Så här fungerar automatisk generering och attestering av krav och påminnelser, samt vad som behövs för att det ska fungera.
När en avi har förfallit kan Pigello hantera utskick av påminnelser och krav automatiskt. Funktionen består av två delar:
Generering – systemet skapar påminnelsen eller kravet baserat på inställningar för betalvillkor.
Attestering – krav och påminnelser attesteras automatiskt eller manuellt beroende på hur attestering av avier är inställd.
1. Generering – Betalningsvillkor
Under Aviseringsinställningar anger du hur många påminnelser och krav som ska kunna genereras efter en förfallen avi, samt efter hur många dagar detta ska ske:
Antal påminnelser
Anger hur många påminnelser som får automatiskt skapas per avi.Dagar mellan förfallodatum och första påminnelse
Första påminnelsen skapas det antal dagar efter att avin förfallit som du har angett. Om flera påminnelser tillåts skapas nästa påminnelse med samma intervall från föregående.
Antal kravpåminnelser
Anger hur många kravpåminnelser som kan skapas per avi (om krav används).Dagar mellan sista påminnelse och första krav
Här ställer du in hur många dagar efter sista påminnelsens förfallodatum som ett krav ska genereras.
2. Attestering av krav och påminnelser
För att de genererade påminnelserna och kraven ska attesteras och skickas automatiskt behöver du se över inställningarna för attestering av avier.
Automatisk attestering av avier är aktiverad
Om funktionen automatisk attestering av avier är aktiverad, kommer alla kopplade påminnelser och krav att attesteras och skickas ut automatiskt.
Alla krav och påminnelser som hör till avin attesteras automatiskt.
De attesterade påminnelserna/kraven skickas till hyresgästen enligt vald leveransmetod.
Automatisk attestering av avier är inaktiverad
Om automatisk attestering av avier är inaktiverad, kan attestering ändå ske semi-automatiskt.
När du manuellt attesterar en avi får du en fråga om du vill attestera påminnelser och krav automatiskt. Denna inställning är som standard påslagen, vilket innebär att krav och påminnelser kommer att attesteras automatiskt även om avin attesteras manuellt.
Om du vill att även påminnelser och krav ska attesteras manuellt, behöver du avmarkera funktionen i dialogrutan vid manuell attestering av avin. När funktionen är avmarkerad (grå), sker ingen automatisk attestering – du behöver då attestera varje påminnelse och krav manuellt.
Kom ihåg detta
Hyresgästen måste ha en giltig leveransmetod för att kunna ta emot krav och/eller påminnelser.
I många fall används endast post för krav – kontrollera därför att rätt metod är angiven i hyresgästens inställningar.
Om du vill inaktivera automatiska krav och påminnelser eller tillfälligt pausa dem kan du göra det. Detta görs då per avtal och inte bland dessa inställningar.
Viktigt att känna till
Automatiska krav och påminnelser som skickas via Pigello hanteras utan vidare uppföljning från systemet – du ansvarar själv för att följa upp obetalda krav.
Funktionen är inte kopplad till inkassobolag eller annan extern kravhantering.
Stöd finns att via PS Finance kunna hantera krav och inkasso, vilket möjliggör mer avancerad kravhantering via integration. För att aktivera detta, hör av er till er CSM.