En myndighetsbesiktning är en lagstadgad, återkommande kontroll av en fastighet eller dess hyresobjekt, till exempel OVK (obligatorisk ventilationskontroll), hissbesiktning eller energideklaration. Kontrollen utförs av en certifierad besiktningsman, men det är fastighetsägaren som ansvarar för att den blir gjord och som ska kunna visa upp protokollet. I Pigello planerar du besiktningarna i förväg, bokar en utförare, laddar upp protokollet och registrerar avvikelserna per hyresobjekt.
Den här artikeln ger en översikt över hur delarna hänger ihop och vad som skiljer myndighetsbesiktningar från ronderingar. Den beskriver inte hur du gör varje moment i detalj.
Samma motor som ronderingar
Myndighetsbesiktningar bygger på samma funktion som ronderingar. Mallar, besiktningstyper, schemaläggning, kalender, påminnelser, delegering och kostnader fungerar på exakt samma sätt. Känner du till ronderingar behöver du bara lära dig det som är annorlunda.
Så här översätts begreppen:
Ronderingstyp motsvarar Besiktningstyp, till exempel "OVK" eller "Hiss".
Ronderingsschema motsvarar Myndighetsbesiktningsschema.
Rond motsvarar Myndighetsbesiktning, alltså ett enskilt besiktningstillfälle.
Mall, Checklista, Kontrollpunkt, Kontrollpunktstyp och Delegering heter samma sak.
Det som skiljer är innehållet och utförandet:
Checklistor kopplas till hyresobjekt. En rondering kontrollerar gemensamma ytor. En myndighetsbesiktning kopplas till specifika lägenheter, lokaler eller bostadsrätter, så att resultatet kan registreras per objekt.
Utförandet sker externt. Besiktningen utförs av en extern besiktningsfirma. I Pigello bokar du utföraren, laddar upp det protokoll du får tillbaka och registrerar avvikelserna. Myndighetsbesiktningar visas därför inte i TF-appen.
Protokoll. Varje myndighetsbesiktning har ett protokoll i PDF-format som sparas på besiktningen.
Delarna i en myndighetsbesiktning
Besiktningstyp – En kategori som dina scheman och mallar skapas under, till exempel "OVK", "Hiss" eller "Brandskydd". Används för att sortera och filtrera. Besiktningstyper är skilda från ronderingstyper.
Kontrollpunktstyp – Ett register med kontrollpunkter du använder ofta. Delas med ronderingar. Valfritt.
Mall – En förlaga som byggs upp precis som ett schema, men som inte skapar några besiktningar och inte kopplas till någon fastighet. Rekommenderas när samma besiktning ska läggas upp på flera fastigheter.
Myndighetsbesiktningsschema – Själva motorn. Schemat innehåller vad som ska besiktigas, hur ofta det ska ske och vem som ansvarar, och det kopplas alltid till en enda fastighet.
Checklista och kontrollpunkt – Innehållet i schemat. En checklista kopplas till ett eller flera hyresobjekt, och kontrollpunkten är det som besiktningsmannen bedömer.
Kopplade objekt – De lägenheter, lokaler, bostadsrätter eller gemensamma ytor som en checklista gäller för.
Myndighetsbesiktning – Ett enskilt besiktningstillfälle som schemat har skapat. Det är här du bokar utförare, laddar upp protokoll och registrerar avvikelser.
Protokoll – Den PDF som besiktningsfirman lämnar och som du laddar upp på besiktningen.
Delegering – Bestämmer vem som får ansvar för besiktningen. Vanligtvis en intern Bokningsansvarig som upphandlar och bokar besiktningsfirman.
Så hänger delarna ihop
Ett myndighetsbesiktningsschema tillhör alltid en besiktningstyp. I schemat bygger du checklistor, och varje checklista kopplar du till de hyresobjekt som ska besiktigas. Schemat kopplas till en fastighet, med möjlighet att avgränsa till vissa byggnader.
Utifrån schemats intervall, till exempel var tredje år för OVK, skapar Pigello besiktningarna automatiskt. Det sker en gång per natt, vilket betyder att besiktningarna dyker upp först dagen efter att du har sparat ett nytt schema. Hur långt fram i tiden besiktningar skapas styr du själv i schemat. För en myndighetsbesiktning är det ofta lämpligt att skapa den flera månader i förväg, så att den bokningsansvarige hinner upphandla och boka en besiktningsfirma.
