Den här artikeln beskriver steg för steg hur du hanterar en myndighetsbesiktning i Pigello, från att den skapas av schemat till att protokollet är uppladdat och avvikelserna registrerade. Till skillnad från en rond utförs själva besiktningen av en extern besiktningsfirma. Ditt arbete i Pigello är att boka, rapportera och följa upp.
Myndighetsbesiktningar hanteras i webben. De visas inte i TF-appen.
Öppna besiktningen
Gå till Teknisk förvaltning → Myndighetsbesiktningar och klicka på besiktningen. Du kan även öppna den från Ronderingskalendern eller från fastighetens detaljsida under Myndighetsbesiktningar.
Överst på besiktningens Översikt visas ett processkort med tre steg: Planera in, Boka och Rapportera. Ett steg som är klart markeras med en grön bock. Klicka på ett steg för att utföra det.
Steg 1 – Planera in
Planeringen görs automatiskt av schemat, så det här steget är normalt redan klart. Behöver besiktningen flyttas klickar du på Planera in och anger ny planerad tid.
Steg 2 – Boka
Klicka på Boka för att delegera besiktningen. Det finns två vanliga sätt att arbeta:
Intern bokningsansvarig – Delegera till den person som ska upphandla och boka besiktningsfirman. Har schemat automatisk delegering är detta redan gjort, och personen får en förfrågan att acceptera.
Extern besiktningsfirma – Lägg till firman som extern part när du har skickat beställningen. Den externa parten kan inte själv acceptera i Pigello, så markera delegeringen som accepterad för att visa att bokningen är gjord.
Under Hantera uppe till höger hittar du samma val: Delegeringar, Delegera till mig och Delegera vidare. Delegeringarna visas under Utförare på översikten.
Steg 3 – Rapportera
När du har fått protokollet från besiktningsfirman klickar du på Rapportera, eller väljer Hantera → Utför besiktning. Vyn Utförande öppnas. Till vänster hanterar du protokollet och till höger checklistorna med de kopplade objekten.
Ladda upp protokollet
Dra protokollet till ytan Inget protokoll har laddats upp än, eller klicka för att välja fil. Endast PDF-filer kan laddas upp. När protokollet är uppladdat visas det direkt i vyn så att du kan läsa det medan du registrerar avvikelser. Med Ersätt byter du fil och med Ta bort tar du bort den.
Protokollet sparas på besiktningen och kan laddas ned från kortet Protokoll på översikten.
Registrera avvikelser per objekt
Till höger listas checklistorna. Varje kopplat objekt visas som en egen checklista med objektets uppgifter, till exempel lägenhetsnummer och adress. Använd sökfältet Sök i checklistor för att snabbt hitta ett objekt. Sökningen träffar både checklistans text och det kopplade objektets uppgifter, så du kan söka på det lägenhetsnummer som står i protokollet.
Gå igenom protokollet och registrera på varje objekt som inte blev godkänt:
Lägg till avvikelse – Fyll i Beskrivning, Åtgärdsförslag och bifoga eventuella Filer. Välj sedan Lägg till utan ärende eller Lägg till och skapa ärende. Väljer du att skapa ett ärende öppnas ärendeformuläret direkt, och ärendet kopplas till avvikelsen och det kopplade objektet.
Lägg till notering – Använd för anmärkningar som inte är en avvikelse, till exempel en kommentar från besiktningsmannen.
Antalet avvikelser och noteringar visas som små siffror på knapparna vid varje kontrollpunkt.
Du behöver inte markera godkända objekt. När du slutför besiktningen markeras alla kontrollpunkter som saknar avvikelse automatiskt som OK.
Slutför besiktningen
Klicka på Slutför ovanför protokollet. Alla kontrollpunkter utan avvikelse markeras som OK, besiktningen får status Avslutad och faktiskt slutdatum sätts till nu. Slutdatumet används av schemat om du har valt Generera baserat på föregående utförande.
Upptäcker du ett fel efteråt klickar du på Återuppta utförande. Besiktningen får då status Påbörjad igen och du kan komplettera avvikelserna innan du slutför på nytt.
Följ upp resultatet
Under Innehåll på besiktningen ser du varje checklista med status Klar, Klar med avvikelser eller Inte klar, tillsammans med avvikelser, noteringar och kopplade ärenden. Från en avvikelse kan du skapa ett ärende även i efterhand.
På fastighetens detaljsida under Noteringar och avvikelser samlas avvikelser från myndighetsbesiktningar, ronder och besiktningar på ett ställe. Under Tidigare besiktningar på besiktningen jämför du med föregående tillfällen.
Markera som administrerad
När du har gått igenom avvikelserna och tagit ställning till vilka som ska åtgärdas, välj Hantera → Markera som administrerad eller klicka på knappen i bannern under Innehåll. Besiktningen får då märkningen Administrerad.
I listan över myndighetsbesiktningar kan du sedan filtrera på Urval → Inte administrerad och Har avvikelser för att se vilka besiktningar som fortfarande behöver hanteras. Markeringen är enbart en bock för uppföljning och kan ångras med Ångra administrering.
Kostnader
Om schemat är markerat med Ska faktureras kan du registrera besiktningsfirmans kostnad under Kostnader på besiktningen och fakturera den vidare, precis som för en rond.