Att tänka på vid byte av bokföringsinställningar

Att ändra bokföringsinställningar (bokföringsmetod, kontoplan och verifikationsserie) är en operativ förändring som kan få konsekvenser i bokföringen. Detta kräver noggrann planering och förståelse för de potentiella risker som föreligger en ändring.

Den viktigaste regeln är: Aldrig ändra bokföringsinställningar mitt i en avisering.

Anledningen är att befintliga bokföringsposter redan genererade enligt gamla inställningar inte uppdateras. Om inställningar ändras under en avisering kommer resultatet bli:

När bokföringsinställningar ändras:

Exempel: Du vill börja bokföra med vilande moms. Idag har du fakturametoden utan vilande moms. Det finns avier som är skickade men inte betalda. Verifikaten som hänförs till den redan skickade avin kommer att bokföras utan vilande moms (före ändring). Efter att avierna har skickats görs ett byte av metod till en metod med vilande moms. Betalningarna som inkommer till de redan skickade avierna kommer att bokföras med vilande moms (efter ändring). Detta skapar fel i bokföringen då avin och betalningen bokförs med olika metoder pga ett byte mitt i mellan dessa transaktioner. Se nedan exempel på problemet.

Vid aviseringsdatum bokförs 100 kr i utgående moms enligt fakturametoden. Eftersom ändringen av metod görs efter att avin har skapats ändras inte redan genererad bokföring, utan den kvarstår enligt inställningar vid datum för skapandet av avin.

Senare efter att du har bytt bokföringsmetod inkommer en betalning till den avin som skickats tidigare. Här bokförs utgående moms kopplat till betalningen samt vänder vilande moms. Korrekt enligt nya metoden men generar dubbel utgående moms pga byte av metod mitt i en öppen avisering.

Bästa tidpunkt för bokföringsinställningsändringar är före ny avisering men efter förfallodatum på föregående avisering.

Exempel: om du aviserar den 8e varje månad och förfallodag på avier är den sista i månaden, är det bäst att byta metod strax före den nya aviseringen men efter månadsbrytet, runt den 6-7e i månaden. Då har betalningar från föregående avisering hunnit inkomma och bokföras enligt den gamla metoden och de nya avierna kommer att följa den nya metoden.