En uppsägning för en hyresgäst med skyddad identitet görs i Pigello i det vanliga uppsägningsflödet på avtalet. Det som skiljer är hyresgästposten: en hyresgäst med skyddad identitet bär en pseudonym i alla vanliga fält, och de riktiga uppgifterna ligger i en separat post som bara den med rätt behörighet kommer åt. Nedan står vad pseudonymen innebär för avtalet och avin, hur du lägger in en skyddad identitet, och hur du säger upp avtalet.
Så fungerar skyddad identitet i Pigello
Skyddad identitet i Pigello innebär att hyresgästposten delas i två. Hyresgästen behåller sitt vanliga id och alla sina avtal, men namn, personnummer och adresser i hyresgästposten byts mot en pseudonym som du själv skriver in. De riktiga uppgifterna flyttas till en separat post av typen Skyddad identitet, som hänger på hyresgästen.
Nio uppgifter flyttas till den skyddade identiteten och ersätts av pseudonymen i hyresgästposten: Förnamn, Efternamn, Telefonnummer, E-post, Personnummer, Födelsedatum, Nuvarande folkbokföringsadress, Framtida adress och Tidigare adress. Pigello sätter dessutom hyresgästens fakturaadress till pseudonymens nuvarande folkbokföringsadress.
Följden för debiteringen är att aviser som Pigello skapar efter bytet adresseras till pseudonymen och pseudonymens adress, inte till de riktiga uppgifterna. Avtalet, debiteringsraderna och avtalsnumret påverkas inte — kopplingen mellan hyresgäst och avtal ligger kvar.
Så lägger du in en skyddad identitet på en hyresgäst
Du lägger in en skyddad identitet från hyresgästen i Pigello. Posten finns bara på en hyresgäst som är en privatperson, inte på en hyresgäst som är ett företag.
Gå till Meny → Moduler → Hyresgäster och öppna hyresgästen.
Klicka på Hantera och välj Skyddad identitet. Ser du inte posten saknar din roll behörigheten, se avsnittet om behörighet längre ned — posten göms helt, den visas inte som inaktiv.
Dialogen Skapa skyddad identitet till hyresgäst öppnas med två kolumner. Till vänster, under Lägg till pseudonym, skriver du in de uppgifter som ska synas i hyresgästposten. Till höger, under Ursprungliga uppgifter, står de riktiga uppgifterna som Pigello sparar undan.
Klicka på Spara. Pigello kopierar de riktiga uppgifterna till den skyddade identiteten, skriver över hyresgästposten med pseudonymen och visar notisen "Skyddad identitet tillagd".
Därefter öppnas steget Rensa identifierande uppgifter. Läs nästa avsnitt innan du går vidare. Vill du hoppa över rensningen klickar du på Hoppa över — pseudonymen är redan sparad då.
Vad rensningssteget tar bort, och varför det gäller avtalet
Rensningssteget Rensa identifierande uppgifter i Pigello tar bort eller kopplar loss de uppgifter som fortfarande kan avslöja identiteten, utöver pseudonymen. Steget är frivilligt, men det går inte att ångra: varningen i dialogen lyder "Rensningen är oåterkallelig" med texten "Pseudonymen och den skyddade identiteten kvarstår, men övriga identifierande uppgifter tas bort eller kopplas loss och går inte att återskapa."
Fem kategorier hanteras i rensningen, och en av dem rör avtalet direkt. Listan nedan är kategorierna med Pigellos egna beskrivningar och vad som händer med dem.
Personuppgifter — "Kvarvarande uppgifter utöver pseudonymen rensas, till exempel användarnamn och profilbild". Rensas.
Anteckningar & notiser — "Anteckningar skrivna av hyresgästen och notiser skickade till hyresgästen raderas". Raderas.
Signerade dokument — "Signerade avtalsdokument som visar identiteten raderas". Raderas. Det här är den kategori som rör avtalet: ett signerat avtal som ligger under fliken Avtalsdokument och visar den riktiga identiteten raderas ur Pigello. Behöver ni behålla det signerade avtalet för egen del måste ni ladda ner och arkivera det utanför Pigello innan ni rensar.
