När du raderar en hyresgäst i Pigello följer mer med än hyresgästkortet, och ingenting stoppar raderingen: avtal, avier och betalningar hindrar den inte, utan blir kvar utan hyresgäst. Raderingen går inte att ångra. Det du egentligen vill göra är oftast något annat – ta bort personen från ett avtal, eller anonymisera hyresgästen enligt GDPR – och båda beskrivs nedan.
Ingenting stoppar raderingen av en hyresgäst
Ingenting i Pigello stoppar raderingen av en hyresgäst som har avtal, avier eller betalningar. Pigello gör ingen förhandskontroll, och bekräftelserutan där du skriver av sifferkoden räknar inte upp vad som följer med. Raderingen går inte att ångra: det finns ingen papperskorg, och Pigello kan inte återskapa hyresgästen.
Det enda som kan stoppa en radering är väntande godkännanden i övervakningen, om er organisation har satt upp övervakning för hyresgäster. Då får du ett felmeddelande på engelska, och hyresgästen ligger kvar.
Hyresgäster går inte heller att arkivera. En hyresgäst har inget fält Arkiverad, till skillnad från lägenheter och lokaler, så för hyresgäster finns bara radering – eller anonymisering.
Detta raderas tillsammans med hyresgästen
Tillsammans med hyresgästen raderas i Pigello allt som bara hör till personen:
Kopplingarna till hyresgästens kontaktpersoner. Kontaktpersonerna själva blir kvar, men utan kopplingen.
En skyddad identitet, om hyresgästen har en.
Hyresgästens autogirokoppling.
Notiser och utskick som skickats till hyresgästen, och hyresgästens plats i målgrupper för utskick.
Hyresgästens rad i registrerade uppsägningar.
Rapporter över hyresgästens intäkter.
Medlemsnoteringar i BRF och kopplingar till besiktningar.
Är personen övrig hyresgäst på andra avtal tas personen bort ur Övriga hyresgäster där. De avtalen blir kvar.
Detta blir kvar utan hyresgäst
Kvar i Pigello, men utan hyresgäst, blir allt som också hör till något annat:
Avtalen där personen står som Hyresgäst. Fältet blir tomt och avtalet står kvar.
Objektet – lägenheten, lokalen eller fordonsplatsen. Kopplingen till hyresgästen töms.
Avier och avimottagare. Avin finns kvar men pekar inte längre på någon hyresgäst.
Betalningar, på samma sätt.
Ärenden som hyresgästen anmält och ärendekostnader riktade mot hyresgästen.
Adressen, övriga avtal där personen var motpart och BRF-överlåtelser där personen var köpare eller säljare.
Det är därför ett avtal kan stå helt utan hyresgäst efter en radering. Vill du sätta rätt person igen måste personen läggas upp på nytt som hyresgäst och kopplas om till avtalet för hand – och historiken på avier och betalningar pekar ändå inte längre på personen.
Ta bort personen från avtalet i stället för att radera hyresgästen
Vill du bara ta bort en person från ett avtal ändrar du avtalet i Pigello i stället för att radera hyresgästen. Personen finns då kvar som hyresgäst i Pigello med all sin historik.
En övrig hyresgäst tar du bort i avtalsformuläret under Hyresgäster, genom att ta bort personens kort och spara.
Hyresgästen på avtalet, fältet Hyresgäst, går inte att bara ta bort: ett avtal som inte är ett utkast måste ha en hyresgäst. Tar du bort kortet för hyresgästen flyttas den första övriga hyresgästen upp och blir hyresgäst på avtalet. Finns ingen övrig hyresgäst måste du lägga till en ny hyresgäst innan avtalet går att spara.
En uppsägning görs på avtalet och kräver inte att hyresgästen raderas. Har en uppsägning blivit fel beskriver artikeln Hur redigerar eller ångrar jag en uppsägning av ett avtal? hur du rättar den.
Kontrollera i kortet Hyresgäster på avtalet att rätt personer står kvar när du har sparat.
Anonymisering: GDPR-vägen med spärrar
Anonymisering är den avsedda vägen i Pigello när en hyresgäst ska tas bort av GDPR-skäl, och till skillnad från radering har anonymiseringen spärrar. Anonymiseringen raderar inte hyresgästen. Den nollar personuppgifterna – namn, personnummer, kontaktuppgifter och adresser – och kopplar loss betalningar och avimottagare från personen, så att de överlever som bokföringsunderlag. Efteråt visas hyresgästen med sitt kundnummer i stället för namn. För en bolagshyresgäst nollas bara e-post, telefonnummer och användarnamn; bolagsnamn och adresser behålls.
Anonymiseringen stoppas så länge något av följande finns på hyresgästen:
En öppen avi – även ett oattesterat utkast räknas.
Ett öppet krav.
En betalning som inte är matchad, eller som hör till en öppen avi eller ett öppet krav.
Ett öppet ärende eller en öppen ärendekostnad.
Ett löpande avtal.
Ett öppet besiktningsärende.
En osåld gåvolägenhet i BRF.
För en kontaktperson stoppar dessutom en koppling till ett löpande avtal. Radering har ingen av de här spärrarna – det är just därför en radering går igenom där en anonymisering hade stoppats.
Anonymisering kräver en GDPR-konfiguration och en behörighet
Anonymisering förutsätter att er GDPR-konfiguration är upplagd i Pigello. Konfigurationen finns inte som förval, och utan den är funktionen avstängd. Konfigurationen styr också den automatiska anonymiseringen, som körs en gång per dag och anonymiserar hyresgäster när ett visst antal dagar har gått sedan affärsrelationen upphörde – antalet dagar bestäms i er konfiguration.
Att starta en anonymisering för hand kräver en särskild behörighet i Pigello. Kontakta er administratör för hur anonymisering startas hos er, eller Pigellos support om er GDPR-konfiguration inte är upplagd.
Knappen Radera kan saknas
Knappen Radera saknas helt i Pigello för en användare utan rätt att radera hyresgäster. Pigello gråar inte knappen och visar ingen förklaring. I hyresgästlistans radmeny visas Radera bara för den som har raderingsrätt, och har användaren varken rätt att redigera eller radera visas ingen radmeny alls. Ser du ingen Radera är det behörigheten som saknas, inte ett fel.
Så gör du innan du raderar en hyresgäst
Gå igenom stegen nedan innan du raderar en hyresgäst i Pigello. Pigello varnar inte i förväg och kan inte återskapa hyresgästen efteråt.
Avgör om du egentligen vill ta bort personen från ett avtal. I så fall ändrar du avtalet och låter hyresgästen vara.
Gäller det GDPR: anonymisera i stället för att radera, så att avier och betalningar behålls som bokföringsunderlag.
Öppna hyresgästen och gå igenom kortet Kontaktpersoner och avtalen. Kopplingarna raderas, och avtalen står kvar utan hyresgäst.
Kontrollera om hyresgästen har en skyddad identitet. Den raderas tillsammans med hyresgästen.
Radera först därefter. Stegen står i artikeln Hur raderar jag en hyresgäst? Läs bekräftelserutan en extra gång innan du fyller i sifferkoden.
Artiklar som hör ihop med radering av hyresgäst
Artiklarna nedan beskriver stegen för radering och de närliggande funktionerna i Pigello.