Följ nedan guide för att göra ett utskick till en hyresgäst:
Innan du börjar: utskick kräver behörighet. Knappen Skapa utskick visas bara för roller där behörigheten att hantera utskick är påslagen, och den är avstängd från början. Saknar din roll den döljs knappen helt, utan felmeddelande – be då den som administrerar roller hos er att slå på behörigheten. Utskick kan dessutom bara hanteras av en organisationsanvändare, aldrig från ett hyresgästkonto. Menyposten heter Notiser & Utskick medan sidan du landar på heter Kommunikation – det är samma ställe.
1. Gå till hyresgästen
Du går till hyresgästen genom att söka upp den aktuella hyresgästen i systemet.
Klicka på Notiser & Utskick i menyn.
Klicka på Skapa utskick.
2. Skapa innehåll
För att skapa innehållet väljer ni om ni vill skapa nytt utskick eller utgå från mall.
I redigeringsvyn kan ni lägga till text, bilder och knappar.
Infoga dynamiska värden, till exempel mottagarens namn, med knappen Dynamiskt värde i verktygsfältet. I dialogen väljer du Fältgrupp, Fält och Suffix, och ser resultatet under Förhandsvisning. Knappen är gråad så länge du har markerat text i innehållet – klicka bort markeringen så går den att använda.
Den globala notisen läggs automatiskt till med header och footer.
3. Utskicksinställningar
Till höger anger ni en ämnesrad och kan välja att ignorera global inställning.
Klicka på de två pratbubblorna för att lägga intext gällande sms & systemnotiser.
Om du vill förhandsgranska notisen, klicka på den svarta forwardpilen.
Texten för sms och systemnotiser rymmer högst 500 tecken. Behöver du skriva mer får det längre innehållet ligga i själva e-postutskicket.
Bilaga
I panelen till höger finns fältet Bilaga. Ett utskick kan ha en enda bilaga och den måste vara en PDF — andra filformat går inte att lägga till. Ska flera dokument med får du slå ihop dem till en PDF innan du laddar upp den.
4. Välj mottagare och skicka
Du väljer mottagare och skickar utskicket genom att klicka på Skicka utskick.
Eftersom ni står på en hyresgäst skickas utskicket till just denna hyresgäst.
Välj om utskicket ska skickas direkt eller schemaläggas.
Ange distributionsmetod (t.ex. e-post).
Klicka på Skicka.
Knappen Skicka utskick blir klickbar först när utskicket är komplett. Saknas något visas den gråad, och håller du muspekaren över den står det Fyll i obligatoriska fält först tillsammans med en lista över vad som fattas.
Tre saker måste vara på plats innan utskicket går att skicka:
ämnesrad
distributionsmetod
minst en mottagare
Går utskicket inte att spara visas raden Saknar följande värden för att kunna spara: med de fält som återstår, till exempel innehållet för sms och systemnotiser. Fyll i det som räknas upp där, så blir knappen klickbar.
I det här steget går det bara att välja E-post och SMS. Övriga leveranssätt som finns i systemet är inte valbara här.
En mottagare utan adress stoppas inte
Saknar mottagaren e-postadress eller mobilnummer hoppas hen inte över, och du får inget felmeddelande. Utskicket registreras som skickat men når aldrig fram. Kontrollera därför att hyresgästen har en adress för den kanal du valt innan du skickar.
Lägger du till ett andra försök används det först när den första kanalen har rapporterat en misslyckad leverans. En adress som saknas räknas inte som en misslyckad leverans, så ett andra försök hjälper inte i det läget.
Mottagarens egen inställning för hur hen vill bli kontaktad slår aldrig igenom härifrån. Det är metoden du väljer här som gäller.
Du har nu skickat ett utskick till en Hyresgäst!