Ett myndighetsbesiktningsschema kopplas till en fastighet och skapar de besiktningar som ska utföras, till exempel en OVK var tredje år. Väljer du flera fastigheter skapas ett schema per fastighet.
Du hittar scheman under Teknisk förvaltning → Myndighetsbesiktningar, fliken Scheman. Samma flik finns på fastighetens detaljsida under Myndighetsbesiktningar.
Schemat byggs upp i samma tre steg som ett ronderingsschema: Inställningar, Innehåll och Delegering. Den här artikeln fokuserar på det som är specifikt för myndighetsbesiktningar. Fältbeskrivningar för schema, påminnelser och ID-numrering hittar du i artikeln Konfigurera ronderingar.
Innan du börjar
Besiktningstyp – Skapa den besiktningstyp schemat ska tillhöra under Inställningar → Teknisk förvaltning → Myndighetsbesiktningar → Besiktningstyper, till exempel "OVK". Du kan även skapa den direkt i formuläret via + bredvid fältet.
Mall (rekommenderat) – Om samma besiktning ska läggas upp på flera fastigheter, skapa först en mall under Mallar. Mallen byggs upp på samma sätt som ett schema men skapar inga besiktningar.
Skapa schemat
Klicka på Skapa uppe till höger under fliken Scheman.
Dialogen Välj mall (valfritt) öppnas och listar dina mallar för myndighetsbesiktningar. Klicka på Välj vid den mall du vill använda, eller på Hoppa över för att bygga från grunden. Klicka på Fortsätt.
I Välj fastigheter klickar du på Lägg till vid varje fastighet som ska ha ett schema och sedan på Fortsätt.
Fyll i Inställningar. Utgår du från en mall är fälten redan ifyllda. Titel och Besiktningstyp är obligatoriska.
Klicka på knappen längst ned till höger för att skapa schemat. Skapar du flera samtidigt visar knappen hur många scheman som skapas.
Inställningar som är bra att tänka på
Besiktningstyp – Endast besiktningstyper visas i listan, inte ronderingstyper.
Upprepning – Myndighetskrav har ofta långa intervall. Välj Årsvis och ange intervallet, till exempel 3 för var tredje år.
Skapa i förväg – Styr hur långt före det schemalagda datumet besiktningen skapas. Sätt den så att den bokningsansvarige hinner upphandla och boka en besiktningsfirma, till exempel 3 månader.
Generera baserat på föregående utförande – Aktivera om nästa besiktning ska räknas från det datum den senaste faktiskt slutfördes, i stället för från startdatumet.
Påminnelse ej accepterad (dagar före) – Ger en påminnelse om ingen har tagit ansvar för besiktningen i tid.
Koppling – Schemat kopplas till en fastighet och kan avgränsas till specifika Byggnader. Avgränsningen styr vilka hyresobjekt som föreslås när du kopplar objekt i nästa steg.
Pausad – Ett pausat myndighetsbesiktningsschema skapar inga besiktningar.
Ett schema som har skapats som myndighetsbesiktning kan inte ändras till en vanlig rondering i efterhand, och tvärtom.
Steg Innehåll – koppla hyresobjekt
Under Innehåll bygger du checklistor och kontrollpunkter precis som för en rondering. Skillnaden är att en checklista i ett myndighetsbesiktningsschema kopplas till de hyresobjekt som ska besiktigas.
För en OVK är checklistan ofta enkel, till exempel en checklista "OVK" med en kontrollpunkt "OVK-kontroll". Det är besiktningsfirman som avgör vad som kontrolleras. Checklistan i Pigello är till för att registrera utfallet per objekt.
Lägg till kopplade objekt
Öppna Kopplade objekt på checklistan.
Klicka på Lägg till och välj typ av objekt: Gemensam yta, Lägenhet, Bostadsrätt eller Lokal.
Markera de objekt som ska besiktigas. Listan är filtrerad på schemats fastighet. Du kan välja alla på en gång.
Klicka på Lägg till. Knappen visar hur många objekt som läggs till.
Checklistan visar nu hur många objekt den är kopplad till. Under utförandet behandlas varje kopplat objekt som en egen checklista, så att avvikelser registreras per lägenhet eller lokal. Kontrollpunkter du lägger till på checklistan gäller automatiskt för alla kopplade objekt.
Ta bort ett objekt genom att öppna Kopplade objekt och klicka på papperskorgen vid objektet.
Kopplade objekt anges på schemat, inte på mallen, eftersom hyresobjekten tillhör en specifik fastighet. Utgår du från en mall behöver du därför öppna varje skapat schema och koppla objekten.
Steg Delegering
Under Delegering anger du vem som får ansvar för besiktningarna som schemat skapar. Eftersom själva besiktningen utförs av en extern firma är det oftast en intern person som ska ansvara för att upphandla och boka den. Välj då rollen Bokningsansvarig och lägg till personen eller arbetsrollen i en delegeringsgrupp med Aktivera automatisk delegering.
Klicka på Klar för att slutföra schemat.
När skapas besiktningarna?
Besiktningarna genereras automatiskt varje natt, inte i samma stund som du sparar schemat. De syns alltså under Myndighetsbesiktningar och i Ronderingskalendern först dagen efter, och bara om det schemalagda datumet ligger inom det du angett under Skapa i förväg.
Behöver du en besiktning direkt, till exempel för en besiktning som redan är bokad, kan du skapa den manuellt. Klicka på Skapa under fliken Myndighetsbesiktningar och välj schemat.