Avtalsavisering är en central del av Pigello och utgör grunden för att automatisera många andra delar av systemet. Utan inställningar för avtalsavisering kan du inte generera avier utifrån ett avtal.
Inställningarna styr hur och när avier ska skapas, om de ska autoattesteras samt vad de ska innehålla.
Du hittar avtalsaviseringsinställningarna under Kontrollcenter → Avisering & Fakturering → Avtalsavisering.
Generella inställningar
Namn på inställning
Detta styr namnet på inställningen. Om fler än en inställning används kan det vara bra att namnge varje inställning utifrån vad den omfattar, så att det blir tydligt vilken som gäller för vad.
Inställningar för avi
Dag i månad för generering
Denna inställning styr vilken dag i månaden som avtalet automatiskt ska generera en avi. Här anges ett värde mellan 1–31.
Exempel: Om du väljer 10 genereras en avi den 10:e varje månad som avtalet är aktivt för avisering.
Autoattestering efter antal manuella attesteringar
Detta fält avgör om, hur och när automatisk attestering ska ske.
Observera att när en avi attesteras skapas bokföring. Därefter kan avin inte längre redigeras och den skickas ut till hyresgästen, förutsatt att en giltig leveransmetod är vald.
Tomt fält – Ingen automatisk attestering sker. Avier skapas, men de behöver attesteras manuellt varje gång.
0 – Avier attesteras automatiskt direkt när de genereras.
Värde (t.ex. 3) – De första avierna attesteras manuellt. Det angivna värdet bestämmer hur många avier som ska attesteras manuellt innan systemet övergår till automatisk attestering. Användbart om ni vill dubbelkontrollera avier för nya avtal innan de börjar attesteras automatiskt.
Exempel: Värde 3 innebär att de tre första avierna för ett nytt avtal attesteras manuellt. Därefter attesteras kommande avier automatiskt.
Antal månader som man kan avisera för i systemet
Denna inställning styr hur långt fram i tiden du kan generera en avi utifrån ett avtal. Värdet motsvarar antal månader.
Exempel: Om du vill kunna ta fram en avi som avser en period 12 månader framåt i tiden behöver värdet vara minst 12.
Automatisk märkning
Denna inställning styr om avin automatiskt ska märkas med ett förbestämt värde. Det finns tre alternativ:
Blankt – Ingen automatisk märkning används.
Avtalsnummer – Avtalets unika nummer används som märkning.
Objektsnummer – Hyresobjektets unika nummer används som märkning.
Om både en unik märkning på avtalet och en inställning här finns, används den unika märkningen på avtalet i första hand. Du kan även välja att inkludera avtals- och/eller objektsnummer via inställningen för aviutseende — då lämnas märkningsfältet tomt men informationen visas på avins specifikation.
Nyttja kundsaldo
Denna inställning styr om hänsyn ska tas till hyresgästens kundsaldo vid skapande av nya avier, samt hur överbetalningar och skulder ska visas på avin. För att använda funktionen behöver den först aktiveras. Vi rekommenderar även att en visningstyp väljs i samband med aktivering.
Visningstyp av kundsaldo på avi
Gäller om Nyttja kundsaldo är aktiverat. Styr hur kundens saldo ska visas och hanteras på avin:
Skuldsaldo & överbetalning – inkluderas i att betala – Både skulder och överbetalningar påverkar beloppet som ska betalas. Totalsumman justeras utifrån kundens totala saldo.
Skuldsaldo & överbetalning – endast information på avi – Information om obetalda avier och överbetalningar visas på avin, men beloppet att betala påverkas inte.
Endast överbetalningar – inkluderas i att betala – Endast överbetalningar påverkar beloppet som ska betalas. Rekommenderas om ni använder PS Finance, eftersom det minskar risken för differenser och felaktig saldohantering mellan systemen.
Använd öresavrundning
När denna toggle är aktiverad avrundas avibeloppet till närmaste hela krona. Det minskar risken för ören-differenser i bokföring och betalningar.
Inkludera 0-rader på avi
Styr om debiteringsrader med beloppet 0 kr ska visas på avin. Är togglen avstängd döljs sådana rader, vilket ger en renare avi för hyresgästen.
Manuell aviseringsinställning
När denna toggle är aktiverad kan inställningen användas för avier som inte är kopplade till ett avtal. Det gäller exempelvis fakturor, övriga avtal och blockavtal som skapas manuellt utanför det ordinarie avtalsflödet.
Inställningar för administrativa avgifter
Adminavgift
Denna avgift fungerar som standardavgift och används alltid om ingen högre avgift har angetts för en specifik leveransmetod. Om en högre avgift är kopplad till vald leveransmetod används den i stället.
Adminavgift per leveransmetod
Här anger du vilken administrativ avgift som ska tas ut beroende på hur avin skickas. Separata fält finns för:
Adminavgift – SMS
Adminavgift – E-post
Adminavgift – Post
Systemet känner automatiskt av leveransmetoden och applicerar rätt avgift.
Momsmetod för adminavgift
Denna inställning styr hur momsen ska beräknas på den administrativa avgiften i förhållande till övriga rader på avin:
Högsta moms på avi – Adminavgiften får den högsta momssats som förekommer på avin.
Proportionerlig moms utifrån avi – Momsen på adminavgiften fördelas proportionerligt utifrån hur momsen är fördelad på avins övriga rader.
Lägsta moms på avi – Adminavgiften får den lägsta momssats som förekommer på avin.
Begränsa till objektskategorier
Här bestämmer du vilka typer av objekt som inställningen ska gälla för. Du kan välja en eller flera av följande:
Lägenhetskategorier
Bostadsrättskategorier
Fordonsplatskategorier
Lokalkategorier
Utomhussektionskategorier
Gör du inget val kommer inställningen att vara tillgänglig och användas för alla kategorier som inte har någon annan specifik styrd inställning. Under Avancerade inställningar kan du ytterligare finjustera begränsningarna per specifik kategori.
Organisation eller bolag?
Inställningen kan konfigureras både på organisationsnivå och på bolagsnivå. Så fungerar hierarkin:
En inställning på bolagsnivå har högst prioritet och skriver över organisationens inställning för just det bolaget.
Om ingen inställning finns på bolaget används organisationens inställning.
Om inställningar saknas både på bolag och organisation går det inte att avisera utifrån avtal.