Vad är påminnelser?
En påminnelse är en ny betalningsuppmaning som skickas till en kund när en avi eller faktura fortfarande är obetald efter förfallodatumet.
Syftet med påminnelsen är att informera kunden om att betalning saknas och ge kunden möjlighet att betala innan ärendet går vidare i en eventuell kravprocess.
En påminnelse kan innehålla en påminnelseavgift och fungerar som ett eget dokument med ett nytt förfallodatum, men den är alltid kopplad till den ursprungliga avin eller fakturan. Det går att skicka en eller flera påminnelser för samma avi.
Hur fungerar det?
När en avi eller faktura skapas får den ett förfallodatum enligt betalningsvillkoret.
Om betalningen inte registreras innan förfallodatumet börjar systemet kontrollera om villkoren för att skapa en påminnelse är uppfyllda.
Om samtliga villkor är uppfyllda skapas en påminnelse automatiskt när aviseringen körs. Den nya påminnelsen baseras på inställningarna i betalningsvillkoret, exempelvis:
antal nådedagar
antal dagar efter förfallodatum
påminnelseavgift
påminnelsens giltighetstid
maximalt antal påminnelser
Påminnelser följer samma attestinställningar som vanliga avier. Har ni automatisk attestering attesteras påminnelser automatiskt. Har ni manuell attestering behöver påminnelser attesteras innan de kan skickas.
Hur ställer jag in det?
Gå till Inställningar → Avisering & Fakturering → Avtalsavisering.
Välj fliken Betalningsvillkor.
Skapa en ny inställning för betalningsvillkor eller redigera en befintlig.
Konfigurera fälten under Inställningar för nådedagar och Inställningar för påminnelser (se nedan).
Klicka på Spara.
Inställningar för nådedagar
Nådedagar innan påminnelse (Privatperson) och (Företag) – antal extra dagar efter förfallodatumet innan påminnelseprocessen får starta.
Skicka ej påminnelse för belopp under (Privatperson) och (Företag) – tröskel. Om det obetalda beloppet är lägre än detta skapas ingen påminnelse.
Inställningar för påminnelser
Antal påminnelser – hur många påminnelser som kan skapas per avi.
Antal dagar mellan förfallodatum och påminnelse – styr när första påminnelsen skapas.
Betalningsvillkor i dagar för påminnelser – hur många dagar påminnelsen är giltig (dess eget förfallodatum).
Påminnelseavgift (Privatperson) och (Företag) – avgift som läggs på påminnelsen.
Viktigt att tänka på
Påminnelser skapas endast om betalningsvillkoret innehåller inställningar för påminnelser.
Påminnelser attesteras automatiskt eller manuellt beroende på hur attestering av avier är inställd.
Betalas avin innan påminnelsen skickas skapas ingen påminnelse.
Distributionssätt för påminnelser
Distributionssätt för påminnelser ställs in på hyresgästens profil:
Gå in på hyresgästen.
Klicka på Hantera → Redigera.
Välj fliken Avisering.
Aktivera Leveransinstruktioner för påminnelse och välj önskad leveransmetod.
Vanliga frågor
Varför skapades ingen påminnelse?
Kontrollera följande:
Finns det inställningar för påminnelser i betalningsvillkoret?
Är avin fortfarande obetald?
Har rätt antal dagar passerat sedan förfallodatumet?
Är beloppet högre än tröskeln i Skicka ej påminnelse för belopp under?
Påminnelsen har inte kommit fram till hyresgästen?
Kontrollera följande:
Finns det en leveransinstruktion för påminnelser på hyresgästens profil?
Har hyresgästen de uppgifter som krävs för den valda leveransmetoden, exempelvis e-postadress eller mobilnummer?
Gå till fliken Distribution på avin i fråga och kontrollera om leveransen har misslyckats. Om den har gjort det kan du se orsaken där.
Kan jag ta bort en påminnelse?
Ja, du kan annullera den om den är attesterad. Klicka på trepunktsmenyn på påminnelseraden och välj Annullera.
Du kan även radera den innan den är attesterad. Klicka på Radera direkt på påminnelseraden.
Kan jag skicka en ny påminnelse?
Ja, så här gör du:
Öppna den avi eller faktura som påminnelsen ska gälla.
Klicka på pilen bredvid Skicka avi längst upp till höger.
Välj Skicka påminnelse.
Kontrollera att alternativet Påminnelse är valt.
Fyll i Avgift och Förfallodatum påminnelse.
Klicka på Skicka.