Viktigt: Så följer ni pågående processer

Uppsägning och överlåtelse hanteras som en uppsägningsprocess.

Processen samlar uppsägningen, parternas bekräftelser och signeringen på ett ställe. Ni följer dem under Uppsägningsprocesser, som finns per avtalstyp.

Hyresgästen kan dessutom säga upp sitt eget avtal via Mina sidor.

Avtalet är aktivt tills processen är klar - Så länge processen inväntar bekräftelse eller signering ligger avtalet kvar som aktivt och aviseras som vanligt.
Först när processen avslutas sätts datum för uppsägning, utflyttsdatum och ny status på avtalet.

Uppsägningsinställningen avgör vad som krävs för att en uppsägning ska bli giltig. Samma knapp i systemet kan ge helt olika flöden beroende på hur inställningen ser ut.

Inställningen skapas i Kontrollcenter under Bas och Avtalsuppsägning, och kopplas per fastighet och avtalstyp. Ni kan alltså ha ett strikt flöde med signering för lägenhetsavtal och ett enklare för fordonsplatser i samma fastighet.

I formuläret är inställningarna grupperade i tre delar: Uppsägningstyper, Bekräftelser och signeringar, samt Datahantering.

Saknad inställning betyder inte inga krav

Ett avtal utan uppsägningsinställning behandlas som om det hade en nyskapad standardinställning. I praktiken innebär det att signering krävs.
Det gäller alltid för övriga avtal, som aldrig kan ha en uppsägningsinställning. En uppsägning på ett övrigt avtal avslutas inte förrän en uppsägningsblankett är signerad.

En uppsägning avslutas — och får effekt på avtalet — först när alla grindar som gäller är passerade. Pigello prövar dem alltid i den här ordningen.

Det finns två olika bekräftelseinställningar och de träffar olika saker. Det är den vanligaste källan till förvirring.

Kravet på hyresgästens bekräftelse träffar bara uppsägningar som ni gör. En uppsägning som kommer från hyresgästen omfattas aldrig av den. Vid överlåtelse registrerar ni varje parts ställning själva, och då styr ingen av inställningarna.

De två stegen är oberoende av varandra och kan kombineras fritt.

Den vanligaste fällan

Hyresgäst måste bekräfta uppsägning då den startas av hyresvärd är den enda inställningen som måste vara lika på alla berörda avtal.
Sätt samma värde på alla avtalstyper i en fastighet, så slipper ni felet.

Om ni ändrar en inställning i efterhand

Slår ni av kravet på signering görs en ny prövning av alla uppsägningar som inväntar signering. De som inte har något annat kvar att vänta på avslutas och får effekt direkt.
Övriga inställningar prövas när uppsägningen registreras och påverkar inte pågående processer.

Ni bygger själva upp listan. Varje anledning har fyra inställningar.

Håll listan kort. Anledningarna används i uppföljning och rapporter, så det är bättre med tio som alla använder rätt än med femtio som blir gissningar.

Vad som händer sedan beror på inställningarna, se kapitlet om inställningarna ovan. Med standardinställningarna behöver ingen part bekräfta, men uppsägningsblanketten ska signeras.

Finns det kopplade avtal — en fordonsplats eller ett förråd på samma hyresgäst — får ni frågan om dem efter att ni sparat. Ni säger då upp dem ett i taget, och varje avtal blir en egen uppsägningsprocess med egna datum.

Det finns ingen kryssruta som säger upp allt i en och samma process. Planera därför in tid för att gå igenom de kopplade avtalen direkt, så att inget blir kvar.

Med kravet på signering på går processen till Inväntar signering. Uppsägningsblanketten skickas för digital signering och kopplas till processen. Ni kan också registrera en manuell signering.

När dokumentet är färdigsignerat avslutas processen automatiskt och avtalet blir uppsagt. Ni behöver inte göra något manuellt steg efter signeringen.

En process som inte är klar kan ångras. Avtalet påverkas då inte och processen får status Avbruten. Har uppsägningen redan fått effekt tar ni bort den på avtalet, varpå datum för uppsägning, signeringsdatum och utflyttsdatum nollställs.

Viktigt att veta

Avtalet är aktivt och aviseras som vanligt så länge processen inväntar bekräftelse eller signering.
Parterna kan bara bekräfta en uppsägning. Det finns ingen knapp för att avslå den.
Kontaktpersoner är inte avtalsparter och bekräftar ingenting. Använd dem när någon ska kopplas till avtalet utan att behöva svara.

Ett besiktningsärende skapas automatiskt om utflyttsdatumet ligger framåt i tiden, det finns en aktiv besiktningsinställning och objektet inte redan har ett aktivt ärende.

Utflyttsdatum är sista dagen avtalet gäller och styr när aviseringen upphör. Pigello räknar fram det automatiskt, men ni kan alltid ange ett eget datum.

Vilken uppsägningstid som används beror på vem som sade upp. Sade hyresgästen upp används uppsägningstid hyresgäst, sade ni upp används uppsägningstid hyresvärd. Båda registreras på avtalet.

Bra att veta

Uppsägningstiden anges i veckor och utflyttsdatumet skjuts alltid till sista dagen i månaden. Uppsägningstid som slutar mitt i en månad stöds inte — ange utflyttsdatum manuellt om ni behöver ett brutet datum.

