En steg för steg guide på hur du skapar ett ärende för Teknisk förvaltning (TF webb)
Att skapa ett ärende i Pigello är en viktig del av det dagliga arbetet inom teknisk förvaltning. Ärenden används för att registrera fel, uppgifter eller andra händelser som behöver hanteras – och processen är både flexibel och enkel att använda.
Här går vi igenom hur du skapar ett ärende, vad du behöver tänka på, och hur systemet hjälper dig att få rätt information på plats.
1. Välj hur du vill skapa ärendet
Det finns flera sätt att skapa ett ärende beroende på situation och arbetsflöde:
Direkt via ärenden under modulen Teknisk förvaltning.
Via hyresgästvyn – om du skapar ärendet åt en hyresgäst, fylls viss information i automatiskt.
Från ett objekt, till exempel en lägenhet, lokal eller fordonsplats.
Via Pigellos mobilapp.
2. Välj ärendetyp eller underkategori
För att gå vidare måste du välja en ärendetyp eller underkategori till en ärendetyp. Det styr hur formuläret ser ut och vilka fält som ska fyllas i.
Ärendetyperna kan anpassas efter er organisation, med egna namn och inställningar.
Vissa inställningar ärvs från en huvudkategori, men kan justeras per underkategori vid behov.
Det går inte att skapa ett ärende utan att först välja vilken typ av ärende.
3. Fyll i ärendeformuläret
Formuläret kan innehålla olika fält beroende på ärendetyp. Vanliga exempel är:
Bilder, filmer, kontaktperson, information om tillträde eller husdjur.
Fält kan vara frivilliga, obligatoriska eller dolda – beroende på hur de är konfigurerade.
Om du lägger till filer, kom ihåg att markera vilka som faktiskt ska kopplas till ärendet. Det sker inte automatiskt.
Systemet tilldelar automatiskt ett unikt ärendenummer när du sparar.
4. Ange parter och prioritet
Alla ärenden har två parter:
Skapande part – den som registrerar ärendet.
Rapporterande part – den person som ärendet gäller och som bör kontaktas.
Om en hyresgäst skapar ärendet själv är de både skapare och rapportör. Om du som förvaltare registrerar ärendet, är du skapare och hyresgästen rapportör.
Du kan även:
Ange en tillfällig kontaktperson om den ordinarie inte är tillgänglig.
Ställa in ärendets prioritet (akut, hög, medel, låg). Hyresgäster kan inte sätta prioritet själva – det görs av systemanvändare.
5. Koppla ärendet till rätt objekt
Vissa ärendetyper kräver att du kopplar ärendet till ett specifikt objekt – till exempel en lägenhet, lokal eller avi.
Om objektskoppling krävs måste du välja ett objekt innan du kan spara ärendet.
Ärendetyper kan också vara avgränsade till vissa fastigheter, segment eller uppdragsgivare. Det innebär att användare bara ser de alternativ de har tillgång till.
Om ärendet gäller garanti måste du själv markera det. Systemet avgör inte detta automatiskt.
6. Delegering
Här bestämmer du hur ärendet ska delegeras, hanteras och följas upp enligt organisationens rutiner.
Automatisk delegering innebär att ärendet skickas vidare till en viss arbetsroll, specifik användare eller extern part baserat på era inställningar.
Manuell delegering används när du vet exakt vem som ska hantera ärendet. Du kan också välja att tilldela ärendet till dig själv.
Du kan även lägga in ett datum för planerat utförande.
När allt är klart
När formuläret är ifyllt och eventuella kopplingar är gjorda kan du spara ärendet.
Sammanfattning
Att skapa ett ärende i Pigello är enkelt men flexibelt. Genom att välja rätt ärendetyp, fylla i relevant information och koppla det till rätt objekt skapar du en tydlig grund för fortsatt hantering. Det ger bättre översikt, sparar tid och säkerställer att inget faller mellan stolarna.