Om en bolagshyresgäst ska kunna signera avtal med BankID behöver personen vara registrerad som firmatecknare och kopplas till bolagshyresgästen som en kontaktperson.
Vi rekommenderar att du först skapar en kontaktpersonsmall för firmatecknare om ni ofta använder er av det.
Skapa en kontaktpersonsmall (rekommenderas)
Gå till Kontrollcenter.
Välj Användarmallar och därefter Kontaktpersonsmallar.
Klicka på Skapa.
Ange ett namn, exempelvis Firmatecknare.
Välj Privatperson.
Under Koppling väljer du Hyresgäst (alla avtal).
Under Typ av kontaktperson väljer du Kontaktperson.
Under Kategori väljer du Firmatecknare.
Välj önskad leveransmetod. Vanligtvis lämnas detta tomt om firmatecknaren inte ska ta emot avier eller andra utskick.
Under Tillgång till Mina sidor väljer du vilka funktioner personen ska ha tillgång till. Detta är valfritt och beror på hur ni vill arbeta.
Klicka på Spara.
Lägg till firmatecknaren på bolagshyresgästen
Öppna den aktuella bolagshyresgästen.
På fliken Översikt väljer du Lägg till kontaktperson.
Välj Privatperson.
Välj kontaktpersonsmallen Firmatecknare. (Om du inte har skapat någon mall kan du fylla i uppgifterna manuellt.)
Fyll i kontaktpersonens uppgifter.
Notera att personnummer krävs för signering med Bank-id.
Klicka på Spara.
Firmatecknaren är nu kopplad till bolagshyresgästen och kan användas för digital signering med BankID.
Signera ett avtal med en firmatecknare
När firmatecknaren har lagts till på bolagshyresgästen kan personen användas för digital signering av avtal.
Förbered avtalet för signering
Öppna det avtal som ska signeras.
Klicka på Gå till signering.
Välj hur du vill skapa signeringsunderlaget:
Använd en avtalsmall
Fastighetsägarens dokument
Ladda upp ett eget dokument
När dokumentet är uppladdat eller skapat visas det som Redo för signering.
Lägg till firmatecknaren som signerande part
Klicka på pennan för att redigera signeringen.
Under Föreslagna parter hittar du den firmatecknare som är kopplad till bolagsshyresgästen.
Klicka på Lägg till för att lägga till personen som part i signeringen.
Ställ in signeringen
När du lägger till parten behöver du göra följande inställningar:
Under Partens roll väljer du Signerar.
Välj önskad leveransmetod.
Observera: Kontaktpersonen måste ha de uppgifter registrerade som motsvarar den valda leveransmetoden. Om du exempelvis väljer e-post måste en e-postadress finnas registrerad.
Välj signeringsmetod:
Autentiserad signering om avtalet ska signeras med BankID. Då måste kontaktpersonen ha ett registrerat personnummer.
Oautentiserad signering om BankID inte ska användas.
Lägg till fält från kontaktpersonen (valfritt)
Om dokumentet innehåller fält som ska hämtas från firmatecknaren kan du klicka på parten och lägga till önskade fält, exempelvis namn, personnummer eller andra kontaktuppgifter.
Skicka avtalet för signering
När alla inställningar är klara klickar du på Markera som redo för signering. Avtalet kan därefter skickas ut till firmatecknaren för signering.
Vanliga frågor:
"Det står att uppgifter saknas på en part när jag vill lägga till avtalsmallen"
Detta kan hanteras på två sätt:
1. Om du inte kan lägga till avtalsmallen på grund av att uppgifter saknas behöver du först kontrollera vilka uppgifter och signeringskrav som finns på respektive part i mallen. Korrigera motparternas signeringsmetod till oautentiserad signering om du vill fortsätta använda mallen.
2. Om en firmatecknare ska signera rekommenderar vi egentligen att du skapar en separat avtalsmall för bolagshyresgäster med firmatecknare.
I den mallen bör samtliga parter vara inställda på oautentiserad signering som standard. Anledningen är att bolagshyresgästen saknar personnummer och därför inte kan uppfylla kraven för autentiserad signering när mallen läggs till på avtalet.
När avtalsmallen har lagts till med oautentiserad signering (förinställt i mallen) kan du i nästa steg, när du lägger till firmatecknaren som part, välja firmatecknarens signeringsmetod till Autentiserad signering (BankID). Då kommer BankID att fungera, förutsatt att firmatecknaren har ett registrerat personnummer.
Tips: Om du ofta arbetar med bolagshyresgäster kan det vara bra att ha en separat avtalsmall för dessa (enligt alternativ två ovan), där signeringsmetoden är förinställd på oautentiserad. Det minskar risken för felmeddelande likt ovan.