Vakansbokning är en funktion i Pigello som bokför intäktsbortfall för hyresobjekt som står utan avtal. Funktionen ger en korrekt bild av ekonomin och gör det möjligt att följa upp hyresförluster över tid.
Hur sätter du vakanshyra?
Vakanshyran definieras av de debiteringsrader från objektet eller det senaste avtalet som är konfigurerade för vakansbokning. Objekt som ska vakansbokas måste ha debiteringsrader kopplade till artiklar med aktiverade vakansinställningar. Inställningen görs på artikelnivå genom att aktivera att artikeln ska vakansbokas och mot vilka konton. På detta sätt skapas bokföring för vakanser på korrekta konton. När artikeln används på ett objekt eller avtal sätts en vakanshyra automatiskt.
Inkludera på vakansavtal – debiteringsrader från objekt eller avtal inkluderas på vakansavtalet.
Bokför vakansrader – skapar bokföring för vakansrader med denna artikel.
Vilka hyresobjekt omfattas?
Vakansbokning kan aktiveras för följande objektstyper:
Lägenheter
Lokaler
Parkeringsplatser
Utomhussektioner
Du väljer vilka objektstyper som ska ingå i inställningen. Det går även att exkludera specifika objekt med hjälp av taggar, exempelvis för objekt som medvetet hålls tomma under renovering.
Så fungerar automatisk vakansbokning
Ett vakansavtal skapas när ett objekt blir kommande vakant, det vill säga när ett slutdatum sätts på det nuvarande avtalet.
Vakansavtalet får startdatum dagen efter det nuvarande avtalets slutdatum.
När ett nytt avtal signeras på det vakanta objektet sätts vakansavtalets slutdatum automatiskt till dagen innan det nya avtalets startdatum.
Vakansavtalet skapas med debiteringsrader från objekt och tidigare avtal som är konfigurerade att inkluderas.
Automatiskt skapade vakansavtal tar inte hänsyn till manuellt skapade vakansavtal. Eventuella överlappningar kan kontrolleras via en dedikerad funktion i vakansavtalslistan.
Följande kan konfigureras:
Internt ID - Namn på inställningen
Genereringsdag i månaden – Anger vilken dag i månaden vakansunderlaget skapas.
Antal månader efter vakant period som underlag genereras – Anger hur många månader efter den vakanta perioden som vakansunderlaget skapas.
När ett nytt hyresavtal tecknas för objektet säger systemet automatiskt upp vakansbokningen.
Motkonto och Redovisningskonto vad gäller Momsade/ej momsade objekt
Vakansbokning används för att visa intäkter som om ett objekt var fullt uthyrd – utan att påverka resultatet.
För att detta ska fungera bokförs ett motkonto i debet, som neutraliserar intäkten som bokförs i kredit.
Det finns två separata inställningar:
ett för momsad vakans
ett för ej momsad vakans
Detta behövs eftersom vissa artiklar kan ha olika moms beroende på situation.
Om artikeln inte är dynamisk (dvs. momsen styrs automatiskt av avtalet), kan du använda samma konto i båda fälten.
Som standard bokförs vakansintäkten på samma konto som den vanliga artikeln.
Men du kan välja att skriva över kontot.
Det innebär att du kan:
styra vakansintäkter till ett separat konto
skilja på verkliga intäkter och vakansintäkter i rapporteringen
Varför använda vakansbokning?
Ekonomisk uppföljning – Ger en tydlig bild av hyresbortfallet. Vakanserna bokförs på ett separat konto, exempelvis för hyresförluster, och syns i rapporter.
Transparent rapportering – Vakanserna syns i hyreslistor och ekonomirapporter, vilket underlättar uppföljning av uthyrningsgrad.
Observera: Vakansunderlaget behöver attesteras och bokföras, precis som ordinarie avier.
Exempel – Vakansbokning i praktiken
I det här exemplet är Antal månader efter vakant period som underlag genereras satt till 1 och genereringsdagen till den 1:a. Lägenhet 1001 har en bashyra på 8 000 kr/mån. Hyresgästen flyttar ut den 28 februari och inget nytt avtal är tecknat.
Mars: Lägenheten står tom. Inget underlag skapas ännu – inställningen gör att underlaget genereras 1 månad efter den vakanta perioden.
1 april: Pigello kör den automatiska vakansgenereringen och skapar ett vakansunderlag för mars. 8 000 kr bokförs på vakanskontot för mars.
1 maj: Lägenheten har varit vakant även i april. Pigello genererar ett vakansunderlag för april. Ytterligare 8 000 kr bokförs. I rapporterna syns nu totalt 16 000 kr i intäktsbortfall fördelat på mars och april.
15 maj: Ett nytt hyresavtal tecknas med inflyttning den 1 juni. Pigello säger automatiskt upp vakansbokningen. Från och med juni bokförs den ordinarie hyran igen och lägenheten försvinner från vakanslistan.
Resultatet är en tydlig ekonomisk historik där hyresbortfallet är bokfört och spårbart i rapporterna.
Automatisk och manuell vakansbokning
Typ | Beskrivning |
Automatisk | Systemet skapar vakansbokningar baserat på dina inställningar. Vakansunderlaget genereras och avslutas automatiskt. |
Manuell | Du väljer själv vilka objekt och perioder som ska vakansbokas. |