För att kunna skicka och ta emot e-fakturor på ett säkert och automatiserat sätt används nätverket Peppol och identifieraren GLN. Här går vi igenom hur de fungerar och hur hyresgästen går tillväga för att ansluta sig.
Vad är Peppol och Peppol-ID?
Peppol är ett internationellt nätverk för digital fakturering. För att en faktura ska hitta rätt i nätverket behöver mottagaren en unik adress – ett så kallat Peppol-ID.
I Sverige baseras ett Peppol-ID på en landskod (prefix) följt av en unik identifierare. I Pigello finns stöd för de två vanligaste standarderna:
Organisationsnummer (Prefix 0007): Det vanligaste alternativet i Sverige. Mottagarens ID blir då exempelvis
0007:5566778899.GLN (Prefix 0088): Används ofta av större bolag eller offentlig sektor som behöver peka ut en specifik underenhet eller fastighet. Mottagarens ID blir då exempelvis
0088:7350000000000.
Vad är GLN?
GLN (Global Location Number) är en internationell kod på 13 siffror. Om en hyresgäst väljer att använda GLN istället för sitt organisationsnummer som adress i Peppol, beror det oftast på att de vill att fakturan ska sorteras automatiskt till en specifik avdelning eller plats i deras interna system.
Hur skaffar hyresgästen det som behövs?
Om en bolagshyresgäst vill börja ta emot e-fakturor behöver de genomföra följande steg:
1. Välj identifierare (Organisationsnummer eller GLN)
Hyresgästen bestämmer själv om de vill använda sitt organisationsnummer eller ett GLN som sin adress i Peppol-nätverket.
Om de väljer GLN: De måste först ansöka om detta hos GS1 Sweden (gs1.se). GS1 har ensamrätt på att dela ut dessa för att garantera att numret är unikt i hela världen.
Om de väljer organisationsnummer: De behöver inte beställa något extra nummer, utan använder sitt befintliga nummer med prefixet
0007.
2. Anslut till Peppol-nätverket
Identifieraren (GLN eller org.nr) är bara en adress; hyresgästen behöver också en "brevlåda" för att ta emot fakturorna.
Via sitt affärssystem: Hyresgästen aktiverar Peppol-tjänsten direkt i sitt bokföringssystem (t.ex. Fortnox eller Visma). Där ställer de in om det är sitt GLN eller sitt organisationsnummer de vill vara nåbara på.
Via en operatör: De kan även anlita en e-fakturaoperatör (t.ex. Pagero eller InExchange) som tar emot fakturorna åt dem.
3. Kontrollera sökbarhet
När hyresgästen är ansluten registreras de i Peppol Directory. Det är först när de är sökbara där som du i Pigello kan ställa in "E-faktura (Peppol)" på deras profil och påbörja utskicken.
Redo att börja skicka?
När din hyresgäst har registrerat sig och meddelat sitt Peppol-ID är det dags att ställa in detta i Pigello.