I Pigello kan du skapa egna besiktningstyper för att anpassa systemet efter dina arbetssätt. På så sätt kan du hantera allt från inflyttnings- och avflyttningsbesiktningar till specialflöden för exempelvis lokaler eller komponentkontroller.
Gå till Besiktningstyper
Du går till besiktningstyperna genom att klicka på Inställningar → Modulinställningar → Teknisk Förvaltning → Besiktningar. Ser du inte menyvalet saknar din behörighetsgrupp visningsrätt på besiktningstyper, och då ritas posten inte alls.
Du landar direkt på sidan Besiktningstyper i vänstermenyn.
Här ser du en lista över befintliga typer och kan skapa nya via knappen Skapa.
Skapa ny besiktningstyp
När du skapar en ny besiktningstyp anger du ett namn på inställningen.
Namnet används som titel i systemet (t.ex. Förbesiktning bostad).
Klicka på Fortsätt för att skapa ett utkast.
Besiktningstypen öppnas nu i konfigurationsflödet.
Grundinställningar
Under Grundinställningar ställer du in hur besiktningen ska hanteras.
Inställning aktiv: Slå på/av om besiktningstypen ska vara tillgänglig.
Skapande av besiktning:
Manuellt: användaren skapar själv besiktningen.
Automatiskt vid uppsägning av avtal: det är det enda automatiska alternativet i Pigello, och det heter precis så. Väljer du det fälls två obligatoriska fält ut — vilken avtalsuppsägningsinställning besiktningen ska utgå från, och vilka hyresgäster som ska kopplas till besiktningen: tidigare, blivande eller alla.
Avgränsningar: Välj vilka fastigheter besiktningen ska gälla för.
Begränsa till objektskategorier: kortet innehåller fem grupper — Gäller för lägenhetskategorier, Gäller för bostadsrättskategorier, Gäller för fordonsplatskategorier, Gäller för lokalkategorier och Gäller för utomhussektionskategorier. Förråd är ingen egen grupp. Lämnar du en grupp utan vald kategori begränsas inte den objekttypen; väljer du kategorier gäller besiktningstypen bara objekt i dem.
Generering av besiktningsnummer: Lägg till prefix, datumstämpel och bestäm nummerformat (t.ex. A-1, A-2 …).
Fakturering: Aktivera om kostnader för besiktningen ska kunna faktureras.
Varför skapades ingen besiktning vid uppsägningen?
En besiktning som ska skapas automatiskt vid uppsägning av avtal uteblir tyst om något av villkoren inte är uppfyllt — Pigello visar inget felmeddelande, det händer bara ingenting. Gå igenom villkoren i den här ordningen:
Fastighetens uppsägningskonfiguration måste ha den här besiktningstypen kopplad till sig. Det är en egen koppling på fastigheten, vid sidan av den avtalsuppsägningsinställning du valde på besiktningstypen under Grundinställningar — den behöver alltså finnas på båda hållen.
Besiktningstypen måste vara aktiv, alltså ha Inställning aktiv påslagen.
Avtalet måste ha en uppsägningstid ifylld.
Utflyttsdatumet måste ligga i framtiden.
Avtalet får varken vara arkiverat eller ligga i omförhandling.
Objektet måste vara tillåtet enligt besiktningstypens objektskategorier.
Objektet får inte redan ha en pågående besiktning. En besiktning räknas som pågående så länge den varken är Avslutad eller Annullerad.
Stämmer allt detta skapas besiktningen. Kontrollera resultatet på objektets flik Besiktningar i Pigello — ligger det ingen ny besiktning där är något av villkoren ovan inte uppfyllt.
Innehåll i besiktningen
Under Innehåll i besiktningen bestämmer du vad som ska kontrolleras och dokumenteras.
Besiktningsmoment: Välj om utrymmen och komponenter ska kontrolleras eller inte.
Checklistor:
Skapa en ny checklista och lägg till fält (t.ex. ”Är lägenheten städad?”, ”Antal återlämnade nycklar”).
Fält kan vara olika typer: text, Ja/Nej, nummer etc.
Protokollinställningar: Välj om hyresgästen ska kunna se protokollet i Mina Sidor.
Signering av protokoll: Bestäm om protokollet ska signeras digitalt.
Åtgärdsförslag vid avvikelser: Lägg till standardåtgärder (t.ex. ”Måla vägg”, ”Byta trasig toalett”).
Behöver jag en protokollinställning för att få ut ett protokoll?
Nej. Kortet Protokollinställningar på besiktningstypen i Pigello innehåller två skilda saker. Det ena är valet Protokoll synligt för hyresgäst eller Protokoll ej synligt för hyresgäst, som styr om hyresgästen får läsa protokollet på Mina Sidor. Det andra är fältet där du kopplar en protokollinställning, och den kopplingen är frivillig. Saknar besiktningstypen en protokollinställning tas allt med i protokollet. En protokollinställning används alltså för att dölja delar av protokollet, inte för att få fram dem — vill du ha med allt behöver du ingen.
Delegering av besiktning
Under Delegering av besiktning styrs vem som ansvarar för besiktningen.
Bokningsansvarig: Personen planerar besiktningen.
Utförare: Personen utför själva besiktningen.
Automatisk delegering:
Kan kopplas till en specifik användare eller arbetsroll (t.ex. fastighetsskötare).
Ställ in fallback-regler så att uppdrag går vidare om ingen accepterar.
Möjligt att lägga till tidsstyrning (t.ex. flytta vidare efter 3 dagar).
Sammanfattning
När alla inställningar är gjorda visas en sammanfattning av besiktningstypen.
Kontrollera inställningarna.
Klicka på Avsluta. Knappen Spara visas bara när du har osparade ändringar; läser du bara igenom sammanfattningen heter knappen Fortsätt på stegen och Avsluta på det sista. Att spara aktiverar inte besiktningstypen: aktiveringen är fältet Inställning aktiv under Grundinställningar, och en ny besiktningstyp i Pigello är aktiv från början. Vill du att typen inte ska kunna väljas är det Inställning aktiv du stänger av.
Resultat
Den nya besiktningstypen är nu klar att användas. Vid skapande av besiktningar kan du välja den nya typen, och alla konfigurationer (checklistor, protokoll, delegering) följer automatiskt med.