Ett godkännandeflöde används för att säkerställa att viktiga ändringar granskas innan de genomförs. Genom att kräva att en eller flera användare godkänner en ändring minskar risken för felaktiga eller obehöriga ändringar.

Godkännandeflöden kan användas för många olika objekt i systemet, exempelvis artiklar, avtal, fastigheter och debiteringsrader.

Du kan exempelvis skapa ett flöde där ändringar av debiteringsrader över 1 000 kr måste godkännas innan de genomförs. När en sådan ändring görs skickas automatiskt en begäran till den eller de användare som ansvarar för godkännandet.

Du hittar godkännandeflöden under Kontrollcenter → Monitorering.

Klicka på Lägg till uppe till höger.

Välj därefter Godkännandeflöde.

Välj vilken objekttyp flödet ska gälla för, exempelvis:

Klicka sedan på Nästa.

Välj en eller flera av följande:

Klicka sedan på Nästa.

I detta steg väljer du om godkännandeflödet ska gälla hela objektet eller endast specifika fält.

Välj Hela objektet om du vill att alla ändringar på objektet ska omfattas av godkännandeflödet. Det innebär att oavsett vilket fält som ändras kommer ändringen att skickas för godkännande enligt de regler du har konfigurerat.

Välj Specifika fält om godkännande endast ska krävas när vissa utvalda fält ändras. I nästa steg får du välja vilka fält som ska övervakas. Ändringar i andra fält påverkas då inte av godkännandeflödet.

Fyll i grundinformationen för flödet.

Ange ett namn som tydligt beskriver vad flödet används till.

Välj en användare som ska ta emot godkännandet om ingen annan kan hantera ärendet.

Om du är med i ett godkännandeflöde och gör en ändring i systemet som berör flödet så kommer ändringen gå igenom per automatik utan att godkännande behövs.

Om denna är aktiv och en ändring blir godkänd slår den automatiskt igenom i systemet. Är den inaktiv måste ett genomförande ske efter godkännande.

Om aktiverat måste användaren ange en motivering när en ändring skickas för godkännande.

Spara inställningen när ovan är ifyllt!

I detta steg väljer du hur godkännarna ska kopplas till godkännandeflödet. Du kan skapa en godkännandegrupp baserad på användare eller arbetsroller.

Välj Skapa grupp med användare om du vill utse en eller flera specifika personer som ska godkänna ändringar.

Du väljer själv vilka användare som ska ingå i gruppen, och minst en av dem måste godkänna de ändringar som omfattas av godkännandeflödet.

Denna lösning passar när det är bestämda personer som alltid ska hantera godkännanden.

Välj Skapa grupp med arbetsroll om du vill att godkännandet ska hanteras av användare med en viss arbetsroll, exempelvis Förvaltare, Ekonom eller Administratör. Alla användare som har den valda arbetsrollen kan då hantera inkommande godkännanden.

När du har skapat en godkännandegrupp kan du konfigurera vilka användare eller arbetsroller som ska ingå och vilka regler som ska gälla för deras godkännanden.

Välj den användare eller arbetsroll som ska ingå i godkännandegruppen. Du kan lägga till flera användare om flera personer ska kunna hantera samma godkännandeflöde.

Kräv motivering för godkännande - Om funktionen aktiveras måste användaren ange en motivering när en ändring godkänns.

Kräv motivering för nekande - Om funktionen aktiveras måste användaren ange en motivering när en begäran nekas.

Tillåt delegering av godkännande - Aktivera detta om användaren ska kunna delegera en godkännandeförfrågan till en annan användare.

Kräv motivering för delegering - Om delegering är tillåten kan du även kräva att användaren anger en motivering när ett godkännande delegeras vidare.

Med gränsvärden kan du styra när en användare får godkänna en ändring. Om inget värde anges gäller användaren för alla förändringar.

Ange ett lägsta belopp som måste uppnås innan ändringen skickas till denna godkännare.

Exempel: Om värdet sätts till 1 000 kr kommer endast ändringar på minst 1 000 kr att skickas till användaren.

Ange det högsta belopp användaren får godkänna.

Exempel: Om värdet sätts till 50 000 kr kan användaren endast godkänna ändringar upp till detta belopp.

Ange den lägsta procentuella förändring som ska skickas till användaren.

Exempel: Om värdet sätts till 10 % kommer endast ändringar på minst 10 % att kräva användarens godkännande.

Ange den högsta procentuella förändring användaren får godkänna.

Exempel: Om värdet sätts till 25 % kan användaren endast godkänna ändringar upp till 25 %.

Under fliken Avancerat kan du bland annat ställa in:

När alla inställningar är klara klickar du på Spara.

Godkännandeflödet börjar därefter gälla enligt de regler du har valt.

För att redigera ett befintligt flöde:

Observera: Tidigare versioner av flödet sparas som arkiverade för att historiken ska finnas kvar.

Om du är godkännare hittar du alla väntande ärenden under:

Sidomeny → Inkorg → Godkännanden

Här kan du:

Tips

Skapa tydliga namn på dina godkännandeflöden, exempelvis “Debiteringsrader över 1 000 kr” eller “Redigering av fastigheter”. Det gör det betydligt enklare att administrera flera flöden över tid.