En stabil borgenshantering bygger på ordning och tydliga processer. Här är två arbetssätt som säkerställer spårbarhet, struktur och kontroll genom hela avtalskedjan.
Viktigt: Personen som går i borgen kallas Borgensman i Pigello — så heter valet i rutan Typ av kontaktperson, och avtalslistan har snabbfiltret Borgensman. Oavsett vilket alternativ du väljer måste borgensmannen läggas upp som kontaktperson kopplad till avtalet i Pigello. Annars kommer signeringsflödet och dokumentkedjan inte sitta rätt.
Alternativ 1: Skapa borgensförbindelsen som ett separat avtal (klassisk, tydlig struktur)
Alternativ 1 innebär att du skapar borgensförbindelsen som ett separat avtal, det traditionella upplägget där varje dokument lever som ett eget avtal. Du får maximal överblick och enkel uppföljning.
Så gör du:
Skapa ett Övrigt avtal och lägg in borgensförbindelsen där.
Lägg till borgenären som kontaktperson kopplad till avtalet.
Skicka Övrigt avtal för signering.
När borgensförbindelsen är signerad skickar du hyresavtalet för signering.
När båda är signerade gör du kopplingen i Pigello, där hyresavtalet blir huvudavtal och borgensförbindelsen läggs som kopplat avtal. Det finns två vägar. I avtalets Hantera-meny finns posten Koppla till huvudavtal, men hela det blocket göms om din roll saknar uppdateringsbehörighet eller om avtalet är osignerat — därför ordningen ovan. I formuläret för det övriga avtalet finns i stället avsnittet Huvudavtal, med fälten Kopplat till lägenhetsavtal, Kopplat till lokalavtal, Kopplat till parkeringsavtal och Kopplat till uomhussektionsavtal. Bara ett huvudavtal får anges: hierarkin är platt, ett avtal som redan har underavtal kan inte självt få ett huvudavtal, och ett avtal kan inte vara sitt eget huvudavtal.
Resultat:
Tydlig dokumentstruktur, separata avtal, enkel åtkomst och full kontroll innan du låser ihop avtalskedjan.
Alternativ 2: Arbeta med tilläggsavtal i samma avtal (samlat flöde, hög spårbarhet)
Alternativ 2 innebär att allt ligger under ett och samma avtal i Pigello, men att signeringarna sker separat.
Så gör du:
Lägg först till tilläggsavtalet för borgensförbindelsen, innan du startar hyresavtalets signering. Knappen Nytt tilläggsavtal för signering visas nämligen bara när avtalet inte har någon pågående signering som påverkar avtalet.
Skapa därefter signeringen för hyresavtalet. Startar du hyresavtalets signering först är knappen Nytt tilläggsavtal för signering borta utan förklaring, och då måste du vänta tills signeringen avslutats innan du kan lägga till tilläggsavtalet.
Lägg till borgenären som kontaktperson kopplad till avtalet.
Skicka tilläggsavtalet för signering före hyresavtalet – eller skicka båda samtidigt men med styrd ordning.
Följ signeringsstatus per dokument och part, även om allt ligger samlat under samma avtal.
Resultat:
Ett sammanhållet avtalsflöde med hög spårbarhet och full kontroll över signeringsordningen.
Nackdelen är att borgensförbindelsen inte blir ett eget avtal i listan, men du får ett renodlat avtalskort där hela historiken lever samlat.
Rekommendation
Som rekommendation väljer du Alternativ 1 för borgensförbindelsen när synlighet och struktur väger tyngst.
Alternativ 2 – välj detta när du vill ha ett effektivt och samlat digitalt flöde.
Så pekar du ut personen som borgensman på avtalet
För att Pigello ska veta att det är en borgensförbindelse räcker det inte att lägga upp personen som kontaktperson. Du måste också sätta Typ av kontaktperson till Borgensman:
Öppna avtalet i Pigello och gå till kortet Kontaktpersoner på avtalets översikt.
Lägg till personen som kontaktperson på avtalet.
Sätt Typ av kontaktperson till Borgensman. De tre valen är Andrahandshyresgäst, Borgensman och Nyttjare.
Spara, och kontrollera att avtalet nu hittas med snabbfiltret Borgensman i avtalslistan. Då vet du att kopplingen är rätt satt.
Utan värdet Borgensman är personen bara en generisk kontaktperson, och snabbfiltret Borgensman i avtalslistan hittar inte avtalet. Kopplingen kräver dessutom hanteringsrätt på avtalet i din roll. Borgensförbindelsen har en egen signeringskategori i Pigello och kan därför signeras som ett eget dokument på kopplingen.
Vad krävs för att borgensmannen ska kunna signera?
Att borgensmannen är kontaktperson på avtalet räcker inte för att hen ska kunna signera i Pigello. Borgensmannen måste också läggas upp som signerande part på dokumentet, och uppgifterna måste matcha den metod som är vald:
Lägg upp borgensmannen som part på signeringsdokumentet och sätt Partens roll till Signerar.
Leverans via E-Post kräver en registrerad e-postadress, SMS kräver ett registrerat telefonnummer, och E-brevlåda eller BankID kräver ett registrerat personnummer.
Ska borgensmannen svara via Pigello, med Pigellos egna leverans- och autentiseringsmetoder i stället för en extern signeringsmotor, måste hen kunna logga in, alltså ha åtkomsten till Mina Sidor påslagen. För en borgensman är den avstängd som standard.
Er säkerhetsinställning i Pigello kan stänga av BankID, och då går metoden inte att välja på parten.
Saknas någon av uppgifterna svarar Pigello med att parten saknar nödvändig information för signeringsmetoden, och dokumentet skapas inte.
Ett kopplat Övrigt avtal följer inte med vid uppsägning
Ett Övrigt avtal som ligger kopplat under hyresavtalet följer inte med när hyresavtalet sägs upp i Pigello. Kopplingen är enkelriktad: det övriga avtalet pekar på hyresavtalet som huvudavtal, men hyresavtalet räknar inte övriga avtal bland sina underavtal. Säger du upp hyresavtalet med inställningen som även påverkar underavtal lämnas borgensförbindelsen alltså orörd och lever vidare som ett aktivt avtal. Säg därför upp det övriga avtalet separat när hyresavtalet avslutas. Avtalsdetaljen har både fliken Underavtal och fliken Övriga avtal, så det kopplade avtalet syns — det är uppsägningens räckvidd som inte omfattar det.