Fakturor & betalningar — "Kopplingen till fakturor och betalningar tas bort — bokföringsunderlaget behålls". Kopplas loss. Avierna finns alltså kvar i bokföringen, men de går inte längre att nå via hyresgästen.
Autogiro & inloggning — "Autogiromedgivanden och inloggningssessioner raderas". Raderas. Hyresgästens autogiro måste alltså läggas upp på nytt efter en rensning.
Vill du rensa vid ett senare tillfälle öppnar du Hantera → Skyddad identitet igen och klickar på Rensa identifierande uppgifter nere till vänster i dialogen. Pigello kräver då att du skriver in en sifferkod i bekräftelsedialogen Bekräfta rensning innan åtgärden går igenom.
Så säger du upp avtalet för en hyresgäst med skyddad identitet
Uppsägningen för en hyresgäst med skyddad identitet görs i Pigello i samma dialog som alla andra uppsägningar. Det finns inget separat uppsägningsflöde att välja, och pseudonymen påverkar inte vilka fält du fyller i.
Gå till Meny → Moduler → Avtal och välj avtalstypen, till exempel Lägenhetsavtal. Öppna avtalet.
Klicka på Hantera och välj Säg upp avtal. Posten finns bara på ett signerat avtal som är aktivt, kommande eller i varningsläge.
Fyll i Part som sade upp avtal, Anledning till uppsägning och Datum för uppsägning, och klicka på Spara uppsägning.
Två saker är värda att veta om uppsägningen i Pigello när hyresgästen har skyddad identitet. Uppsägningshandlingar och aviser som Pigello skapar efter bytet visar pseudonymen, eftersom hyresgästposten bär pseudonymen. Och har ni rensat de identifierande uppgifterna finns tidigare signerade avtalsdokument inte längre kvar under Avtalsdokument, vilket är värt att kontrollera innan ni startar en signering av uppsägningen.
Vilken behörighet som krävs för att se och lägga in en skyddad identitet
För att se eller lägga in en skyddad identitet i Pigello krävs flera inställningar på din roll samtidigt. Saknas någon av dem göms posten Skyddad identitet i menyn Hantera, och du får ingen förklaring på skärmen.
För att se en skyddad identitet krävs att rollen får se hyresgäster, att Se personlig information är påslaget och att Hantera skyddad identitet är påslaget.
För att lägga in, ändra eller ta bort en skyddad identitet krävs dessutom att rollen får redigera hyresgäster och att Hantera personlig information är påslaget.
Rollinställningarna administreras av er egen administratör i Pigello. Kontakta administratören om posten Skyddad identitet inte syns i menyn Hantera på en hyresgäst som är privatperson.
Så ser du vilka hyresgäster som har skyddad identitet
Pigello samlar alla hyresgäster med skyddad identitet i en egen lista som heter Skyddade identiteter.
Gå till Meny → Moduler → Hyresgäster.
Klicka på puffen Se skyddade identiteter i listans rubrikrad. Puffen visas bara om du får se skyddade identiteter och det finns minst en registrerad.
Klicka på en rad i listan Skyddade identiteter för att öppna hyresgästen.
På hyresgästens egen översikt i Pigello visas dessutom brickan Skyddad identitet vid namnet. Brickan visas på hyresgästen, inte i avtalslistan.
Så tar du bort en skyddad identitet och återställer de riktiga uppgifterna
Att ta bort en skyddad identitet i Pigello betyder att pseudonymen skrivs över med de riktiga uppgifterna igen. Gör så här.
Öppna hyresgästen, klicka på Hantera och välj Skyddad identitet. Dialogen heter nu Hantera skyddad identitet till hyresgäst och visar Nuvarande pseudonym till vänster och Ursprungliga uppgifter till höger.
Klicka på Återställ till ursprunglig identitet.
Pigello skriver tillbaka de nio uppgifterna på hyresgästen, tar bort den skyddade identiteten och visar notisen "Ursprunglig identitet återställd".
Observera att en återställning i Pigello inte återskapar det som rensningssteget tog bort. Anteckningar, notiser, signerade avtalsdokument, autogiromedgivanden och kopplingar till aviser som rensats är borta för gott.