En användare med användartypen Extern representerar en leverantör eller entreprenör och loggar in i Pigellos app för teknisk förvaltning. Det skiljer sig från en extern leverantör, som tar emot ärendet via e-post och rapporterar via en egen länk per ärende, utan att logga in.
Externa resurser används när du vill att en extern part ska kunna arbeta direkt i systemet – exempelvis hantera ärenden, dokumentera utfört arbete eller rapportera avvikelser.
Vad kommer en användare med användartypen Extern åt?
En användare med användartypen Extern kommer bara in i Pigellos app för teknisk förvaltning, och där bara åt de objekt som hör till de ärenden användaren har tilldelats. Loggar samma person in i Pigellos webbportal möts hen i stället av en låsskärm med rubriken Du saknar behörighet att använda denna sida och texten att hen är en extern användare och ska använda appen för teknisk förvaltning. På låsskärmen finns två knappar: Logga ut och Gå till app för teknisk förvaltning. Låsskärmen gäller hela webbportalen och går inte att komma runt med behörighetsgruppen — behörighetsgrupp och användartyp är två oberoende inställningar.
Så ger du en entreprenör åtkomst till webbportalen
Vill du ge en entreprenör åtkomst till Pigellos webbportal finns två vägar:
Ge användaren användartypen Standard eller Admin i stället för Extern. Då kommer entreprenören in i webbportalen, men får också den bredare åtkomsten till fastigheter och objekt som de användartyperna innebär — gå därför igenom behörighetsgruppen samtidigt.
Låt entreprenören arbeta utan konto. Lägg upp entreprenören som extern leverantör och delegera ärendet dit, så får entreprenören en egen länk per ärende och kan acceptera, neka och rapportera arbete i den. Ingen inloggning och ingen webbportal behövs.
När ska man använda extern resurs?
Du bör skapa en extern resurs när leverantören:
Behöver logga in i Pigello.
Ska utföra besiktningar eller åtgärder direkt i appen.
Behöver kunna återrapportera digitalt istället för via e-post.
Ska arbeta i Pigellos app för teknisk förvaltning med de ärenden hen tilldelas.
Så skapar du en extern resurs
Du skapar den externa resursen genom att gå till Kontrollcenter → Användare.
Klicka på Skapa användare.
Välj om det är en Privatperson eller en Bolagsanvändare.
Fyll i nödvändiga uppgifter: namn, e-post, telefon m.m.
Välj användartyp Extern.
Välj en Behörighetsgrupp.
Tilldela en arbetsroll för att styra vad resursen kan göra i systemet.
Spara och bjud in.
Varför ser användaren ingenting fast behörigheten är rätt?
Behörighetsgruppen är inte det enda som styr vad en extern användare ser i Pigello. Tre inställningar arbetar oberoende av varandra, och alla tre måste stämma:
Behörighetsgruppen bestämmer vad användaren får göra. Inne i varje del av gruppen är visningsrätten huvudströmbrytare: är den avstängd blir skapa, ändra och radera alltid nej, hur de övriga kryssrutorna än står. I en ny behörighetsgrupp är allt avstängt från början.
Användartypen bestämmer vilka rader användaren ser. Med användartypen Extern ser användaren på ronderingar bara dem hen har fått en delegeringsförfrågan på, och inga mallscheman alls.
Rätten att se personuppgifter bestämmer om namn och telefonnummer visas, och den finns i två skilda rutor: en för hyresgäster och en för kollegor i organisationen. Ser användaren ärendena men inte kontaktuppgifterna är det den här rätten som saknas, och då behöver du slå på den i rätt ruta.
Kontrollera i den ordningen: användartypen först, sedan visningsrätten i behörighetsgruppen, sedan de två personuppgiftsrutorna.
Fördelar med externa resurser
Avgränsad åtkomst – den externa parten ser bara det som hör till sitt tilldelade arbete.
Effektiv återrapportering – dokumentation sker direkt i Pigello, istället för via mail eller telefon.
Tydligare ansvar – resursen får uppdrag tilldelade direkt i systemet.
Bättre översikt – du kan följa upp status och utfört arbete i realtid.