Att andra användares och hyresgästers namn, telefonnummer och annat inte syns för dig som förvaltare inom TF hänger ihop med hur behörighetsstyrningen i Pigello fungerar, särskilt för rollen Teknisk Förvaltning (TF).
Det korta svaret är:
→ Namn, telefonnummer och andra personuppgifter döljs för dig eftersom din behörighetsgrupp saknar rätten att se personlig information. Det är en kryssruta i behörighetsgruppen, inte en egenskap hos teknisk förvaltning.
Rätten sätts separat för hyresgäster och för systemanvändare, så du kan se namn på den ena gruppen men inte på den andra. Rätten styr förnamn, efternamn, telefonnummer, e-postadress, personnummer, födelsedatum och profilbild. Ett fält du inte får se kommer tillbaka tomt, utan meddelande — därför ser det ut som att uppgiften saknas.
Lite mer utförligt:
Namnet på behörighetsgruppen avgör ingenting. En behörighetsgrupp skapas per organisation och är unik per organisation och namn, och det är kryssrutorna i gruppen som styr — inte vad gruppen heter. En grupp som heter Teknisk Förvaltning hos en kund kan alltså innehålla något helt annat än en grupp med samma namn hos en annan. Ingen behörighetsrad för ärenden spärrar personuppgifter: rätten till ärenden och rätten att se personlig information är två skilda saker. Även om en användare ligger i TF får hen bara åtkomst till ärenden/chat för de fastigheter som rollen är kopplad till.
Kontrollera kryssrutan i just den grupp användaren tillhör, inte vad gruppen heter.
Syftet är att TF-rollen ska kunna hantera t.ex. felanmälningar, åtgärder och statusar utan att behöva exponera hyresgästuppgifter.
I vissa fall kan man ge utökad åtkomst genom att justera behörighetsgruppen:
Så aktiverar du som admin visning för utvalda TF-användare:
Kontrollera vad som är satt på användaren
Kontrollera vad som är satt på användaren i Pigello under Inställningar → Användare → (personen). Tre olika saker blandas lätt ihop där. Arbetsroll är inte en behörighetsgrupp — arbetsroller används bland annat för att peka ut automatiska granskare på en ärendetyp. Behörighetsgruppen sätts i ett eget fält och kan dessutom vara olika per segment, så samma person kan ha olika rättigheter i olika segment. Vilka rader användaren ser styrs av en tredje inställning på användaren: alla poster, bara de segment hen tillhör, eller bara de poster hen själv är berörd av. Ingen av de tre avgör om namn och telefonnummer visas — det gör bara rätten att se personlig information.
Utöka TF eller skapa egen roll (rekommenderas)
Inställningar → Behörigheter/Roller →
Skapa en ny roll: TF – med kontaktläsning (klona andra TF i allt annat).
Bocka i rätten att se personlig information. Samma rätt finns på två ställen i behörighetsgruppen och sätts var för sig: en under hyresgästerna, som täcker hyresgäst och kontaktperson, och en under systemanvändarna, som täcker kollegor. Bocka i den som gäller de uppgifter du saknar — gäller frågan både hyresgäster och kollegor behöver du båda. Ska användaren också kunna ändra uppgifterna krävs dessutom rätten att hantera personlig information; att skriva kräver alltså både se och hantera.
Verifiera i appen
Logga ut/in i mobil/desktop, öppna ett ärende på en fastighet där användaren är kopplad och kontrollera att Kontaktkort syns.
Vanliga orsaker när det ändå inte syns:
Användaren är inte kopplad till fastigheten → koppla. Det löser att ärendet inte syns alls, men inte att namn och telefonnummer är tomma. Fastighetskopplingen påverkar inte personuppgifterna.
Behörighetsgruppen saknar rätten att se personlig information → bocka i den, för hyresgäster eller för systemanvändare beroende på vilka uppgifter som saknas.
Ärendet är externt skapat eller anonymiserat → inga personuppgifter visas per policy.
Cache/behörighetspropagering → logga ut/in.
Skyddad identitet är en egen rättighet
Ser du namn på de flesta hyresgäster men inte på vissa, är det sannolikt skyddad identitet och inte ett cacheproblem. Skyddad identitet styrs i Pigello av en egen rättighet i behörighetsgruppen: rätten att hantera skyddad identitet. Utan den är posterna med skyddad identitet osynliga även för den som har rätten att se personlig information, och även den rättigheten är avstängd från början i en ny behörighetsgrupp.
Två andra saker är lätta att förväxla med ett behörighetsfel. Tre fält för att blockera notiser är alltid dolda i Pigello, oavsett behörighetsgrupp. Och fler adressfält än man tror ligger bakom samma rätt att se personlig information: tidigare adress, folkbokföringsadress, framtida adress och valet om personuppgifter får delas externt.