Den här guiden förklarar hur interna avtal och fakturor hanteras i systemet – från uppsättning till bokföring och rapportering.
Interna avtal och fakturor kan användas för flöden där objekt hyrs ut internt och kostnader ska debiteras internt.
1. Förberedelser – inställningar i systemet
För att kunna hantera interna avtal behöver vissa bokföringskonton först sättas upp.
Konton för intern hantering
Följande konton skapas i kontoplanen under avancerade inställningar:
Intern aviseringsfordran
Intern faktureringsfordran
Intern förbetalning
Intern aviseringsperiodisering
Intern faktureringsperiodisering
Dessa konton används för att separera interna transaktioner från vanliga kundflöden.
2. Uppsättning av betalmetod för interna betalningar
Gå till betalmetoder och skapa ny betalmetod för interna betalningar
Sätt bokföringskonto för interna betalningar på betalmetod
3. Så markerar du ett avtal som internt
När ett avtal ska hanteras internt gör du följande:
Gå till avtalets aviseringsinställningar
Aktivera flaggan “Intern avisering”
När detta är gjort:
alla avier som skapas från avtalet blir automatiskt markerade som interna
4. Hur interna avier fungerar
När ett internt avtal är aktivt:
Systemet skapar avier som vanligt
Men de får automatiskt en flagga: “Intern avi/faktura”
Bokföringen sker på de särskilda interna kontona
På så sätt kan interna och externa flöden hållas helt separerade.
5. Hantering av betalningar
För att stänga interna avier:
Skapa ett filter eller bokmärke för interna avier
Välj avier markerade som Intern avi/faktura
Registrera en manuell inbetalning
Använd betalningsmetoden för intern debitering
Detta gör att interna flöden inte påverkar externa betalningsprocesser.
6. Rapportering av interna flöden
Systemet stödjer tydlig uppföljning av interna avtal och fakturor.
I rapporter visas:
På avtal: kolumnen Intern avisering (TRUE/FALSE)
På avier/fakturor: kolumnen Intern avi/faktura (TRUE/FALSE)
Detta gör det enkelt att:
filtrera interna flöden
analysera interna kostnader
separera intern och extern ekonomi
7. Interna fakturor (enskilda fall)
Även enskilda fakturor kan markeras som interna.
Det används till exempel för:
teknisk förvaltning
interna kostnadsöverföringar
intern bokföring som inte ska faktureras kund
Så fungerar det:
Flaggan “Intern avi/faktura” sätts när fakturan skapas
Detta görs innan attestering
Fakturan följer därefter samma interna flöde som avtal