En vakansbokning i Pigello används när en lägenhet, lokal eller annan uthyrningsbar enhet står tom under en period. Syftet är att kunna bokföra och följa upp intäktsbortfall, hyresfria perioder eller interna dispositioner på ett strukturerat sätt.
Varför används vakansbokning?
Ekonomisk uppföljning
Ger en tydlig bild av intäktsbortfall när en enhet inte är uthyrd
Underlättar rapportering till ekonomiavdelning och fastighetsägare
Intern användning
Möjliggör att en enhet reserveras för exempelvis renovering eller visning
Hur fungerar det i praktiken?
Systemet kontrollerar varje dag om det finns ett tomt objekt där ett avtal har avslutats. Systemet registrerar då att objektet är vakant. Därefter skapas ett vakansavtal för objektet och de debiteringsrader som finns inlagda på objektet blir vakansbokningsrader. Detta sker utifrån de vakansinställningar som sätts upp i kontrollcenter.
När ett nytt hyresavtal börjar avslutas vakansbokningen automatiskt och normal avisering återupptas.
Detta vakansavtal blir då inaktivt (status = tidigare) och ligger kvar i systemet. Nästa gång objektet blir vakant kommer systemet att aktivera det igen. Det går även att radera ett vakansavtal, och då skapar systemet automatiskt ett nytt när objektet blir tomt igen.
Bokföring
Systemet bokför en ”intern hyra” på ett vakanskonto (t.ex. 5010 Hyresförluster) i stället för att skicka faktura till en riktig kund.
Rapportering
Vakansbokningen syns i hyreslistor och ekonomirapporter så att du kan följa hur stor del av beståndet som är uthyrt respektive tomt.