En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura som skickas och tas emot elektroniskt mellan parter i ett strukturerat format istället för i pappersform eller som PDF. E-fakturor skapas, distribueras och behandlas helt digitalt, vilket innebär att ingen fysisk faktura skrivs ut eller skickas via post.
Till skillnad från en digital PDF, som är en fil som kräver manuell hantering eller tolkning, skickas en e-faktura direkt från system till system. Informationen läses automatiskt in i mottagarens ekonomisystem, vilket möjliggör automatisk kontering, attestflöden och betalningsmatchning.
Genom att använda e-fakturor kan ni automatisera och effektivisera er faktureringsprocess, vilket leder till snabbare betalningar och minskade administrativa kostnader. E-fakturor kan skapas från Pigello och skickas direkt till kundens ekonomisystem eller bank för vidare behandling och betalning.
Förutom att vara mer miljövänliga och kostnadseffektiva medför e-fakturor även:
Snabbare behandlingstider
Minskad risk för fel
Enklare spårbarhet genom leveransbekräftelser
Ökad säkerhet
Det är också viktigt att känna till att offentlig sektor i Sverige, såsom myndigheter, kommuner och regioner, i regel kräver e-faktura enligt lag. En PDF-faktura accepteras då normalt inte.