Protokoll är en central del av besiktningsflödet i Pigello. Genom att anpassa inställningarna för protokoll kan du säkerställa att rätt information visas för rätt typ av besiktning – och att dokumentationen alltid håller en professionell standard.
Vad är ett protokoll?
När en besiktning genomförs i Pigello genereras ett protokoll. Det fungerar som den slutliga dokumentationen och innehåller all relevant information som registrerats under besiktningen – från objektuppgifter och komponentskick till avvikelser och åtgärdsförslag.
Var hittar du protokollinställningarna?
Protokollinställningarna i Pigello ligger under Inställningar → Modulinställningar → Teknisk Förvaltning → Besiktningar → Protokollinställningar. Sidhuvudet i den delen heter Besiktningar, och syskonsidorna heter Besiktningstyper och Egna fält. Du kan också skapa en protokollinställning medan du konfigurerar en besiktningstyp: på steget Innehåll i besiktningen finns en knapp bredvid fältet på kortet Protokollinställningar. Ser du inte menyvalet saknar din behörighetsgrupp visningsrätt på besiktningstyper, och då ritas posten inte alls.
Varför använda protokollinställningar?
Protokollinställningar styr vilken information som ska visas i de färdiga protokollen. En protokollinställning i Pigello kopplas alltid till en besiktningstyp, så den ger flexibilitet mellan olika besiktningstyper — till exempel mellan en avflyttningsbesiktning och en förbesiktning. Ronderingar går inte att ställa in här, eftersom en rondering inte har något fält för protokollinställning. Skillnaden är principiell: besiktningens protokoll skapar Pigello själv som en PDF, medan rondens protokoll är en PDF som du laddar upp på ronden.
Så här fungerar inställningarna:
När du skapar eller redigerar en protokollinställning kan du:
Ange Namn på inställningen – det är det enda obligatoriska fältet, och det är namnet du känner igen inställningen på när du kopplar den till en besiktningstyp.
Bestämma vilken information som ska visas:
Objektinformation (fastighet, lägenhet, lokal osv.)
Komponentskick
Avvikelser
Åtgärdsansvarig
Bilder (kopplade till avvikelser eller noteringar)
Checklistor
Beskrivningar och åtgärdsförslag
Lägga till logotyp och bilagor – för att anpassa protokollet visuellt och innehållsmässigt.
Vilka val finns i en protokollinställning?
Punkterna ovan är en sammanfattning. På skärmen är kryssvalen för vad som ska visas tretton, och de börjar alla med ordet Visa: Visa information om objekt, Visa information om parter på besiktningen, Visa komponentskick, Visa avvikelser, Visa noteringar, Visa beskrivningar på avvikelser, Visa åtgärdsförslag på avvikelser, Visa åtgärdsansvarig, Visa bilder kopplade till avvikelser, Visa bilder kopplade till noteringar, Visa checklistor, Visa komponenter utan avvikelser/noteringar och Visa utförare. Den bilaga du kan lägga till i en protokollinställning måste vara en PDF-fil. Signering hör inte hit: om protokollet ska signeras bestämmer du på besiktningstypen, inte i protokollinställningen.
Exempel på användning:
En avflyttningsbesiktning kan visa information om objekt, avvikelser och bilder.
En förbesiktning kanske istället fokuserar på komponentskick och checklista, utan krav på åtgärdsförslag.
En intern avcheckning kan göras mer minimalistisk, där endast de punkter som är relevanta för personalen syns.
Fördelar:
Säkerställer att rätt information alltid finns med i protokollen.
Anpassningsbart för olika syften och målgrupper.
Ger en tydlig och professionell dokumentation som kan delas med hyresgäster, entreprenörer eller internt.
Protokollinställningar hänger tätt ihop med besiktningstyperna – varje typ kan kopplas till ett protokoll, vilket gör att rätt mall alltid används beroende på situation
Vad händer om besiktningstypen saknar protokollinställning?
Kopplingen mellan besiktningstyp och protokollinställning är frivillig i Pigello. Saknar besiktningstypen en protokollinställning tas allt med i besiktningsprotokollet. En protokollinställning används alltså för att dölja delar av protokollet, inte för att få fram dem. Två av valen speglar det: Visa komponenter utan avvikelser/noteringar och Visa utförare är påslagna från början, precis som protokollet ser ut utan inställning. Vill du ha med allt behöver du därför ingen protokollinställning alls.
Genom att arbeta med protokollinställningar får organisationen full kontroll över hur besiktningsresultat presenteras och kommuniceras. Detta skapar en enhetlig dokumentation och stärker både den interna effektiviteten och kommunikationen med hyresgäster.