Den här artikeln beskriver hur du konfigurerar ronderingar: vilka delar som ingår, vad de innehåller och hur de hänger ihop.
Du hittar samtliga delar under Inställningar → Teknisk Förvaltning → Ronderingar.
Översikt
Konfigurationen består av fyra delar som du bygger i följande ordning:
Ronderingstyp – En kategori som du skapar scheman under. Används för att filtrera och hantera flera scheman samtidigt.
Kontrollpunktstyp (valfritt) – Ett register med vanligt förekommande kontrollpunkter som föreslås automatiskt när du bygger ett schema.
Mall (rekommenderat) – En förlaga som byggs upp precis som ett ronderingsschema men som inte skapar några ronder.
Ronderingsschema – Det schema som faktiskt skapar ronder och kopplas till en fastighet.
Ronderingstyp
Öppna Ronderingstyper och skapa en ny typ. Ronderingstypen fungerar som en kategori som du sedan skapar dina scheman under, till exempel "Brandskydd" eller "Utomhusmiljöer".
Kontrollpunktstyp (valfritt)
Under Kontrollpunktstyper samlar du vanligt förekommande kontrollpunkter i ett register. När du sedan lägger till en kontrollpunkt i ett schema eller en mall föreslås dessa automatiskt. Varje kontrollpunktstyp kan ha ett eget id-nummer som du anger själv.
Mall och ronderingsschema
En mall och ett ronderingsschema byggs upp i samma tre steg: Grundinställningar, Innehåll och Delegering. Skillnaden är att mallen inte skapar några ronder och inte kopplas till en fastighet. Samma mall kan sedan återanvändas varje gång du skapar ett nytt schema.
Nedan beskrivs alla tre steg i detalj.
Steg 1 – Grundinställningar
Grundinställningar innehåller följande sektioner:
Grunduppgifter
Titel – Namn på mallen eller schemat.
Ronderingstyp – Den kategori som schemat tillhör.
Förväntad arbetstid (minuter) (valfritt) – Uppskattad tid per rond.
Budgeterad kostnad per tillfälle (valfritt) – Budgeterad kostnad per rond.
Ska faktureras – Aktivera om rondernas kostnader ska kunna faktureras.
Pausad (bara på ronderingsscheman) – Aktivera för att tillfälligt stoppa schemat från att skapa nya ronder.
Schema
En schemaöversikt visar en sammanfattning av det konfigurerade intervallet.
Startdatum – Datum då schemat börjar skapa ronder.
Slutdatum (valfritt) – Datum då schemat slutar skapa ronder.
Upprepning – Hur ofta ronder skapas: Dagligen, Veckovis, Månadsvis eller Årsvis. Beroende på val visas ytterligare fält, till exempel vilken veckodag och hur ofta (varje vecka, varannan vecka och så vidare).
Schemalägg på tid – Klockslag då ronderna schemaläggs.
Undantagna månader (valfritt) – Välj månader då inga ronder ska skapas.
Generera baserat på föregående utförande – Om aktiverad baseras schemat på senast utförd rond istället för startdatumet.
Skapande
Styr hur långt i förväg ronder genereras.
Skapa i förväg – Antal enheter i förväg.
Tidsenhet – Dag eller Månad.
En skapandeöversikt visar en sammanfattning, till exempel "Ronder genereras 1 månad innan de är schemalagda."
Koppling (bara på ronderingsscheman)
Ett ronderingsschema kopplas alltid till en enda fastighet. Om du väljer flera fastigheter när du skapar ett nytt schema skapas det ett schema per fastighet.
Fastighet – Den fastighet som schemat kopplas till.
Byggnader (valfritt) – Avgränsa till specifika byggnader inom fastigheten.
Utomhusområden (valfritt) – Avgränsa till specifika utomhusområden.
Parkeringsområden (valfritt) – Avgränsa till specifika parkeringsområden .
Påminnelser
Påminnelse ej accepterad (dagar före) – Antal dagar före schemalagt datum då en påminnelse skickas om delegeringen inte har accepterats.
Påminnelse ej påbörjad (dagar efter) – Antal dagar efter schemalagt datum då en påminnelse skickas om ronden inte har påbörjats.
