Pigello gör det enkelt att hålla ordning på den tekniska förvaltningen och alla ärenden som hör till – från felanmälningar till daglig drift. Genom att använda behörighetsgrupper kan du styra exakt vad en förvaltare eller fastighetsskötare får se och göra i systemet. På så sätt säkerställer du både tydlighet och trygghet i arbetet.
Rekommenderad behörighetsinställning för att hantera felanmälningar och andra ärenden samt även kunna generera fakturaunderlag för ärenden:
Hyresgäst → Kan se
Strukturella objekt → Kan se
Uthyrningsbara objekt → Kan se
Ej uthyrningsbara objekt → Kan se
Rum → Kan se
Komponenter → Kan se
Ärenden → Kan se, skapa och uppdatera
Ärendekonfigurationer → Kan se
Standarduppsättningar för Teknisk förvaltning → Kan se
Standarduppsättningar för ärenden → Kan se
Avisering och fakturering → Kan se, skapa och uppdatera
Med dessa inställningar får förvaltare och fastighetsskötare rätt verktyg för att snabbt kunna skapa, följa upp, hantera ärenden samt kunna genera upp fakturaunderlag – utan att tappa kontrollen över systemets övriga funktioner. Resultatet? En smidigare arbetsdag och nöjdare hyresgäster.
Skall behörighetsgruppen även ha möjlighet till att kunna radera skapade fakturaunderlag på ärenden behöver behörigheten nedan vara aktiverad:
Ärenden → Kan se, skapa, uppdatera och radera
Knappen Generera fakturaunderlag saknas eller går inte att trycka på
Kryssrutorna ovan räcker inte alltid. Tre villkor i Pigello som inte är behörigheter ger exakt samma symptom — knappen Generera fakturaunderlag finns inte, eller går inte att trycka på. Gå igenom dem i ordning:
Ärendetypen — eller underkategorin, som går före — måste ha inställningen Kostnader för ärenden av denna typ ska faktureras. Saknas den är knappen dold, och fliken Fakturor på ärendet ritas inte heller.
Det måste finnas minst en kostnad som är markerad Ska faktureras och har en betalningsansvarig. Annars är knappen gråad, helt utan hjälptext.
I appen för teknisk förvaltning måste ärendet ha statusen Påbörjad. Har det någon annan status är hela kostnadsvyn skrivskyddad.
Saknar du rätten att se under Avisering och fakturering döljs i appen hela rubriken Fakturaunderlag och listan över befintliga underlag — då finns ingen knapp att leta efter. Rätten att se är huvudströmbrytaren: utan den blir skapa och uppdatera alltid nekade, hur de än är ikryssade.
Gäller listan webbportalen eller appen för teknisk förvaltning?
Kraven för att generera fakturaunderlag skiljer sig mellan de två ytorna i Pigello. I webbportalen kontrollerar knappen att du får skapa fakturor, plus ärendetypens faktureringsinställning. I appen för teknisk förvaltning kontrollerar knappen sju rättigheter på fem slag av poster: fakturor, fakturarader, fakturamottagare, inställningar för automatisk avtalsfakturering och betalningsvillkor. Listan ovan täcker båda ytorna, eftersom alla fem ligger under raden Avisering och fakturering.
Vid sidan av behörighetsgruppen finns en inställning på användaren själv som avgör vilka rader hen ser: alla poster, bara de segment användaren tillhör, eller bara de poster användaren själv är berörd av. En användare med exakt rätt kryssrutor kan därför ändå se en tom ärendelista, och hittar då inget ärende att fakturera.
Raden Systemanvändare saknas i listan ovan. Ska den som fakturerar också se namn och kontaktuppgifter på kollegor lägger du till Systemanvändare → Kan se och Systemanvändare → Se personlig information.