Hyresgästen säger upp sitt avtal via Mina sidor och väljer anledning och utflyttsdatum. Uppsägningen registreras med Mina sidor som källa.

Det kräver två saker: fastigheten måste ha en uppsägningsinställning, och avtalstypen måste vara påslagen i Mina sidor-inställningen. Finns flera Mina sidor-inställningar gäller den med lägst prioritet.

Står flera parter på avtalet får övriga parter en bekräftelse att göra i Mina sidor. Med standardinställningarna bekräftas de automatiskt och processen går direkt vidare.

Vill ni att varje part ska bekräfta aktivt slår ni på Kräv att alla parter bekräftar uppsägning om flera parter står på ett avtal. Parterna kan bara bekräfta, aldrig avslå.

Kommer uppsägningen in per telefon, mejl eller brev registrerar ni den själva på avtalet och anger hyresgästen som den som sade upp.

Den uppsägningstid som räknas fram blir då hyresgästens, och i rapporter visas avtalet som uppsagt av motpart. Spara gärna underlaget som en anteckning eller ett dokument på avtalet — det finns ingen egen bilagefunktion i uppsägningen.

Vid en överlåtelse byter avtalet part. Avtalet fortsätter löpa med samma villkor. Ni gör hela överlåtelsen i ett steg.

När ni sparar registreras varje parts ställning, överlåtelsen godkänns och processen avslutas. Ni behöver inte godkänna den i ett separat steg och ingen part behöver svara.

En hyresgäst som har en pågående uppsägning där bekräftelse inväntas kan inte läggas till som part på ett annat avtal. Slutför eller ångra den processen först.

När ni startar en omförhandling väljer ni mellan två vägar.

Detta markerar att ett avtal är under omförhandling. Avtalet fortsätter vara aktivt och löper enligt sina villkor. Ingen notis skickas till hyresgästen — kommunikationen sköter ni själva.

Använd markeringen för att få överblick över vilka avtal som är i förhandling, utan att förändra något.

Detta säger skarpt upp avtalet. Den här typen av uppsägning kräver inte att hyresgästen bekräftar eller signerar. Vill ni inte tillåta vägen stänger ni av inställningen Tillåt uppsägning för omförhandling.

När ni har tecknat det nya avtalet kopplar ni det som efterföljande avtal till det omförhandlade. Kedjan kan bara vara ett steg lång — ett efterföljande avtal kan inte i sin tur ha ett eget.

Ingen besiktning vid omförhandlingBesiktningsärenden skapas bara vid uppsägning för avflytt, eftersom ingen flyttar ut.

Det finns också en status Inväntar bekräftelse av hyresvärd. Den passeras automatiskt när ni sparar en överlåtelse, så ni ser den normalt inte.

Så här benämns statusarna i rapporter och exporter.

Följ upp Uppsägning ej signerad

Statusen betyder att ett avtal har passerat sitt utflyttsdatum utan att uppsägningen blev signerad. Gå igenom listan regelbundet — antingen ska signeringen slutföras eller uppsägningen tas bort.

Här är de meddelanden ni oftast stöter på, vad de betyder och hur ni går vidare.

Måste alla parter bekräfta en uppsägning?

Med standardinställningarna nej — de bekräftas automatiskt. Slår ni på Kräv att alla parter bekräftar uppsägning om flera parter står på ett avtal måste varje part bekräfta i Mina sidor.

Kan hyresgästen avslå en uppsägning som vi har gjort?

Nej. Parterna kan bara bekräfta. Vill hyresgästen bestrida uppsägningen sköts det utanför systemet.

Aviserar vi hyran under en pågående uppsägning?

Ja. Avtalet är aktivt tills processen är klar och aviseras som vanligt. Aviseringen upphör vid utflyttsdatum.

Varför krävs signering på ett övrigt avtal när vi inte satt någon inställning?

Övriga avtal kan inte ha en uppsägningsinställning, och då gäller standardvärdena. Signering är på som standard.

Vad händer om en uppsägning aldrig blir signerad?

Avtalet ligger kvar som uppsagt men ej bekräftat. Passerar utflyttsdatumet får avtalet status Uppsägning ej signerad. Följ upp den listan.

Kan vi ändra utflyttsdatum efteråt?

Ja, så länge det nya datumet inte är tidigare än datum för uppsägning. Aviseringen följer det nya datumet.

Kan två uppsägningar pågå på samma avtal?

Nej. Bara en öppen process per avtal. Slutför eller ångra den första.

Hur säger vi upp lägenhet och fordonsplats samtidigt?

Ni säger upp dem var för sig. Efter att lägenhetsavtalet är uppsagt får ni frågan om de kopplade avtalen och tar dem ett i taget.

Hur gör vi när bara en av två hyresgäster ska lämna avtalet?

Gör en överlåtelse där den kvarstående parten är markerad som kvarstående och den andra inte är det.

Kan vi lägga in en överlåtelse i förväg?

Ja. Sätt ett överlåtelsedatum i framtiden. Pigello genomför överlåtelsen den dagen.

Så heter fälten när ni tar ut avtalsdata.

Vi är hellre tydliga med vad som inte går, så att ni kan planera runt det.

Frågor om innehållet i den här guiden? Kontakta din kontaktperson på Pigello.