För att en hyresgäst ska kunna använda Mina Sidor behöver de först bli inbjudna till portalen. Som administratör väljer du själv om inbjudan ska skickas ut automatiskt eller manuellt. Du styr även när hyresgästen ska aktiveras, och när kontot ska avaktiveras.
Att bjuda in hyresgäster på rätt sätt säkerställer att de får tillgång till portalen i rätt tid – varken för tidigt eller för sent – och att de har möjlighet att logga in smidigt redan från start.
Inbjudningssätt
Hyresgäster kan logga in på flera olika sätt beroende på vilka alternativ ni som förvaltning valt att aktivera:
E-postinbjudan
En länk skickas till hyresgästens e-postadress. Där kan de skapa sitt konto och välja eget användarnamn och lösenord.
Magic Link via SMS
Hyresgästen får en unik länk skickad till sin mobil som används för att logga in utan att ange lösenord.
När skickas inbjudan?
I inställningarna för Mina Sidor väljer du som administratör när en inbjudan ska skickas.
Det finns flera alternativ:
Ingen automatisk inbjudan
Inbjudan skickas inte per automatik. Du kan då manuellt bjuda in hyresgästen vid valfri tidpunkt.
På inflyttningsdagen
Hyresgästen bjuds automatiskt in den dag kontraktet börjar gälla.
Dagar före inflytt
Du kan låta inbjudan skickas ett visst antal dagar innan inflytt. Vanligt är exempelvis 7 dagar före, så att hyresgästen hinner bekanta sig med portalen innan inflytten.
Dagar efter inflytt
Inbjudan skickas först efter att hyresgästen flyttat in, exempelvis 3 dagar efter.
Så här bjuder du in manuellt
Gå till Hyresgästens profil i systemet.
Klicka på alternativet Bjud in till Mina sidor.
Kontrollera att hyresgästens kontaktuppgifter (e-post och/eller mobilnummer) är korrekt ifyllda.
Skicka inbjudan. Hyresgästen får nu ett mail eller SMS med länk till portalen.
När hyresgästen loggar in första gången kan de välja användarnamn och lösenord, de kan även välja Magic Link om de är aktiverade.
Avaktivering av hyresgäst
Precis som du kan styra aktiveringen kan du även styra när hyresgästen ska avaktiveras från Mina sidor. Det gör att portalen bara är tillgänglig under den tid kontraktet gäller.
Alternativ för avaktivering
På utflyttningsdagen.
Ett visst antal dagar efter utflytt.
Manuellt, när du själv väljer.
På så sätt har du alltid kontroll över vilka hyresgäster som har tillgång till Mina sidor.
Bra att veta! Inbjudningslänken är aktiv i 14 dagar.
Tips vid inbjudan
Kontrollera alltid kontaktuppgifter innan inbjudan skickas. Fel e-postadress eller mobilnummer kan göra att hyresgästen inte når portalen.
Anpassa tidpunkten för inbjudan beroende på hur ni arbetar. Vid nyproduktion är det ofta bra att bjuda in i god tid, medan kortare avtal kanske aktiveras på inflyttningsdagen.
Informera hyresgästen om vad Mina sidor är, och vilka funktioner de får tillgång till, de att de direkt ser värdet av portalen.