Om en bolagshyresgäst ska kunna signera avtal med BankID behöver personen vara registrerad som firmatecknare och kopplas till bolagshyresgästen som en kontaktperson.
Vi rekommenderar att du först skapar en kontaktpersonsmall för firmatecknare om ni ofta använder er av det.
Skapa en kontaktpersonsmall (rekommenderas)
Gå till Kontrollcenter.
Välj Användarmallar och därefter Kontaktpersonsmallar.
Klicka på Skapa.
Ange ett namn, exempelvis Firmatecknare.
Välj Privatperson.
Under Koppling väljer du Hyresgäst (alla avtal).
Under Typ av kontaktperson väljer du Kontaktperson.
Under Kategori väljer du Firmatecknare.
Välj önskad leveransmetod. Vanligtvis lämnas detta tomt om firmatecknaren inte ska ta emot avier eller andra utskick.
Under Tillgång till Mina sidor väljer du vilka funktioner personen ska ha tillgång till. Valet är fritt när dokumentet signeras med en extern signeringsmotor. Ska parten i stället svara via Pigello, med Pigellos egna leverans- och autentiseringsmetoder, måste hen kunna logga in — alltså ha åtkomsten till Mina Sidor påslagen — annars avvisar Pigello parten när den sparas. De två går inte att blanda: Pigellos egna metoder kan bara användas när dokumentet signeras med Pigellos egen signeringsmotor.
Klicka på Spara.
Lägg till firmatecknaren på bolagshyresgästen
Du lägger till firmatecknaren på bolagshyresgästen genom att öppna den aktuella bolagshyresgästen.
På fliken Översikt väljer du Lägg till kontaktperson.
Välj Privatperson.
Välj kontaktpersonsmallen Firmatecknare. (Om du inte har skapat någon mall kan du fylla i uppgifterna manuellt.)
Fyll i kontaktpersonens uppgifter.
Notera att personnummer krävs för signering med Bank-id.
Klicka på Spara.
Firmatecknaren är nu kopplad till bolagshyresgästen och kan användas för digital signering med BankID.
Signera ett avtal med en firmatecknare
När firmatecknaren har lagts till på bolagshyresgästen kan personen användas för digital signering av avtal.
Förbered avtalet för signering
Du förbereder avtalet för signering genom att öppna det avtal som ska signeras.
Klicka på Gå till signering.
Välj kortet Signera avtalet digitalt i Pigello och välj sedan underlag:
Använd en avtalsmall
Fastighetsägarna Dokument — tjänsten heter Fastighetsägarna Dokument, och förkortningen som används på skärmen i Pigello är FastDoc. Kortet visas bara om Fastighetsägarna Dokument-integrationen är aktiverad för er organisation.
Ladda upp ett eget dokument
När dokumentet är uppladdat eller skapat står det på Förbereder i Pigello, eller på Manuell signering (Ej signerat) om ingen signeringsmotor är vald. Etiketten Redo för signering sätts först när du markerar dokumentet som redo och bekräftar dialogen Markera som redo för signering, vilket också låser dokumentet för ändringar. Skillnaden spelar roll: i Förbereder går parter och fält att ändra, i Redo för signering gör de inte det.
Lägg till firmatecknaren som signerande part
Du lägger till firmatecknaren som signerande part via ikonknappen på dokumentets rad på fliken Avtalsdokument i Pigello. Åtgärderna per dokument är ikoner utan synlig text, så gå efter verktygstipset: för ett vanligt dokument i tillståndet Förbereder lyder tipset Hantera dokument, och för ett dokument som kommer från Fastighetsägarna Dokument lyder det i stället Redigera parter — ett FastDoc-dokument redigeras bara genom Fastighetsägarna Dokuments egna åtgärder. Båda kräver uppdateringsbehörighet på signeringsbara dokument, och utan den ritar Pigello inte ut någon knapp.
Under Föreslagna parter hittar du den firmatecknare som är kopplad till bolagsshyresgästen.
Klicka på Lägg till för att lägga till personen som part i signeringen.
Ställ in signeringen
När du lägger till parten behöver du göra följande inställningar:
Under Partens roll väljer du Signerar.
Välj önskad leveransmetod.
Observera: Kontaktpersonen måste ha de uppgifter registrerade som motsvarar den valda leveransmetoden. Om du exempelvis väljer e-post måste en e-postadress finnas registrerad.
Välj signeringsmetod:
Autentiserad signering om avtalet ska signeras med BankID. Då måste kontaktpersonen ha ett registrerat personnummer.
Oautentiserad signering om BankID inte ska användas.
Lägg till fält från kontaktpersonen (valfritt)
Om dokumentet innehåller fält som ska hämtas från firmatecknaren kan du klicka på parten och lägga till önskade fält, exempelvis namn, personnummer eller andra kontaktuppgifter.
Markera avtalet som redo för signering
När alla inställningar är klara klickar du på Markera som redo för signering. Avtalet kan därefter skickas ut till firmatecknaren för signering.
Vanliga frågor:
"Det står att uppgifter saknas på en part när jag vill lägga till avtalsmallen"
Meddelandet om att uppgifter saknas på en part beror nästan alltid på att parten saknar den uppgift som den valda leverans- eller autentiseringsmetoden kräver — e-postadress vid E-Post, telefonnummer vid SMS, personnummer vid E-brevlåda eller BankID. Problemet kan hanteras på två sätt:
1. Om du inte kan lägga till avtalsmallen på grund av att uppgifter saknas behöver du först kontrollera vilka uppgifter och signeringskrav som finns på respektive part i mallen. Korrigera motparternas signeringsmetod till oautentiserad signering om du vill fortsätta använda mallen.
2. Om en firmatecknare ska signera rekommenderar vi egentligen att du skapar en separat avtalsmall för bolagshyresgäster med firmatecknare.
I den mallen bör samtliga parter vara inställda på oautentiserad signering som standard. Anledningen är att bolagshyresgästen saknar personnummer och därför inte kan uppfylla kraven för autentiserad signering när mallen läggs till på avtalet.
När avtalsmallen har lagts till med oautentiserad signering (förinställt i mallen) kan du i nästa steg, när du lägger till firmatecknaren som part, välja firmatecknarens signeringsmetod till Autentiserad signering (BankID). Då kommer BankID att fungera, förutsatt att firmatecknaren har ett registrerat personnummer.
Tips: Om du ofta arbetar med bolagshyresgäster kan det vara bra att ha en separat avtalsmall för dessa (enligt alternativ två ovan), där signeringsmetoden är förinställd på oautentiserad. Det minskar risken för felmeddelande likt ovan.
Behörigheter som krävs för att signera med firmatecknare
Behörigheter styr om du kan starta signeringen för bolagshyresgästens firmatecknare i Pigello. Kontrollera dessa med er administratör om en kontroll saknas eller inte går att klicka på:
För att välja Signera avtalet digitalt måste din roll få skapa signeringsbara dokument och få uppdatera den aktuella avtalstypen. Saknas det är kortet inaktiverat med verktygstipset Du har inte behörighet att skapa digitala avtal. Kontakta din administratör för att få tillgång till detta.
Utan visningsbehörighet på signeringsbara dokument visar Pigello Du har inte behörighet att se denna sida i stället för fliken Avtalsdokument.