Arbetsflöden rekommenderar vi starkt att du arbetar med. De ger dig en tydlig överblick över de delar av systemet som du hanterar och gör det enkelt att se vad som behöver göras. Syftet är att du ska kunna ha en tydlig struktur på hur du ska jobba och säkerställa att du inte missar några delar. Du kan arbeta med flera arbetsflöden, dela dem med kollegor, ha egna privata flöden eller få flöden tilldelade via din arbetsroll.
Hur fungerar ett arbetsflöde?
Du kan skapa arbetsflöden på två sätt:
för en hel arbetsroll (om du har behörighet), eller
privat för dig som enskild användare
Arbetsflödet är alltså som flera bokmärken, men du sätter upp de efter varandra, får en tydligare översikt, och kan ge ett flöde på vilken vy och eventuellt filtrering du ska jobba med.
För att få tydlig förståelse är detta ett exempel på ett arbetsflöde för avihantering:
Där alla är olika knappar till bokmärkta vyer där man haft filtrering på ex "ej attesterade avier".
Gör så här:
Steg A: Skapa ett arbetsflöde
Gå till den vyn du vill ska vara första steget i arbetsflödet, ex vyn Avier, med en filtrering på Ej attesterade
Gå till bokmärkesikonen uppe i högra hörnet och välj Arbetsflöde
3. Välj var flödet ska skapas:
för en arbetsroll, eller (Denna kan du endast se om du har behörighet att redigera arbetsroller)
privat i ditt eget arbetsflöde
4. Ange en titel för flödet/ eller lägg in i en befintlig arbetsflöde
5. Spara sedan vyn. (Nu har du sparat ditt första bokmärke i ett arbetsflöde. Du kan nu välja ytterligare en vy att fylla på till det arbetsflödet.
Steg B: Lägg till vyer i ett befintligt arbetsflöde
Gå till den vy du vill lägga till i flödet
Klicka på bokmärkesikonen
Välj vilket arbetsflöde vyn ska läggas till i:
Ange ett namn på vyn
Spara
Vyn finns nu som en del av ditt arbetsflöde.
Hur använder du arbetsflödet?
Det skapade arbetsflödet hittar du senare under Min arbetsdag. Där visas flödet med:
din valda titel.
snabba genvägar till de vyer du har sparat.
När du öppnar en vy via ett arbetsflöde visas även flödet som en flik högst upp i vyn, vilket gör det enkelt att fortsätta till nästa steg i flödet.
Anpassning och delning
När du har skapat dina arbetsflöden så kan du under Min arbetsdag och in på pennan och sedan tre prickarna.
redigera arbetsflöden
dölja dem
dela ett arbetsflöde med en kollega
välja färger och ordning på vyerna
För att kunna redigera de under en specifik arbetsroll behöver du gå in på Kontrollcenter → Arbetsroller → [Arbetsrollen du vill redigera] → Arbetsflöden → Redigera → Tre prickar.
Tips arbetsflöden för olika roller:
Roll: Ekonomi
Flöde – Avier och fakturor
Ej attesterade avier → Obetalda avier → Förfallna avier → Påminnelse skickad → Kravhantering aktiv
Flöde – Leveranser
Misslyckade leveranser → Misslyckade samaviseringar
Flöde – Betalningar
Omatchade betalningar → Överbetalningar → Missade autogirodragningar
Roll: Kommunikation
Flöde – Utskick
Schemalagda utskick →
Utskick med misslyckad distribution de senaste 7 dagarna
Roll: Uthyrare
Flöde – Avtal
Kommande (ej signerade) → Förberedda för signering → Redo för signering → Pågående signeringsprocesser → Avbrutna signeringar de senaste dagarna → Kommande inflyttande de närmaste 14 dagarna