Hur bokföring av betalningar fungerar

När en betalning registreras i Pigello kommer systemet automatiskt försöka matcha denna mot en avi eller faktura. Om betalningen kan matchas kommer den att generera redovisning. Vilken redovisning som skapas beror både på tidpunkten för betalningen samt vilken redovisningsmetod som nyttjas. Tillexempel om betalningen bokas som en förskottsbetalning eller mot fordran beror på tidpunkt samt vald bokföringsmetod.
​
I det fall betalningen inte går att matcha mot en avi eller faktura erhåller betalningen antingen status ”Ej matchad” eller ”Ej hanterad”. Skillnaden mellan dessa två statusar beror på om betalningen har kunnat matchas mot en hyresgäst/motpart eller inte kunnat matchas mot vare sig hyresgäst/motpart eller avi/faktura. Hittar systemet en hyresgäst/motpart att matcha mot erhåller den statusen ”Ej matchad”. Hittar systemet varken en hyresgäst/motpart eller avi/faktura som innebär att betalningen inte kan härledas någonstans får den statusen ”Ej hanterad”.
​

Ifall inga justeringar har gjorts av konfigurationen kommer båda dessa typer av betalningar vid registreringen bokas mot bank (debet) samt (kredit) mot korrespondernade konto i kontoplanen för Omatchad betalning * eller Ohanterad betalning *. När betalningen antingen matchas mot en avi eller annulleras kommer den då bokas bort från detta konto.
​

Pigello hanterar även överbetalningar där en hyresgäst har gjort en betalning på en avi eller faktura där betalningen överstiger beloppet att betala. På motsvarande sätt som för de ”Ej matchade” och ”Ej hanterade” betalningarna kommer då den överskjutande betalningen (överbetalningen) bokas mot kontot för Överbetalningar *. När betalningen antingen matchas mot en avi eller annulleras kommer den då bokas bort från detta konto.

På detta sätt kommer alla betalningar bokas mot banken och det finns ingen risk för att det uppstår en redovisningsmässig skillnad på kontot jämfört med de inbetalningar som erhållits.

I det fall konfiguration görs där följande delar aktiveras kommer de typerna av betalningar ”Ej hanterad”, ”Ej matchad” och ”Överbetalning” att redovisningsmässigt hanteras annorlunda.

I det fallet någon av delarna för ”Boka ej ohanterade betalningar” eller ”Boka ej omatchade betalningar” aktiveras kommer ingen redovisning att genereras vid registrering av betalningen i Pigello. Utan det är först när betalningen hanteras genom matchning mot en avi eller faktura som redovisning kommer att skapas upp.

Redovisningen som skapas när en ej hanterad eller ej matchad betalning kopplas till en avi eller faktura kommer ses som en direktbetalning och kommer bokas som en direktmatchad betalning, (debet) bank och (kredit) kundfordran eller förskottsbetalning. Det sker ingen mellanbokning mot kontona för omatchad betalning eller ohanterad betalning vilket normalt sker om inställningen inte är aktiv.

Om ”Boka överbetalningar vid nyttjande” är aktiv kommer ingen redovisning att genereras för den överskjutande betalningens del.

Exempel där betalning om 1500 kr erhålls den sista december varav 500 kr är en överbetalning.
​

Bokning vid matchning av betalning mot avi/faktura:

Uppbokning av överbetalning sker när betalningen nyttjas:

Bortbokning av överbetalningen vid nyttjande:

Genom att aktivera ”Boka överbetalningar vid nyttjande” kommer alla betalningar där betalning delvis resulterar i en överbetalning systematiskt att delas upp i flera betalningar och redovisningen inte skapas förrän nyttjandet. I ovan exempel den 2027-01-15 i stället för 2026-12-31. Följande bokning hade genomförts vid erhållandet av betalningen om ”boka överbetalningar vid nyttjande” ej är aktivt.

Om någon av inställningarna under ”Bokföring av betalningar” är aktiv kommer det resultera i att Pigello inte skapar upp redovisningen som gör att bankontot redovisnigsmässigt stämmer förrän betalningarna har hanterats. Detta leder naturligt till differenser och kan orsaka problem vid exempelvis bokslut.

När ”boka ej” för ohanterade och omatchade betalningar är aktivt och en betalning inkommer som ej är hänförlig till varken en motpart eller en avi/faktura annulleras kommer ingen bokföring att genereras för inbetalningen. Inbetalningen behöver därmed bokas in manuellt i sitt ekonomisystem för att inte skapa en diff mellan bokföringen och bankkontot.