Styr vad användare får se, skapa, ändra eller ta bort i systemet med hjälp av behörighetsgrupper.
I Pigello styrs användarnas rättigheter främst genom behörighetsgrupper. Det är dessa som avgör vad en användare kan göra i systemet – till exempel om de får skapa, uppdatera, läsa eller radera information. Genom att placera användare i olika grupper kan du enkelt kontrollera åtkomst till specifika funktioner och objekt, och på så sätt anpassa systemet efter olika roller och ansvarsområden inom organisationen.
Den här artikeln förklarar hur behörighetsgrupper fungerar, hur de sätts upp, och hur du använder dem för att skapa säkra och effektiva arbetsflöden.
Åtkomstnivåer – grunden för behörigheter
Behörighet i Pigello styrs huvudsakligen genom fyra grundläggande åtgärdsnivåer:
Kan se – Användaren får läsa och ta del av information, men inte göra några ändringar.
Kan skapa – Användaren får lägga till nya objekt, t.ex. hyresgäster eller avier.
Kan uppdatera – Användaren får ändra befintlig information.
Kan radera – Användaren får ta bort objekt eller information från systemet.
Dessa fyra nivåer är grunden, men det finns områden i systemet där behörigheterna är mer detaljerade. I sådana fall kan du slå på eller av specifika funktioner inom samma område.
Grundprinciper för behörighetsgrupper
Alla användare måste ha en behörighetsgrupp
Ingen användare kan existera i Pigello utan att vara kopplad till en behörighetsgrupp.Endast en grupp per användare
En användare kan tillhöra flera arbetsroller, men bara en behörighetsgrupp åt gången.Fritt antal grupper
Du kan skapa hur många behörighetsgrupper du vill och justera dem löpande utifrån organisationens behov.
Åtkomst per funktion och objekt
Dessa behörighetsnivåer kan ställas in för olika delar av systemet – till exempel:
Fastigheter
Uthyrningsbara objekt
Hyresavtal
Hyresgäster
Avisering och Fakturering
Bokföring
Ärenden
Du väljer alltså exakt vilka delar av Pigello varje grupp ska ha åtkomst till och vad de får göra inom respektive område.
Exempel på användning
Med behörighetsgrupper kan du enkelt anpassa åtkomsten utifrån olika roller i organisationen. Här är ett exempel på hur det kan se ut:
Kundtjänst
Kan se hyresgäster och avtal
Kan skapa och uppdatera ärenden
Saknar rätt att radera eller justera fakturor
Hyresadministratör
Full åtkomst till hyresavtal, fakturor och betalningar
Kan skapa och uppdatera hyresgäster
Begränsad åtkomst till användarhantering
Ekonomichef
Full tillgång till ekonomi och rapporter
Kan radera felaktiga fakturor
Har endast läsbehörighet på hyresgästinformation
Hantering i systemet
När du skapar en ny användare måste du välja en behörighetsgrupp.
I systemets översikt ser du enkelt vilka användare som tillhör vilken grupp och deras status (aktiv, inbjuden etc.).
Grupperna kan justeras i efterhand, t.ex. när nya funktioner tillkommer eller arbetsfördelningen förändras.
Sammanfattning
Behörighetsgrupper gör det enkelt att säkra rätt åtkomst för varje medarbetare. Det minskar risken för misstag, ökar datasäkerheten och skapar en tydlig ansvarsfördelning.