Påminnelse ej avslutad (dagar efter) – Antal dagar efter schemalagt datum då en påminnelse skickas om ronden inte har avslutats.
ID-numrering
Styr hur rondernas ID-nummer genereras.
Prefix – Text som inleder varje ID.
Datumstämpel i prefix – Format för eventuell datumstämpel.
Separator mellan prefix och besiktningsnummer – Skiljetecken, till exempel bindestreck.
Minst antal tecken i besiktningsnummer – Minsta längd på den löpande siffran.
Starta nummerserie på – Startvärde för den löpande siffran.
En förhandsgranskning längst ned visar hur det färdiga ID-numret kommer att se ut.
Steg 2 – Innehåll
Innehåll är uppdelat i checklistor och kontrollpunkter.
Checklistor
En checklista är en grupp kontrollpunkter. Klicka på + Lägg till checklista för att skapa en ny. Varje checklista har:
Titel – Namn på checklistan.
Placeringsbeskrivning (valfritt) – Beskriver var checklistan utförs.
Du kan ordna checklistorna med drag-och-släpp via handtaget till vänster. Klicka på pennikonen för att redigera och papperskorgen för att ta bort.
Kontrollpunkter
Klicka på + Kontrollpunkt i en checklista för att lägga till en kontrollpunkt. En lista visas med dina registrerade kontrollpunktstyper. Välj en typ för att fylla i titel automatiskt, eller välj + Anpassad för att skapa en helt egen kontrollpunkt.
Varje kontrollpunkt har följande fält:
Titel – Namn på kontrollpunkten (fylls i automatiskt om du valde en kontrollpunktstyp).
Beskrivning (valfritt) – Fritext som beskriver vad som ska kontrolleras.
Under Mer detaljer visas ytterligare fält:
Kontrollpunktstyp – Den kategori kontrollpunkten tillhör (kan ändras eller lämnas tom).
Placeringsbeskrivning (valfritt) – Beskriver var kontrollpunkten utförs. Anges oftast på det enskilda schemat snarare än på mallen, eftersom placeringen är specifik per fastighet.
Arbetstid (min) (valfritt) – Förväntad arbetstid för kontrollpunkten.
Filer – Bifoga filer till kontrollpunkten via Lägg till.
Egna fält – Lägg till anpassade fält via + Lägg till eget fält.
Kontrollpunkter kan ordnas med drag-och-släpp inom checklistan.
Steg 3 – Delegering
Delegering styr vem som får ansvar för ronderna som schemat skapar.
Du kan välja mellan manuell hantering (du delegerar ronder själv) eller automatisk delegering baserad på inställningarna nedan.
Bokningsansvarig eller Utförare
Välj vilken roll den delegerade personen ska ha:
Bokningsansvarig – Personen ansvarar för att planera ronden snarare än att utföra den.
Utförare – Personen förväntas utföra ronden.
Delegeringsgrupper
En delegeringsgrupp bestämmer vem som får delegeringen. Varje grupp har en Typ (till exempel Arbetsroll) och ett tillhörande val (till exempel vilken arbetsroll). Klicka på Lägg till part i delegeringsgrupp + för att lägga till fler parter i samma grupp.
Klicka på Lägg till delegeringsgrupp + för att skapa ytterligare grupper. Om ingen i den första gruppen accepterar delegeringen vidarebefordras den automatiskt till nästa grupp.
Från mall till ronderingsschema
När du skapar ett ronderingsschema väljer du om du vill utgå från en mall. Schemat ärver mallens grundinställningar, checklistor, kontrollpunkter och delegeringar. Du kan göra ändringar på schemat utan att det påverkar mallen.
De viktigaste skillnaderna mellan mall och schema:
Schemat kopplas till en fastighet (med möjlighet att avgränsa till byggnader, utomhusområden och parkeringsplatser).
Schemat har reglaget Pausad.
Schemat skapar faktiska ronder.
Ronderingsschemats översiktssida
När schemat har skapats visas en översiktssida med grundinformation, schemaöversikt, kopplad fastighet och checklistor. Sidan visar även antal ej påbörjade ronder, pågående ronder och avslutade ronder. Under Ronder i sidomenyn listas alla ronder som schemat har skapat.