Åtkomsten för en systemanvändare i Pigello styrs av två fält på användaren: Behörighetsgrupp, som avgör vad användaren får göra, och Användartyp, som tillsammans med användarens segment avgör vilka fastigheter och objekt användaren får se. Håll dem isär från Arbetsuppgifter, alltså arbetsrollerna: en arbetsroll bär namn, färg och notismallar och styr vem som får notiser och godkännanden — den ger ingen behörighet och öppnar ingen information.

Det finns tre huvudsakliga användartyper i Pigello: Admin, Standard och Extern. Nedan förklarar vi hur de skiljer sig åt och vilken åtkomst de har till fastigheter och funktioner i systemet.

Admin – Administratörer har tillgång till hela beståndet i Pigello utan att vara tilldelade segment. Två saker begränsar ändå vad en Admin ser. Väljer administratören själv segment i segmentväljaren avgränsas alla listor till de segmenten så länge valet ligger kvar, precis som för en Standardanvändare. Och moduler som organisationen inte har gäller även administratörer — "hela systemet" betyder hela det system organisationen har tillgång till.

Standard – Standardanvändare har endast åtkomst till de fastigheter de blivit tilldelade genom segment. En Standardanvändare kan inte se eller hantera fastigheter utanför sina segment. Har användaren inget segment alls blir följden att hen inte ser någonting: listorna i Pigello står tomma och detaljsidor visar en tom innehållsyta, utan felmeddelande och utan förklaring. Det gäller både Standard och Extern, och det är den vanligaste orsaken till att en nyupplagd kollega "inte ser något". Tilldela därför segment i samma veva som du lägger upp användaren. Vad de kan göra inom tilldelade fastigheter styrs av deras behörighetsgrupp, vilket gör det möjligt att anpassa åtkomsten efter deras arbetsuppgifter.

Extern – Användartypen Extern är avsedd för teknisk förvaltning. Skillnaden mot Standard gäller ärenden: en Extern ser bara de ärenden som är delegerade till hen. Externa nekas dessutom systemets datalager- och analysvyer. För allt annat — lägenheter, lokaler, fastigheter, avtal och dokument — ser en Extern exakt samma rader som en Standard i samma segment. Användartypen Extern är alltså ingen avgränsning till "bara mina ärenden" i övriga delar av Pigello. Ge därför en Extern bara de segment hen faktiskt behöver, och använd behörighetsgruppen för att begränsa vad hen får göra. Vad de kan göra med tilldelade objekt styrs av den behörighetsgrupp de tillhör, samt deras segment, vilket gör det möjligt att begränsa eller anpassa deras rättigheter efter behov. Externa användare kan bara logga in via TF-appen eller på tf.pigello.io på webben.

Användartyperna Admin, Standard och Extern gäller bara systemanvändare, alltså de som arbetar i Pigello. Hyresgäster och andrahandshyresgäster har ingen användartyp och ingen behörighetsgrupp, och de tre nivåerna gäller alltså inte dem.

Vad en hyresgäst ser i Mina Sidor styrs i stället av organisationens inställningar för hyresgästkommunikation. En organisation kan ha flera sådana inställningar, kopplade till olika fastigheter, så två hyresgäster hos samma kund kan se olika mycket. En andrahandshyresgäst har en egen, fast och snävare uppsättning, och kan bara logga in med lösenord.

En systemanvändare som skapas automatiskt vid inloggning med SSO får Extern som användartyp i Pigello, alltså den snävaste nivån. Har ni SSO behöver ni därför ändra Användartyp på användaren efter hens första inloggning, och komplettera med segment och behörighetsgrupp.

Att ändra fältet Användartyp kräver i sin tur en behörighetsgrupp som får hantera åtkomst för systemanvändare. Saknar du den rätten är fältet inte redigerbart för dig.