I Pigello används taggar för att märka, gruppera och organisera objekt i systemet. Med hjälp av taggar kan du strukturera data, filtrera fram rätt objekt och styra vissa funktioner mot en utvald grupp – utan att behöva bygga om själva objekten.
En tagg är en etikett som du själv skapar och lägger på ett objekt. Du kan skapa hur många taggar du vill, färgkoda dem och välja vilka objektstyper de får användas på. Ett objekt kan ha flera taggar samtidigt.
Varför använda taggar?
Taggar är ett flexibelt verktyg som gör att du kan:
Filtrera objekt – snabbt hitta och sortera objekt utifrån vilka taggar de har.
Kategorisera data – dela in objekt i grupper efter till exempel status, typ, område eller prioritet.
Styra funktioner – vissa funktioner i Pigello kan konfigureras att endast köras mot objekt med en viss tagg, eller att uttryckligen exkludera objekt med en viss tagg.
Öka översikten – gör listor och rapporter mer överskådliga genom att visuellt markera viktiga objekt med färg.
Exempel på användning
Taggar kan användas på de flesta objektstyper i Pigello. Här är några exempel på hur taggar kan hjälpa i det dagliga arbetet:
Lägenheter – tagga alla studentbostäder med taggen Studentbostad för att snabbt kunna filtrera fram och rapportera på just den delen av beståndet.
Byggnader – gruppera byggnader efter område, förvaltningsansvarig eller ägare med taggar som Södra beståndet eller Externt förvaltat.
Fastigheter – märk fastigheter med taggar som Nybyggnation eller Under renovering för att särskilja dem i översikter och rapporter.
Lokaler – använd taggar som Kontor, Butik eller Lager för att kategorisera lokalbeståndet utöver den vanliga objektstypen.
Avtal – märk hyresavtal med taggen Grönt avtal för att följa upp hållbarhetsmål, eller med Tillägg tvättmaskin för att hålla ordning på avtal med särskilda tillägg.
Ärenden – tagga ärenden med Akut eller Garanti för att prioritera och sortera bland pågående arbeten.
Parkeringsplatser och förråd – tagga med Elbilsladdning respektive Klimatstyrt för att snabbt hitta objekt med särskilda egenskaper.
Exemplen ovan är inte fasta kategorier – du skapar själv taggar utifrån vad som är relevant för din organisation. När du skapar en tagg kan du också begränsa den till de objektstyper där den är tänkt att användas, så att listan över valbara taggar hålls kort och relevant på varje objekt.
Skapa en tagg
Taggar administreras centralt och skapas i Inställningar.
Gå till Inställningar och välj Taggar under Globala konfigurationer.
Klicka på Lägg till uppe i högra hörnet.
Fyll i uppgifterna i dialogrutan och klicka på Spara.
Om du ska skapa flera taggar i rad kan du aktivera Skapa fler – då stannar dialogrutan kvar efter att du sparat, så att du kan lägga in nästa tagg direkt.
Fälten när du skapar en tagg
Internt id – ett valfritt eget id som din organisation själv sätter, till exempel för att koppla ihop taggen med interna referenser.
Namn – det namn som visas i systemet. Obligatoriskt.
Färgkod – välj en färg som taggen ska visas med i listor och på objekt.
Begränsa till dessa typer av objekt – välj en eller flera objektstyper om taggen bara ska kunna användas på vissa objekt (till exempel enbart på lägenheter). Lämnar du fältet tomt kan taggen användas på alla objektstyper som stödjer taggar.
Tilldela en tagg till ett objekt
När du har skapat en tagg kan du sätta den på ett objekt så här:
Öppna objektet.
Klicka på taggikonen uppe till höger, bredvid Hantera-knappen.
Sök fram och klicka på den tagg du vill lägga till. Bara taggar som är tillåtna för objektets typ visas i listan.
Upprepa om du vill lägga till fler taggar på samma objekt.
Tilldelade taggar visas som färgade etiketter i objektets övre kant.
Vissa objekt går inte att öppna i en egen översiktsvy – till exempel hyresartiklar. För dessa tilldelas taggar i stället direkt från tabellraden via kolumnen Taggar. Klicka på fältet i raden (till exempel Inga taggar eller en befintlig tagg), sök fram önskad tagg och välj den i listan.
Ställ in tidsintervall för en tagg
När du sätter en tagg på ett objekt kan du också styra under vilken tid taggen ska vara aktiv. Detta gör du via Redigera tidsintervall i taggens meny. Du har tre alternativ:
Tillsvidare – taggen är aktiv från ett angivet startdatum och tillsvidare. Du anger ett startdatum.
Tidsintervall – taggen är aktiv under en avgränsad period. Du anger både start- och slutdatum.
Inget tidsintervall – taggen är aktiv tillsvidare, utan något specifikt datum. Detta är standardvalet.
Tidsintervallet gör att du kan använda taggar för tillfälliga märkningar, exempelvis under en kampanj eller ett projekt, utan att behöva komma ihåg att ta bort dem manuellt när perioden är slut.
Redigera eller ta bort en tagg från ett objekt
För att ändra eller ta bort en tagg som ligger på ett objekt:
Klicka på de tre prickarna på själva taggetiketten uppe på objektet.
Välj Redigera tidsintervall för att ändra när taggen ska vara aktiv, eller Ta bort tagg för att lyfta bort taggen från objektet.
Att ta bort en tagg från ett objekt påverkar inte själva taggen – den finns kvar och kan användas på andra objekt.
Var taggarna syns
Taggar syns på flera ställen i systemet:
Direkt på objektet, som färgade etiketter i övre kanten.
I listvyer där objekten visas, så att du snabbt kan se vilka objekt som är taggade.
I vissa rapporter, där taggar kan användas för att gruppera eller filtrera fram data.
Rekommendation
För bästa resultat rekommenderas att:
Skapa en tydlig struktur för hur taggar ska användas inom organisationen.
Använd konsekventa namn så att alla medarbetare förstår vad varje tagg betyder.
Utnyttja färgkodning för att göra viktiga taggar lätta att känna igen visuellt.
Begränsa taggar till relevanta objektstyper när du skapar dem, så att listan över valbara taggar hålls kort och relevant på varje objekt.
Med taggar i Pigello kan du arbeta mer effektivt, filtrera fram rätt objekt snabbare och skapa en tydligare struktur i systemet.