärendet.