Avtalsavisering är en central del av Pigello och utgör grunden för att automatisera många andra delar av systemet. Utan inställningar för avtalsavisering kan du inte generera avier utifrån ett avtal.

Inställningarna styr hur och när avier ska skapas (genereras), om de ska autoattesteras samt vad de ska innehålla.

De viktigaste delarna att ta med från denna artikel är hur avier genereras och hur autoattestering fungerar.

I denna artikel gås samtliga inställningar igenom.

Detta styr namnet på inställningen.

Om fler än en inställning används kan det vara bra att namnge varje inställning utifrån vad den omfattar, så att det blir tydligt vilken som gäller för vad.

Denna inställning styr vilken dag i månaden som avtalet automatiskt ska generera en avi. Här anges ett värde mellan 1–31.

Om du väljer 10 genereras en avi den 10:e varje månad som avtalet är aktivt för avisering.

Detta fält avgör om, hur och när automatisk attestering ska ske.

Observera att när en avi attesteras skapas bokföring. Därefter kan avin inte längre redigeras och den skickas ut till hyresgästen, förutsatt att en giltig leveransmetod är vald.

Tomt fält (blankt) – Helt manuellt
Ingen automatisk attestering sker. Avier skapas, men ni behöver attestera dem manuellt varje gång.

Noll (0) – Helt automatiskt
Avier attesteras automatiskt direkt när de genereras.

Värde (1–31) – Semiautomatiskt
När ett nytt avtal registreras genereras avier enligt inställningarna ovan. Dessa attesteras dock inte automatiskt till en början, utan ni gör det manuellt.

Det angivna värdet bestämmer hur många avier ni ska attestera manuellt innan systemet övergår till automatisk attestering.

Detta är användbart om ni vill dubbelkontrollera avier för nya avtal innan de börjar attesteras automatiskt. På så sätt behöver ni endast göra manuell kontroll i början av ett nytt avtal för att säkerställa att allt ser korrekt ut.

Värde (3) – När ett nytt avtal registreras med månadsavisering genereras avier som ni behöver attestera manuellt de tre första gångerna (tre månader). Därefter kommer kommande avier för det avtalet att attesteras automatiskt.

Denna inställning styr hur långt fram i tiden du kan generera en avi utifrån ett avtal.

Om du vill kunna skapa en avi för en framtida period som ligger längre fram än den automatiska aviseringen normalt hanterar, behöver du ange ett tillräckligt högt värde här.

Värdet i fältet motsvarar antal månader.

Exempel: Om du vill kunna ta fram en avi som avser en period 12 månader framåt i tiden behöver värdet vara minst 12.

Denna inställning styr om avin automatiskt ska märkas med ett förbestämt värde. Det finns tre alternativ:

Observera att det finns flera sätt att inkludera avtals- eller objektsnummer på en avi. Det går exempelvis att ange en unik märkning direkt på avtalet. Om både en sådan unik märkning och en inställning här finns, används den unika märkningen på avtalet före den som anges i avtalsaviseringsinställningarna.

Du kan även välja att inkludera avtals- och/eller objektsnummer via inställningen för aviutseende. Då lämnas fältet för märkning tomt, men informationen visas i stället på avins specifikation.

Denna inställning styr om hänsyn ska tas till hyresgästens kundsaldo vid skapande av nya avier, samt hur överbetalningar och skulder ska visas på avin.

För att använda funktionen behöver den först aktiveras. Vi rekommenderar även att en visningstyp väljs i samband med aktivering.

(Gäller om “Nyttja kundsaldo” är aktiverat)

Den här inställningen styr hur kundens saldo ska visas och hanteras på avin. Det finns tre alternativ:

Både skulder (ej betalda avier) och överbetalningar påverkar beloppet som ska betalas på avin. Totalsumman justeras utifrån kundens totala saldo.

Information om obetalda avier och överbetalningar visas på avin, men beloppet att betala påverkas inte. Saldot presenteras enbart som information.

Endast överbetalningar påverkar beloppet som ska betalas.

Om ni använder PS Finance rekommenderas detta alternativ, eftersom det minskar risken för differenser och felaktig saldohantering mellan systemen.

Här ställer du in om en administrativ avgift ska tas ut på avier samt hur stor avgiften ska vara beroende på leveransmetod.

Denna avgift fungerar som standardavgift och används alltid om ingen högre avgift har angetts för en specifik leveransmetod.

Det innebär:

Här anger du vilken administrativ avgift som ska tas ut beroende på hur avin skickas.

Exempel:

Systemet känner automatiskt av leveransmetoden och applicerar rätt avgift enligt inställningen.

Denna inställning styr hur momsen ska beräknas på den administrativa avgiften i förhållande till övriga rader på avin. Du kan välja mellan tre alternativ:

Adminavgiften får den högsta momssats som förekommer på avin.
Om avin exempelvis innehåller både 12 % och 25 % moms kommer adminavgiften att beräknas med 25 %

Momsen på adminavgiften fördelas proportionerligt utifrån hur momsen är fördelad på avins övriga rader.

Om avin innehåller flera olika momssatser kommer adminavgiften att delas upp enligt samma fördelning.

Adminavgiften får den lägsta momssats som förekommer på avin.
Om avin exempelvis innehåller både 12 % och 25 % moms kommer adminavgiften att beräknas med 12 %.

Här bestämmer du vilka typer av objekt som inställningen ska gälla för. Du kan välja en eller flera kategorier, exempelvis:

Det gör det möjligt att exempelvis ta ut en adminavgift för lokaler men inte för bostäder.

Under avancerade inställningar kan du ytterligare finjustera begränsningarna per kategori.

Här kan du skapa mer detaljerade regler om du behöver särskilja hanteringen mellan olika typer av objekt inom samma kategori.

Den här inställningen kan konfigureras både på organisationsnivå och på bolagsnivå. Det är därför viktigt att förstå hur prioriteringen fungerar.

Om du har lagt upp en avtalaviseringsinställning på organisationsnivå gäller den automatiskt för samtliga bolag inom organisationen.

Om du däremot lägger upp en specifik inställning på ett enskilt bolag kommer den att skriva över organisationens inställning för just det bolaget.

Systemet kontrollerar alltid först om det finns en bolagsspecifik inställning. Finns det en sådan används den. Om inte, används organisationens inställningar.