En steg för steg guide på hur du fakturerar för ett ärende
För att fakturera ett ärende i systemet behöver vissa förutsättningar vara uppfyllda och processen följas steg för steg. Här får du en tydlig guide – från att lägga till kostnader till att fakturan är färdigställd och skickad.
Krav för att kunna fakturera
Innan du börjar, säkerställ följande:
Ärendetypen tillåter fakturering
Gå till ärendetypens inställningar och kontrollera att alternativet Fakturering tillåten är aktiverat.Rätt behörigheter krävs
För att kunna skapa eller attestera fakturor behöver du ha särskild behörighet. Det är inte samma sak som att ha rätt att lägga till kostnader.
Steg-för-steg: Fakturera ett ärende
1. Lägg till kostnader i ärendet
Öppna det aktuella ärendet.
Gå till fliken Kostnader i vänstermenyn.
Lägg till en eller flera kostnader:
Välj en artikel (obligatoriskt).
Markera kostnaden för fakturering (ta bort "Inväntar information").
Välj betalningsansvarig – den som ska ta emot fakturan.
Obs: Ett ärende måste innehålla minst en kostnad som är markerad för fakturering för att du ska kunna gå vidare.
2. Generera fakturaunderlag
Klicka på Generera fakturaunderlag.
Fyll i:
Fakturerande bolag
Fakturadatum
Förfallodatum
Ett fakturaunderlag fungerar som ett utkast till faktura. När det attesteras blir det en slutgiltig, skickad faktura – och kan inte längre redigeras.
3. Kontrollera och redigera fakturainformation
Du kommer nu till fakturavyn.
Kontrollera att en leveransmetod är vald:
Under mottagaren visas: Skickas med: [metod].
Om det står Skickas manuellt, klicka på ⋮ (tre prickar) vid mottagaren för att:
Välja metod manuellt, eller
Hämta inställningar från hyresgästens profil.
Du kan även:
Lägga till märkningar
Göra eventuella justeringar
Klicka på Gå till faktura för att fortsätta.
4. Attestera och skicka fakturan
Granska fakturan i sin helhet.
Säkerställ att alla fält är korrekt ifyllda, särskilt:
Leveransmetod
Mottagare
Debiteringsrader
När allt ser rätt ut, klicka på Attestera.
Det går inte att göra ändringar på en faktura efter attestering.
Viktigt att känna till
Kostnader omvandlas till debiteringsrader i fakturan.
Statusen "Inväntar fakturering" visas tills attestering sker.
Du kan inte redigera en faktura efter att den attesterats, men du kan skapa nya fakturaunderlag för samma ärende om fler mottagare ska faktureras.
Vanliga misstag att undvika
Tips! Kontrollera alltid detta innan du försöker fakturera:
Är en artikel vald för varje kostnad?
Är kostnaden markerad för fakturering (inte "Inväntar information")?
Har du angett betalningsansvarig?
Är en leveransmetod vald innan du attesterar?
När du har följt alla steg och attesterat fakturan, är den skickad och ärendet är färdigfakturerat.