Precis som för ronderingar hämtas checklistor och kontrollpunkter från schemat, inte från den enskilda besiktningen. Ändrar du checklistorna slår ändringen igenom på alla besiktningar, även på dem som redan är utförda.
Om du utgår från en mall ärver schemat mallens grundinställningar, checklistor, kontrollpunkter och delegeringar. Kopplade hyresobjekt anger du däremot på schemat, eftersom de tillhör en specifik fastighet.
Var du arbetar i systemet
Myndighetsbesiktningar har två sidor: en där du bygger upp strukturen och en där arbetet följs upp.
Konfigurationen hittar du under Inställningar → Teknisk förvaltning → Myndighetsbesiktningar. Här skapar och underhåller du Mallar, Besiktningstyper, Kontrollpunktstyper och Egna fält.
Det löpande arbetet sker under Teknisk förvaltning → Myndighetsbesiktningar. Sidan har två flikar: Myndighetsbesiktningar, som listar de enskilda besiktningarna, och Scheman, som listar och låter dig skapa myndighetsbesiktningsscheman. Samma flikar finns på varje fastighets detaljsida under Myndighetsbesiktningar.
Besiktningarna visas även i Ronderingskalendern, där du kan filtrera på Myndighetsbesiktningar för att bara se dem.
Besiktningens gång
På besiktningens översikt visas ett processkort med tre steg, så att du ser var i flödet den befinner sig:
Planera in – Görs automatiskt av schemat. Du kan planera om besiktningen om den behöver flyttas.
Boka – Delegera besiktningen till den som ska ansvara för den, eller till den externa besiktningsfirman för att spåra att bokningen är gjord.
Rapportera – Ladda upp protokollet, registrera avvikelser och slutför besiktningen.
Besiktningens status följer samma lägen som en rond: Skapad, Accepterad, Påbörjad, Pausad och Avslutad. Rapporteringen görs alltid i webben, under Utförande på besiktningen.
Från protokoll till åtgärd
När protokollet är uppladdat går du igenom det och registrerar en avvikelse på varje hyresobjekt som inte blev godkänt. En avvikelse beskriver vad som är fel och hur det bör åtgärdas, och kan kompletteras med bilder. Har ett objekt bara en anmärkning kan du i stället lägga till en notering.
Från en avvikelse kan du skapa ett ärende direkt. Ärendet hamnar på det kopplade hyresobjektet. När du slutför besiktningen markeras alla kontrollpunkter som saknar avvikelse automatiskt som OK, så du behöver bara registrera det som inte är godkänt.
På besiktningens detaljsida ser du utfallet samlat under Innehåll: vilka objekt som är klara, vilka som är klara med avvikelser, samt antal avvikelser, noteringar och ärenden. Under Tidigare besiktningar jämför du med tidigare tillfällen.
Administrerad
En besiktning kan ha avvikelser utan att något ärende har skapats. För att inget ska glömmas bort kan du markera en besiktning som Administrerad när du har gått igenom avvikelserna och tagit ställning till vilka som ska åtgärdas. I listan över myndighetsbesiktningar filtrerar du sedan på Inte administrerad tillsammans med Har avvikelser för att snabbt se vad som behöver hanteras.
Markeringen är enbart en bock för uppföljning. Den skapar inga ärenden och påverkar inte besiktningens status. Funktionen finns även för ronder.
Behörigheter
Myndighetsbesiktningar och ronderingar delar behörigheter. Den som har behörigheten Ronderingar och myndighetsbesiktningar kan hantera besiktningar, och den som har Konfigurationer för ronderingar och myndighetsbesiktningar kan hantera scheman, checklistor och mallar. Det går inte att ge behörighet till det ena utan det andra.
Kom igång i rätt ordning
Skapa de besiktningstyper du behöver, till exempel "OVK".
Bygg en mall för varje besiktning som ska återanvändas på flera fastigheter.
Skapa myndighetsbesiktningsscheman utifrån mallarna och koppla dem till fastigheterna.
Koppla checklistorna i varje schema till de hyresobjekt som ska besiktigas.
Följ besiktningarna under Myndighetsbesiktningar, boka utförare, ladda upp protokoll och följ upp avvikelserna som ärenden.