En avtalsmall för digital signering är ett signeringsbart dokument i Pigello som sparas som mall och administreras under Digital signering → Mallar, där sidan heter Mallar för digital signering. Med en avtalsmall skapar du digitala avtal med förifyllda uppgifter. En avtalsmall i Pigello är något annat än en FastDoc-mall från Fastighetsägarna Dokument, och något annat än en rapportmall under Rapporter → Sparade mallar. Det sparar tid, minimerar fel och säkerställer att alla avtal följer samma struktur i organisationen.

För att gå till mallarna navigerar du till Digital signering → Mallar i menyn till vänster.
Här listas alla befintliga mallar och du kan söka bland dem.
Klicka på "Skapa mall".

När du skapar mallen börjar du med att välja vilken typ av avtal mallen ska gälla för, till exempel:

Mallen visas bara vid signering av den avtalstyp du väljer. Utöver de fyra ovan går det att skapa mallar för Övriga avtal och Blockavtal. Rullgardinen Skapa mall har en post per typ, och under varje post står Skapa en mall för att signera följt av avtalstypens namn. Har er prisplan stängt av en avtalstyp visas den inte i listan.
På så sätt ser användarna alltid rätt mall för respektive avtalstyp.

Nästa steg är att ladda upp den PDF du vill använda som mall.
Det är den här filen du sedan placerar ut fält på.

När PDF:en är uppladdad, klicka på "+" vid Parter till höger i vyn.
Här lägger du till de parter som ska ingå i avtalet – exempelvis hyresvärd och hyresgäst.
Varje part kan tilldelas egna fält i dokumentet.

Efter att parterna skapats kan du placera ut fält i dokumentet.
Du väljer fält i listan till höger (t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Personnummer eller Objektsuppgifter) och drar dem till rätt plats i PDF:en. Du kan även redigera storleken på fälten om det skull behövas vid längre namn eller ex e-postadresser.

Fält som har märkningen "Autofylls" hämtar automatiskt information från systemet.
Övriga fält fylls i manuellt vid signering.

Förhandsgranska mallen och säkerställ att alla fält hamnat rätt.
Om något inte fylls i som tänkt kan du byta fälttyp (t.ex. använda Hyresgästpart, Namn och Efternamn för fullständig information).

Du sparar mallen genom att klicka på "Spara mall".
Mallen blir då tillgänglig vid signering av den valda avtalstypen.
​
​
​

​
​Tänk på

På varje part kan du ställa in både leveransmetod och fallback-metod för signeringsutskicket.

Det är viktigt att parten har de uppgifter som krävs för den valda leveransmetoden. Exempelvis kräver leverans via e-brevlåda att personen har ett giltigt personnummer registrerat,

Detta gäller även för Systemanvändare-parten.

Pigello granskar varje parts uppgifter mot den valda leverans- och autentiseringsmetoden när mallen ska läggas till på avtalet, alltså innan något skickas ut, och saknas något avbryts skapandet med meddelandet Hyresgästen saknar nödvändig information för signeringsmetoden — prefixet byts till Användaren eller Kontaktpersonen beroende på partstyp — och förklaringen Kontrollera att användaren har rätt uppgifter för den valda leverans- eller signeringsmetoden. Säkerställ därför att kontaktuppgifter och övrig information är korrekt registrerade för samtliga parter innan avtalet skickas för signering.

Knappen Skapa mall göms helt om din roll saknar mallbehörighet för signeringsbara dokument i Pigello. Den blir inte gråad, den ritas inte ut. Eftersom den generiska Skapa-knappen är avstängd på sidan Mallar för digital signering finns det då ingen väg in till att skapa en mall. Samma behörighet krävs för att hantera en befintlig mall, och utan den avvisar Pigello ändringen. Behörigheten är påslagen som standard, så detta slår bara till hos kunder som har stramat åt sina roller. Ser du ingen Skapa mall, kontakta er administratör i Pigello och be om mallbehörigheten.

Varningen om att en motpart inte kunde läggas till betyder att mallen har fler parter än avtalet, och att Pigello hoppar över den part som inte går att knyta till någon på avtalet. Meddelandet lyder En motpart kunde ej läggas till på dokumentet då den saknas på avtalet med förklaringen Detta kan bero på att det finns fler parter på mallen än på avtalet. Dokumentet skapas alltså, men med färre parter än mallen, och då startar signeringen utan att alla parter får den. Misslyckas i stället skapandet av en part svarar Pigello med Kunde ej lägga till part följt av partens nummer och förklaringen Detta kan bero på att användaren som försökte kopplas till parten inte uppfyller kraven för den inställda autentiseringsmetoden. Kontrollera därför parterna på dokumentet innan du markerar det som redo för signering.