En inledande guide som förklarar hur ärenden fungerar
Ärendefunktionen i Pigello är en central del av teknisk förvaltning och används för att hantera allt från felanmälningar till återkommande uppgifter och kommunikation med hyresgäster. För att förstå hur ärenden fungerar är det viktigt att känna till hur användarroller, behörighetsgrupper och arbetsroller samverkar:
Behörighetsgrupper styr vad en användare kan göra, till exempel skapa, redigera eller radera ett ärende.
Arbetsroller styr vilken information användaren får ta emot, till exempel notiser om nya ärenden eller delegerade uppgifter.
1. Skapa ärenden
Ett ärende i Pigello kan skapas på flera olika sätt:
Direkt från ärendelistan i systemet
Från ett objekt, till exempel en lägenhet eller lokal
Genom hyresgästvyn (där information om hyresgäst och objekt kan fyllas i automatiskt)
Via mobilappen
(I framtiden även via anonyma formulär på en hemsida)
Ärendetyper och formulär
Vid skapande måste en ärendetyp eller underkategori väljas, vilket styr formulärets innehåll. Ärendetyper kan anpassas och innehålla attribut som:
Bilder eller filmer
Tillträdesinformation
Husdjur
Kontaktpersoner
Fält kan ställas in som valfria, dolda eller obligatoriska.
Parter i ett ärende
Varje ärende har en:
Skapande part (den som registrerar ärendet)
Rapporterande part (den som berörs av ärendet)
Om en hyresgäst skapar ärendet själv är de båda rollerna samma. Skapas ärendet av en förvaltare, är hyresgästen rapporterande part.
Prioritet
Ärenden kan märkas som akuta, höga, medel eller låga. Hyresgäster kan inte själva sätta prioritet.
Objektkoppling och avgränsningar
Ett ärende kan (och i vissa fall måste) kopplas till ett specifikt objekt, till exempel en lägenhet eller en faktura. Ärendetyper kan dessutom begränsas till vissa fastigheter, segment, bolag eller uppdragsgivare.
2. Delegering och tilldelning
Att rätt person hanterar rätt ärende är avgörande. Pigello stödjer både automatisk och manuell delegering:
Automatisk delegering
Baserad på användarens arbetsroll och dess koppling till specifika fastigheter
Skapar en "pool" där flera användare inom samma roll får notiser och kan acceptera ärendet
Manuell delegering
Direkt tilldelning från en användare till en annan
Kan tvingas igenom med autoaccept om så önskas
Förfrågan
Vid automatisk delegering initieras en förfrågan, mottagaren måste själv acceptera ärendet för att det ska tilldelas.
Ersättare
Om en användare är borta kan en arbetsroll tillfälligt överlåtas till en kollega. Då får ersättaren alla nya ärenden som matchar rollen. Aktiva ärenden flyttas dock inte automatiskt över.
Granskande part
En tredje part kan läggas till som enbart observatör. De får notiser men har inget ansvar att utföra ärendet.
3. Ärendets livscykel
Ett ärende går genom flera steg från start till avslut.
Statusar
Vanliga statusar inkluderar:
Pågående
Påbörjad
Pausad
Avslutad
Systemet loggar alla ändringar och visar en tydlig aktivitetslogg med datum, tid och vem som gjort vad.
Godkännandeflöden och loggar
För känsliga flöden kan du kräva godkännande vid vissa åtgärder, t.ex. ändringar eller borttagningar. Flöden kan innehålla:
Primär godkännare
Extra godkännanden
Motiveringskrav
4. Kostnader och fakturering
Pigello tillåter att du kopplar kostnader direkt till ett ärende.
Lägga till kostnader
Du kan lägga till material- och arbetskostnader baserat på artiklar, inklusive moms.
Faktureringsstatus
Alla ärenden har en faktureringsstatus som styr hur kostnader hanteras i systemet. Det finns fem möjliga statusar:
Kostnader saknas: Inga kostnader har lagts till i ärendet ännu.
Ska ej faktureras: Kostnader finns, men har markerats som interna eller ej fakturerbara.
Ska faktureras: Minst en kostnad är markerad för fakturering.
Fakturerad: Fakturaunderlag är skapat och skickat.
Inväntar ytterligare information: Ärendet väntar på ytterligare uppgifter innan faktureringen kan genomföras.
Fakturaunderlag
Ärenden med kostnader kan omvandlas till fakturaunderlag, som sedan måste attesteras innan faktura skapas.
Attestering
Attest kräver särskild behörighet och kan begränsas till vissa användare. Det går även att separera vem som skapar underlaget från den som godkänner det.
Dimensioner
Kostnader kan kopplas till fastigheter, segment eller objekt, vilket möjliggör uppföljning och rätt bokföring.
5. Kommunikation och notiser
Informationsflödet kring ärenden hanteras genom arbetsroller.
Notiser
Notiser skickas via:
Pushnotiser i systemet
E-post
En användare får bara notiser för de fastigheter de är kopplade till i sin arbetsroll. Notisinställningar gäller på rollnivå och kan inte justeras per användare.
Chatt
Varje ärende har en egen chatt där du kan kommunicera direkt med hyresgästen.
Dashboards
Användare ser en översikt (dashboard) som kan vara kopplad till deras arbetsroll. Rollens dashboard visas som standard, men användaren kan också växla till en personlig vy.
6. Exempel på ett vanligt ärendeflöde
Hyresgäst rapporterar ett trasigt element via hyresgästportalen.
Ärendet skapas automatiskt med koppling till rätt lägenhet och hyresgäst.
Systemet delegerar ärendet till teknisk förvaltning via arbetsrollen Fastighetsskötare.
En fastighetsskötare accepterar ärendet från sin ärendepool.
Skötaren åker ut, dokumenterar åtgärd i ärendet och lägger till materialkostnad.
En ekonomiansvarig får fakturaunderlaget för attest.
När ärendet är åtgärdat sätts statusen till avslutad, och hyresgästen notifieras automatiskt.
Sammanfattning
Ärendeflödet i Pigello är byggt för att vara flexibelt, spårbart och effektivt.
Genom att kombinera behörighetsgrupper (vad användaren får göra) och arbetsroller (vad användaren får höra) kan du skapa en tydlig och säker hantering av ärenden, från första rapport till avslutad insats, inklusive delegering, kostnadshantering och kommunikation.