Ett ronderingsschema kopplas till en fastighet och skapar de ronder som ska utföras. Väljer du flera fastigheter skapas ett schema per fastighet.
Du hittar ronderingsscheman under Inställningar → Teknisk Förvaltning → Ronderingar → Ronderingsscheman.
Du kan även skapa ett ronderingsschema direkt från Ronderingskalendern. Klicka på +knappen uppe till höger och välj Skapa ronderingsschema. Samma skapandedialog öppnas oavsett vilken väg du väljer.
Två vägar att skapa ett schema
Med mall – Du utgår från en färdig ronderingsmall. Checklistor, kontrollpunkter, delegeringar och grundinställningar följer med, och schemat är i princip klart när du klickar på skapa. Passar när samma rondering ska läggas upp på flera fastigheter.
Utan mall – Du fyller i grundinställningarna själv och bygger sedan checklistor och delegering steg för steg. Passar när ronderingen är unik för en fastighet eller när du ännu inte har någon mall.
Båda vägarna börjar likadant: klicka på Skapa uppe till höger.
Väg 1 – Utgå från en mall
Dialogen Välj mall (valfritt) öppnas och listar dina ronderingsmallar. Klicka på Välj vid den mall du vill använda.
Klicka på Fortsätt.
I Välj fastigheter klickar du på Lägg till vid varje fastighet som ska ha ett schema. Knappen ändras till Tillagd. Klicka sedan på Fortsätt, som visar hur många fastigheter du har valt.
I Inställningar är fälten redan ifyllda från mallen. Gå igenom dem och justera det som skiljer sig åt för de här fastigheterna.
Vill du att varje schema ska få fastighetens namn tillagt efter titeln, aktivera Lägg till fastighetens namn i titeln överst. Det gör dem lättare att skilja åt i listan när du skapar flera samtidigt.
Klicka på Skapa ronderingsschema längst ned till höger. Knappen visar hur många scheman som skapas.
Schemana är nu klara och innehåller mallens checklistor, kontrollpunkter och delegeringar. Du behöver bara öppna dem om du vill komplettera med något fastighetsspecifikt, till exempel placeringsbeskrivningar.
Väg 2 – Bygg från grunden
Dialogen Välj mall (valfritt) öppnas. Klicka på Hoppa över.
I Välj fastigheter klickar du på Lägg till vid varje fastighet som ska ha ett schema. Klicka sedan på Fortsätt.
Fyll i Inställningar. Titel och Ronderingstyp är obligatoriska. Ställ även in schemat, alltså när och hur ofta ronderna ska skapas.
Klicka på Skapa ronderingsschema längst ned till höger.
Därefter fortsätter du till stegen Innehåll och Delegering. Klicka på Fortsätt längst ned till höger för att gå vidare från ett steg till nästa.
Inställningar i detalj
Oavsett vilken väg du väljer fyller du i schemats uppgifter under Inställningar. Utgår du från en mall är fälten redan ifyllda och du justerar bara det som skiljer sig åt.
Överst finns Lägg till fastighetens namn i titeln. Aktivera den om varje schema ska få fastighetens namn tillagt efter titeln. Det gör schemana lättare att skilja åt i listan när du skapar flera samtidigt.
Formuläret innehåller följande sektioner:
Grunduppgifter – Titel, ronderingstyp, förväntad arbetstid, budgeterad kostnad, om ronderna ska kunna faktureras och om schemat ska vara pausat från start.
Schema – Startdatum, slutdatum, hur ofta ronder ska skapas och vid vilken tid. Schemaöversikt högst upp sammanfattar det du har ställt in.
Skapande – Hur långt i förväg ronderna ska genereras. Skapandeöversikt visar resultatet i klartext.
Koppling – Visar vilken eller vilka fastigheter schemat kopplas till.
Påminnelser – När påminnelser ska skickas om en rond inte har accepterats, påbörjats eller avslutats.
ID-numrering – Hur rondernas ID-nummer byggs upp. Förhandsgranskning av ronderingsnummerformat längst ned visar hur numret kommer att se ut.
Steg Innehåll
Under Innehåll bygger du de checklistor och kontrollpunkter som utföraren sedan går igenom på varje rond. Ett schema utan checklistor skapar ronder utan något att kontrollera, så det är här du lägger grunden för vad ronderingen faktiskt ska omfatta.
Lägg till en checklista
En checklista är en grupp kontrollpunkter, till exempel ett våningsplan eller ett teknikutrymme.
Klicka på + Lägg till checklista.
Ange en Titel.
Fyll i Placeringsbeskrivning om du vill beskriva var checklistan utförs. Detta är valfritt.
Klicka på spara-ikonen.
Du kan lägga till flera checklistor och ordna dem med drag-och-släpp via handtaget till vänster. Pennikonen redigerar en checklista och papperskorgen tar bort den.
Lägg till kontrollpunkter
En kontrollpunkt är en enskild sak som ska kontrolleras.
Klicka på + Kontrollpunkt på den checklista du vill fylla på.
En lista med dina registrerade kontrollpunktstyper visas. Välj en typ för att fylla i titeln automatiskt, eller välj + Anpassad för att skapa en helt egen.
Fyll i Titel. Lägg till en Beskrivning om du vill förtydliga vad som ska kontrolleras.
Klicka på Mer detaljer om du vill ange mer:
Kontrollpunktstyp – Den kategori kontrollpunkten tillhör.
Kopplat objekt – Koppla kontrollpunkten till en gemensam yta. Kopplingen styr var ärenden hamnar, se nedan.
Placeringsbeskrivning – Var kontrollpunkten utförs.
Arbetstid (min) – Förväntad arbetstid.
Filer – Bifoga filer via Lägg till.
Egna fält – Lägg till anpassade fält via + Lägg till eget fält.
Klicka på spara-ikonen.
Kontrollpunkter kan ordnas med drag-och-släpp inom checklistan.
Kopplat objekt och ärenden
Både en checklista och en enskild kontrollpunkt kan kopplas till en gemensam yta via Kopplat objekt. Kopplingen styr var ett ärende hamnar när en avvikelse rapporteras under en rond. Saknas koppling hamnar ärendet på fastigheten.
Klicka på Fortsätt när innehållet är klart.
Steg Delegering
Under Delegering anger du vem som får ansvar för ronderna. Du kan sköta det manuellt eller låta ronderna delegeras automatiskt.
Välj först vilken roll den delegerade ska ha:
Bokningsansvarig – Personen ansvarar för att planera ronden.
Utförare – Personen förväntas utföra ronden.
Vill du att ronderna ska fördelas automatiskt klickar du på Aktivera automatisk delegering. En delegeringsgrupp visas där du väljer en Typ, till exempel Arbetsroll eller Användare, och sedan det tillhörande värdet. Med Lägg till part i delegeringsgrupp + lägger du till fler parter i samma grupp, och med Lägg till delegeringsgrupp + skapar du fler grupper. Accepterar ingen i den första gruppen går förfrågan vidare till nästa.
Klicka på Klar för att slutföra schemat.
När skapas ronderna?
Ronderna genereras automatiskt varje natt, inte i samma stund som du sparar schemat. De syns alltså i ronderingskalendern först dagen efter. Hur långt fram i tiden de skapas styrs av Skapa i förväg och Tidsenhet under Skapande.