Ibland förändras användningen, upplåtelseformen eller utformningen av ett objekt. En lokal kan byggas om till en lägenhet, en hyresrätt kan ombildas till bostadsrätt eller ett befintligt objekt kan av andra skäl behöva registreras som en annan objekttyp. Det kan också handla om att två eller flera befintliga objekt slås ihop, exempelvis när två lägenheter byggs samman till en större lägenhet eller när flera objekt slås ihop och blir en lokal. På samma sätt kan ett befintligt objekt delas upp i flera nya objekt.
​

I Pigello går det inte att ändra objekttyp på ett redan befintligt objekt. I stället behöver du skapa ett nytt objekt med rätt objekttyp och behålla det tidigare objektet för historik.
​

Det är viktigt att hantera omvandlingen på rätt sätt. Annars riskerar det gamla och nya objektet att räknas parallellt i exempelvis rapporter, vakans, area och annan statistik.

Ett objekt kan över tid samla på sig mycket historik. Det kan exempelvis finnas tidigare avtal, debiteringar och annan information som är kopplad till objektet.

Om du raderar objektet riskerar även historisk information som är kopplad till objektet att försvinna, exempelvis tidigare avtal, debiteringar och annan objektsrelaterad historik.
​
Grundprincipen är därför:
​

Gammalt objekt → behålls för historik
​Nytt objekt → används för all framtida hantering
​

På så sätt skapas också en tydlig brytpunkt mellan den gamla och den nya användningen.

När det nya objektet har skapats är det viktigt att det gamla objektet inte fortsätter påverka den aktuella förvaltningen. Det finns därför ett antal saker du bör gå igenom.
​

Eftersom objektet ligger kvar i Pigello bör det vara enkelt för andra användare att förstå att det inte längre är ett aktivt objekt.

Du kan exempelvis ändra namnet till:

XXXX- Omvandlad

eller

XXX – Gammalt objekt
​

Komplettera gärna detta med en tagg, exempelvis:

En tydlig struktur blir särskilt viktig över tid. En ny användare ska inte behöva känna till objektets historia för att förstå vilket objekt som ska användas.
​

Taggar är också användbara för att skilja gamla objekt från den aktiva förvaltningen. Genom att tagga det gamla objektet kan det exempelvis exkluderas från vakansbokningsinställningar, så att systemet inte behandlar det historiska objektet som en aktuell vakans som ska bokas.

Kontrollera samtliga registrerade areor på det gamla objektet och sätt dessa till 0.

De aktuella areorna registreras i stället på det eller de nya objekten. Det här är viktigt för att inte få dubbla areor i rapporteringen. Den historiska lokalen finns fortfarande kvar, men den aktuella arean ligger på de objekt som faktiskt används.
​

Kontrollera även vilka debiteringsrader som finns kopplade till tidigare avtal eller objektet och se till att de avslutas vid rätt tidpunkt. Det gamla objektet ska inte fortsätta generera debiteringar efter att det har ersatts av det nya objektet. Kontrollera att slutdatumen stämmer med när den gamla hanteringen faktiskt ska upphöra.

När det gamla objektet har hanterats skapar du det nya objektet med korrekt objekttyp. Registrera därefter den information som ska gälla framåt, exempelvis korrekt area och övriga objektsuppgifter. Nya avtal och framtida debiteringar ska därefter kopplas till det nya objektet.

När omvandlingen är genomförd rekommenderar vi att du gör en sista kontroll av helheten.

Kontrollera framför allt att det gamla objektet är tydligt markerat och inte längre används för nya avtal eller debiteringar, att samtliga gamla debiteringsrader har rätt slutdatum, att areorna endast ligger på de nya aktiva objekten och att det gamla objektet är exkluderat från vakanshantering där det behövs. Titta även på relevanta rapporter efter förändringen. På så sätt kan du säkerställa att det gamla och nya objektet inte räknas parallellt.

Tips: Skapa gärna en gemensam intern rutin för hur omvandlade objekt namnges och taggas. Om alla historiska objekt exempelvis får samma tagg blir det betydligt enklare att filtrera och förstå beståndet även flera år senare.