Här får du veta hur du tar en artikel ur bruk i Pigello: du arkiverar den. En artikel som redan används går nämligen inte att radera, så arkivering är vägen. Efter arkiveringen går artikeln inte längre att välja på nya debiteringsrader, medan de rader som redan använder den fortsätter som förut.
När en artikel inte går att radera
En artikel går inte att radera i Pigello så snart den är använd någonstans. Raderingen avvisas — den kaskaderar aldrig och tar aldrig bort något annat. Artikeln räknas som använd om den ligger på till exempel:
en debiteringsrad på ett avtal eller ett objekt,
en vakansnotering,
en fördelningsavgift,
en renoveringsnotering,
en inställning för kundintäkter.
Samma regel gäller en artikelkategori: den går inte att radera så länge det finns artiklar i den.
Vad arkivering gör
Arkivering tar artikeln ur bruk framåt i tiden i Pigello. Det innebär:
Artikeln går inte längre att välja när du lägger upp en ny debiteringsrad — den försvinner ur urvalslistorna.
Befintliga debiteringsrader som använder artikeln påverkas inte. De fortsätter att generera avier precis som förut, med samma benämning, konto och momssats.
Ingenting raderas, och inga historiska avier ändras.
Arkivering har inga förvillkor. En artikel går att arkivera oavsett var den används.
Vill du att artikeln ska sluta debitera behöver du alltså också avsluta de debiteringsrader som använder den — arkivering ensam stoppar ingen debitering.
Så arkiverar du en artikel
Arkiveringen når du genom att försöka radera artikeln. Det finns ingen egen arkivera-knapp i artikellistan i Pigello. Gör så här:
Öppna inställningarna via kugghjulet i menyn och gå till Modulinställningar → Avisering & Fakturering → Artiklar. Sidan heter Artikelinställningar.
Välj den flik artikeln ligger på: Hyresartiklar, Vakansartiklar, Faktureringsartiklar, Förbrukningsartiklar, Artikelöverskrivningar eller Kategorier.
Klicka på de tre prickarna på artikelns rad och välj Radera.
Bekräfta i dialogen. Är artikeln använd visas notisen Raderingen misslyckades med knappen Arkivera.
Klicka på Arkivera. Pigello bekräftar med meddelandet Artikeln har arkiverats.
Går raderingen igenom är artikeln inte använd någonstans, och då är den borta i stället för arkiverad.
Så ser du vilka artiklar som är arkiverade
Arkiverade artiklar ligger kvar i artikellistan i Pigello, markerade i kolumnen Status. Kolumnen visar två värden, Aktiv och Arkiverad, och samma två värden finns som filter ovanför listan.
Filtrera på Arkiverad för att se vad som har tagits ur bruk, till exempel när ni går igenom artikelregistret.
En arkiverad artikel går inte att välja på nya rader
En arkiverad artikel filtreras bort ur urvalslistorna i Pigello. Lägger du upp en ny debiteringsrad visas den alltså inte bland artiklarna att välja, och det är hela poängen med arkiveringen.
Behöver ni använda artikeln igen ser artikellistan inte ut att erbjuda en väg tillbaka. Kontakta Pigellos support om en artikel har arkiverats av misstag.
Samma sak gäller artikelkategorier
Artikelkategorier följer samma regel som artiklar i Pigello. En kategori som innehåller artiklar går inte att radera, och arkivering är vägen att ta den ur bruk. Du gör det på fliken Kategorier, på samma sätt som för en artikel.
Läs vidare om att ta bort en artikel
Ska artikeln raderas helt — alltså när den aldrig har använts — beskrivs det i artikeln Hur tar jag bort en Artikel?