Standarduppsättningar i Pigello – dvs. standardbeskrivningar och standardåtgärder – är inte bara en konfiguration i kontrollcentret, utan används aktivt i det dagliga arbetet med ärenden. De hjälper användare att skapa, hantera och avsluta ärenden på ett mer effektivt och enhetligt sätt.
När används standardbeskrivningar?
Standardbeskrivningar används vid skapande av nya ärenden.
När du startar ett nytt ärende kan du välja en färdig beskrivning.
Titel och beskrivning fylls då i automatiskt utifrån den mall du valt.
Användaren kan sedan komplettera med mer detaljer om situationen.
Exempel:
En hyresgäst felanmäler ”Trasigt fönster”.
Du väljer standardbeskrivningen Trasigt fönster (FÖNSTER).
Ärendet får automatiskt titel ”Trasigt fönster” och beskrivning ”Fönstret har spruckit.”.
Detta sparar tid och säkerställer att samma typ av ärenden alltid beskrivs på samma sätt.
När används standardåtgärder?
Standardåtgärder används när ett ärende ska åtgärdas.
När du dokumenterar en utförd åtgärd kan du välja en standardåtgärd istället för att skriva in allt manuellt
Den fördefinierade texten beskriver vad som gjorts och kan även markera kostnader som ska debiteras hyresgäst eller kund.
Exempel:
Ärendet ”Trasigt fönster” ska åtgärdas.
Du väljer standardåtgärden Laga fönster (FÖNSTER).
Systemet fyller automatiskt i ”Ta bort trasigt fönster, sätt in nytt fönster.”.
Kombination av beskrivningar och åtgärder
Ett ärende kan alltså få:
En standardbeskrivning vid skapande (Vad som har hänt).
En eller flera standardåtgärder vid utförande (vad som görs åt det).
Tillsammans skapar detta en komplett och enhetlig dokumentation - från rapportering till åtgärd.
Fördelar i ärendeflödet
Tydligare kommunikation mellan hyresgäst, förvaltare och utförare.
Snabbare handläggning då mycket information redan är förifylld.
Minskad risk för fel eftersom alla använder samma formuleringar.
Lättare uppföljning genom enhetliga beskrivningar och åtgärder i statistiken.
Tips: Standarduppsättningar kan hela tiden uppdateras i kontrollcentret. Lägg till nya mallar allt eftersom nya typer av ärenden uppstår, så att arbetsflödena blir ännu smidigare.