En rondering är en återkommande kontroll av en fastighet. Du bestämmer i förväg vad som ska kontrolleras, hur ofta det ska ske och vem som ansvarar. Pigello skapar sedan de enskilda ronderna åt dig, den som utför ronden går igenom kontrollpunkterna på plats, och de fel som upptäcks kan följas upp som ärenden.
Den här artikeln ger en översikt över hur delarna hänger ihop. Den beskriver inte hur du gör varje moment i detalj.
Delarna i en rondering
Ronderingstyp – En kategori som dina scheman och mallar skapas under, till exempel "Brandskydd" eller "Utomhusmiljöer". Används för att sortera och filtrera.
Kontrollpunktstyp – Ett register med kontrollpunkter du använder ofta. När du senare bygger innehåll föreslås de automatiskt. Valfritt, men ger enhetlig namngivning.
Mall – En förlaga som byggs upp precis som ett ronderingsschema, men som inte skapar några ronder och inte kopplas till någon fastighet. Rekommenderas om samma rondering ska användas på flera fastigheter.
Ronderingsschema – Själva motorn. Schemat innehåller vad som ska kontrolleras, hur ofta det ska ske och vem som ansvarar, och det kopplas alltid till en enda fastighet.
Checklista och kontrollpunkt – Innehållet i schemat. En checklista är en grupp kontrollpunkter, och kontrollpunkten är det som faktiskt ska kontrolleras.
Rond – Ett enskilt utförandetillfälle som schemat har skapat. Det är ronden utföraren arbetar i.
Delegering – Bestämmer vem som får ansvar för ronderna.
Så hänger delarna ihop
Ett ronderingsschema tillhör alltid en ronderingstyp. I schemat bygger du checklistor, och i varje checklista lägger du kontrollpunkter. Schemat kopplas till en fastighet, med möjlighet att avgränsa till vissa byggnader, utomhusområden eller parkeringsområden.
Utifrån schemats intervall skapar Pigello ronderna automatiskt. Det sker en gång per natt, vilket betyder att ronderna dyker upp först dagen efter att du har sparat ett nytt schema. Hur långt fram i tiden ronder skapas styr du själv i schemat.
Varje rond utgår från schemats checklistor och kontrollpunkter. Innehållet kopieras inte in på den enskilda ronden, utan hämtas från schemat. Ändrar du checklistorna slår ändringen därför igenom på alla ronder, även på dem som redan är utförda. Tar du bort en kontrollpunkt försvinner den alltså också från historiken.
Om du utgår från en mall ärver schemat mallens grundinställningar, checklistor, kontrollpunkter och delegeringar. Därefter lever de sina egna liv – ändringar på schemat påverkar inte mallen.
Var du arbetar i systemet
Ronderingar har två sidor: en där du bygger upp strukturen och en där arbetet utförs och följs upp.
Konfigurationen hittar du under Inställningar → Teknisk förvaltning → Ronderingar. Här skapar och underhåller du ronderingstyper, kontrollpunktstyper, mallar och ronderingsscheman.
Det löpande arbetet sker under Teknisk förvaltning → Ronder och Teknisk förvaltning → Ronderingskalender. Ronder kan även utföras i TF-appen.
Rondens gång
En rond rör sig genom några tydliga lägen:
Skapad – Ronden har genererats av schemat och väntar på att någon tar sig an den.
Accepterad – Den som fått delegeringen har tackat ja.
Påbörjad – Utförandet har startat. Ronden kan pausas och återupptas.
Slutförd – Ronden är avslutad och resultatet är låst till rondens detaljsida.
Delegeringen kan skötas manuellt eller automatiskt. Vid automatisk delegering anger du en eller flera delegeringsgrupper med de parter som ska tillfrågas. Accepterar ingen i den första gruppen går förfrågan vidare till nästa. Du väljer också om den delegerade ska vara Bokningsansvarig, som planerar ronden, eller Utförare, som utför den.
För att ingen rond ska glömmas bort kan schemat skicka påminnelser när en delegering inte har accepterats eller när en rond inte har påbörjats eller avslutats i tid.
Från avvikelse till åtgärd
När utföraren går igenom en kontrollpunkt markeras den antingen som OK eller med en avvikelse. En avvikelse beskriver vad som är fel och hur det bör åtgärdas, och kan kompletteras med bilder. Utföraren kan också lägga till noteringar, antingen på en enskild kontrollpunkt eller generellt för hela ronden.
Från en avvikelse skapar du ett ärende direkt i ronden. En checklista eller kontrollpunkt kan kopplas till en gemensam yta, och ärendet hamnar då där. Saknas koppling hamnar ärendet på fastigheten. Ärendetypen du väljer måste tillåta det objektet.
På rondens detaljsida ser du utfallet samlat: antal avvikelser, antal noteringar, antal ärenden och status på checklistorna. Under Tidigare ronder jämför du med tidigare tillfällen och får en bild av hur fastigheten har skötts över tid.
Kostnader
Ett ronderingsschema kan markeras som fakturerbart och förses med en budgeterad kostnad per tillfälle. Kostnader som registreras på ronderna kan sedan faktureras vidare.
Kom igång i rätt ordning
Skapa de ronderingstyper du behöver.
Lägg upp dina vanligaste kontrollpunkter som kontrollpunktstyper.
Bygg en mall för varje rondering som ska återanvändas.
Skapa ronderingsscheman utifrån mallarna och koppla dem till fastigheterna.
Följ ronderna i ronderingskalendern och följ upp avvikelserna som ärenden.