En automatisk vakansbokning används för att bokföra intäktsförluster som uppstår när objekt står tomma. I Pigello kan systemet själv skapa upp vakansunderlag baserat på dina inställningar.
För att detta ska fungera behöver följande vara på plats:
En vakansbokningsinställning är skapad.
Artiklar aktiverade för vakansbokning finns upplagda.
Inställningen finns aktiverad på bolags- eller organisationsnivå.
Steg 1 – Skapa en vakansbokningsinställning
Gå till Kontrollcenter → Avisering och fakturering → Vakansbokning.
Klicka på Lägg till vakansbokningsinställning.
Fyll i uppgifter som internt ID, genereringsdag och välj vilka objekt som ska inkluderas eller exkluderas.
Klicka på Spara.
Steg 2 – Koppla artikel till vakans
Gå till Kontrollcenter → Avisering och fakturering → Artiklar.
Öppna en befintlig artikel eller skapa en ny.
Klicka på Vakansbokningar +.
Ange att artikeln ska inkluderas på ett vakansavtal eller att vakansraden ska bokföras.
Bra att veta
Vakansunderlag skapas automatiskt för objekt utan avtal och avslutas vid nytt avtal.
Du kan exkludera objekt under renovering via taggar.
Inställningen kan finnas på organisations- och bolagsnivå. Bolagsnivå prioriteras.
Om du nyligen har skapat ett objekt som tidigare inte haft något avtal i systemet, kommer vakansbokning inte att ske automatiskt. För det objektet krävs därför manuell hantering första gången, vilket innebär att du behöver skapa ett manuellt vakansavtal.
Resultat
När inställningen och artikeln är aktiverade skapas vakansunderlag automatiskt.
Underlagen hamnar i modulen Vakanser.
Varje vakant objekt genererar ett eget verifikationsunderlag.
Dessa kan sedan attesteras och bokföras som en intern hyra (t.ex. på konto 5010 Hyresförluster).