Medan behörighetsgrupper styr vad en användare kan göra i Pigello, används arbetsroller för att styra vad användaren får höra – det vill säga vilka notiser, ärenden och översikter de får ta del av. Arbetsroller är ett verktyg för att organisera informationsflödet och säkerställa att rätt medarbetare får rätt information vid rätt tillfälle.
I denna artikel går vi igenom hur arbetsroller fungerar, hur de kopplas till användare och fastigheter, och hur de kan användas för att effektivisera kommunikation och ansvarsfördelning i systemet.
Vad är syftet med en arbetsroll?
Arbetsroller knyter ihop grupper av användare med specifika typer av systeminformation. Syftet är att:
Automatisera informationsflöden och notiser.
Tydligt styra vem som ska bli informerad om vad.
Minska onödig information för användare som inte behöver den.
Spegla olika yrkesroller i fastighetsförvaltningen, t.ex. "Hyresadministratör" eller "Fastighetsskötare".
En användare kan tillhöra flera arbetsroller samtidigt – men endast en behörighetsgrupp.
Hur fungerar arbetsroller i praktiken?
1. Koppling till användare
Arbetsroller tilldelas direkt till användare antingen via deras användarprofil eller från arbetsrollens inställningar. En användare kan tillhöra flera olika arbetsroller beroende på sina uppgifter.
2. Koppling till fastigheter
Det går att ange exakt vilka fastigheter varje användare inom en arbetsroll ska ha koppling till. Detta är avgörande eftersom användaren bara får notiser för fastigheter de har åtkomst till via segment.
3. Tidsstyrning
Arbetsroller kan pausas eller tidsbegränsas. Det är användbart vid exempelvis semestrar eller tillfälliga uppdrag. Då kan en annan användare tillfälligt ta över rollen.
Vad styrs av en arbetsroll?
Notiser
Arbetsroller styr vilka notiser en användare får. Det kan vara systemnotiser, e-post, och framöver även SMS. Dessa inställningar gäller på rollnivå, inte individuellt per användare. Vill en person ha andra notiser krävs en separat arbetsroll.
Dashboards
Roller kan ha specifika dashboards kopplade till sig. Alla användare i rollen får samma dashboard som förvald vy. Användare kan dock byta till en personlig dashboard vid behov.
Ärendehantering och delegering
I teknisk förvaltning kan ärenden automatiskt delegeras till rätt arbetsroller. Flera användare inom samma roll kan se och ta ansvar för inkommande ärenden, vilket fungerar som en ärendepool. Automatisk delegering sker dagligen.
Ersättare
Vid tillfällig frånvaro kan en arbetsroll tillfälligt flyttas till en annan användare. Den nya användaren behöver dock också ha åtkomst till relevanta fastigheter för att kunna få notiser. Observera att redan aktiva ärenden inte flyttas över automatiskt.
Sammanfattning
Arbetsroller i Pigello är ett centralt verktyg för att styra vem som får ta del av vilken information. De möjliggör effektiv kommunikation, rättvis arbetsfördelning och tydliga ansvarsområden – helt utan att påverka användarens faktiska systemrättigheter, som styrs av behörighetsgrupper. Genom att använda arbetsroller smart kan fastighetsorganisationer optimera sina arbetsflöden och säkerställa att ingen viktig information faller mellan stolarna.