Med avtalsmallar kan du snabbt och smidigt skapa digitala avtal med förifyllda uppgifter. Det sparar tid, minimerar fel och säkerställer att alla avtal följer samma struktur i organisationen.
Steg för steg
1. Gå till mallar
Navigera till Digital signering → Mallar i menyn till vänster.
Här listas alla befintliga mallar och du kan söka bland dem.
Klicka på “Skapa mall”.
2.Välj avtalstyp
När du skapar mallen börjar du med att välja vilken typ av avtal mallen ska gälla för, till exempel:
Lägenhetsavtal
Parkeringsavtal
Lokalavtal
Utomhussektionsavtal
Det gör att mallen endast visas vid signering av samma typ av avtal.
På så sätt ser användarna alltid rätt mall för respektive avtalstyp.
3. Ladda upp PDF
Nästa steg är att ladda upp den PDF du vill använda som mall.
Det är den här filen du sedan placerar ut fält på.
4. Lägg till parter
När PDF:en är uppladdad, klicka på “+” vid Parter till höger i vyn.
Här lägger du till de parter som ska ingå i avtalet – exempelvis hyresvärd och hyresgäst.
Varje part kan tilldelas egna fält i dokumentet.
5. Placera ut fält
Efter att parterna skapats kan du placera ut fält i dokumentet.
Du väljer fält i listan till höger (t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Personnummer eller Objektsuppgifter) och drar dem till rätt plats i PDF:en. Du kan även redigera storleken på fälten om det skull behövas vid längre namn eller ex e-postadresser.
Fält som har märkningen “Autofylls” hämtar automatiskt information från systemet.
Övriga fält fylls i manuellt vid signering.
6. Förhandsgranska och justera
Förhandsgranska mallen och säkerställ att alla fält hamnat rätt.
Om något inte fylls i som tänkt kan du byta fälttyp (t.ex. använda Hyresgästpart, Namn och Efternamn för fullständig information).
7. Spara mallen
Avsluta genom att klicka på “Spara mall”.
Mallen blir då tillgänglig vid signering av den valda avtalstypen.