För att effektivisera arbetet med kontaktpersoner rekommenderar vi att du skapar användarmallar. Mallarna sparar tid genom att förifylla kopplingar och inställningar åt dig – du slipper alltså välja samma alternativ om och om igen. Dessutom säkerställer de att varje typ av kontaktperson får konsekventa och korrekta behörigheter.
Steg 1: Skapa användarmallar för kontaktpersoner
Du skapar mallarna via Kontrollcenter.
Gå till Kontrollcenter.
Välj Användarmallar → Kontaktpersoner.
Klicka på Skapa uppe till höger.
Ange ett namn och, vid behov, en beskrivning av vilken typ av kontaktperson mallen avser.
Välj kontaktpersontyp
Du behöver ange om kontaktpersonen är:
Privatperson – vanligast. Krävs om personen ska kunna signera avtal med BankID.
Bolag – används om kontakten representerar ett företag.
Välj hur kontaktpersonen ska kopplas
Bestäm vilken åtkomst kontakten ska få:
Till hyresgäst – ger tillgång till alla aktiva avtal för hyresgästen.
Till specifikt avtal – ger åtkomst endast till det valda avtalet.
Till BRF – ger åtkomst till just den bostadsrättsföreningen.
Ange roll
Välj vilken roll kontaktpersonen ska få, till exempel:
Andrahandshyresgäst
Borgensman
Nyttjare*
Om du väljer Nyttjare anger du även en kategori, exempelvis firmatecknare, anhörig eller annan relevant beteckning.
Leveransmetoder
Om kontaktpersonen ska få avier eller andra utskick, välj leveransmetod. Detta är frivilligt.
Tillgång till Mina sidor
Om kontaktpersonen ska kunna logga in på Mina sidor anger du vilken information som ska vara tillgänglig. Även detta är frivilligt.
Avsluta med att spara mallen.
Tips!
Skapa gärna flera mallar för olika roller – till exempel Borgensman, Andrahandshyresgäst eller Firmatecknare. Det sparar tid och minskar felmarginalen. Alla inställningar kan justeras i efterhand, både i mallen och per enskild kontaktperson.
Skapa kontaktpersoner
När mallarna är klara kan du skapa kontaktpersoner snabbt, beroende på var i systemet du arbetar.
Alternativ 1: Via modulen Kontaktpersoner
Gå till Kontaktpersoner
Klicka på Skapa
Välj en användarmall
Fyll i kontaktuppgifter och spara
Alternativ 2: Direkt från avtal eller hyresgäst
Du kan även lägga till kontaktpersoner:
direkt i ett avtal
från en hyresgäst
i samband med att du skapar ett nytt avtal
Det innebär att du kan arbeta smidigt utan att lämna det steg du befinner dig i.
Genom att använda användarmallar får du en snabb och enhetlig hantering av kontaktpersoner – varje gång.