Systemnotiser är automatiska meddelanden som skickas ut till användare och hyresgäster i samband med olika händelser i Pigello, till exempel när ett avtal sägs upp eller förnyas, när en ny hyresgäst har inflytt om 10 dagar eller om en besiktning bokats.
Dessa notiser kan anpassas efter era behov så att kommunikationen blir tydlig och enhetlig och dessutom helt automatiserad.
Såhär gör du för att redigera en systemnotis:
1. Öppna systemnotiser
Gå till Inställningar → Modulinställningar.
Klicka på Kommunikation → Notismallar.
Här ser du alla systemnotiser, grupperade som Global notis, Användare, Avtal, Ekonomi, Tekniskt förvaltning, Marknad och Övrigt. Det finns ingen egen grupp för parkering – notiser för parkeringsavtal ligger under Avtal, tillsammans med övriga avtalstyper.
2. Välj systemnotis att redigera
För att välja systemnotis att redigera klickar du på den systemnotis du vill uppdatera.
Du kommer nu in i redigeringsvyn.
3. Redigera innehållet
Innehållet redigerar du i redigeringsvyn, där du kan:
Anpassa texten som skickas ut.
Använda dynamiska fält, för att automatiskt fylla i information.
Lägga till block för text, bilder eller knappar.
4. Aktivera notiser på Mina sidor
För att systemnotiser som gäller exempelvis lägenhetsavtal ska skickas till hyresgäster behöver notiser vara aktiverade i den Mina sidor-inställning som används för fastigheten.
Gör så här:
Gå till Inställningar → Modulinställningar → Mina Sidor → Inställningar.
Öppna den inställning som gäller för fastigheten.
Till höger kan du se vilka fastigheter inställningen är kopplad till.
Scrolla ned till Notifikationer.
Här hittar du olika kategorier och notistyper. Aktivera de notifikationer som motsvarar den systemnotis du har skapat.
Två saker att tänka på här:
Kryssa i kolumnen Push. Varje rad har kolumnerna Push, E-post och SMS. Kolumnen Push styr själva notisen, alltså det hyresgästen ser i Mina Sidor, och den måste vara ikryssad för att E-post eller SMS för samma händelse ska gå att kryssa i.
Namnen är inte alltid identiska på de två skärmarna. Ett tjugotal notiser heter olika under Notismallar och under Notifikationer. Notismallen Uppsägning av en part heter till exempel Delavhopp påbörjat i notismatrisen, Överlåtelse har godkänts heter Övergång godkänd och Planerat besiktningsärende avbrutet heter Besiktningsärende avbrutet. Leta efter händelsen, inte efter exakt samma ord.
Exempel: Om du har skapat eller redigerat systemnotisen Lägenhetsavtal signerat behöver motsvarande notifikation vara aktiverad under Notifikationer. Om den inte är aktiverad kommer ingen notis att skickas till hyresgästen, även om notismallen är korrekt konfigurerad.
5. Tips
Texten i systemnotisen bör vara kort och tydlig så att mottagaren snabbt förstår budskapet.
Använd dynamiska fält för att göra notisen personlig.
Testa att skicka notisen till er själva först för att se hur den ser ut i mottagarens inkorg.
Funktionen heter Förhandsgranska notis och ligger som en spelknapp i redigeringsvyns verktygsfält. Klicka på den så öppnas Förhandsgranskning, och längst ned i dialogen finns knappen Skicka förhandsgranskning av notis. Provnotisen går alltid till dig själv som inloggad användare, med e-post och SMS (SMS bara om ditt eget mobilnummer är svenskt), och den använder förhandsgranskningens exempeluppgifter – den når alltså aldrig hyresgästen. Knappen visas bara för vanliga notismallar: den finns varken när du redigerar den globala notisen eller för händelser utan kopplat objekt.
Notera: Statusen säger bara om ni har en egen text för händelsen, inte om notisen skickas. Står det Ej skapad går notisen ut ändå, med Pigellos standardtext. Det som avgör om hyresgästen får notisen är i stället att händelsen är ikryssad i den Mina sidor-inställning som gäller för fastigheten – se steg 4.
Notismallar tillämpas endast på framtida händelser. Om du skapar en notismall i efterhand kommer inga notiser att skickas för händelser som redan har inträffat. Endast händelser som sker efter att notismallen har skapats eller aktiverats kommer att generera notiser.
Klart! Du har nu uppdaterat en systemnotis och säkerställt att den kommunicerar rätt information till mottagarna.